Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Embora a administração de uma empresa demande responsabilidades diferentes, a possibilidade de terceirizar alguns serviços simplificou a gestão. O mesmo se percebe com o outsourcing de impressão que é um serviço de locação de equipamentos para impressão e afins.
Como a impressão e escaneamento de documentos é uma atividade rotineira das empresas, o mercado para prestadoras destes serviços ampliou. Para gerir um negócio de maneira inteligente, empresários e administradores devem estar atentos a estes serviços, optando por contratações vantajosas que equilibrem as finanças.
Não somente para as grandes empresas e multinacionais, mas também para as microempresas e empresas de pequeno porte, o outsourcing de impressão pode beneficiar sua administração. De acordo com dados da IT Forum 365, até 2024, a estimativa é de que o mercado de locação de impressão movimente até 95 bilhões de dólares, reflexo de seu crescimento.
A possibilidade de locar equipamentos de impressão, como impressoras, scanners e copiadoras permite economia de recursos, visto que o único gasto será do valor previsto no contrato. A possibilidade de economia é um dos principais fatores que ensejaram o crescimento da terceirização de variados tipos de serviços, incluindo os de impressão.
O outsourcing de impressão tem como objetivo fornecer impressão de qualidade, através do uso de materiais próprios e de equipamentos modernos.
Os motivos para implementação do outsourcing de impressão
A implementação do outsourcing de impressão na rotina da empresa pode ser vantajosa. Confira:
Garantia de alta qualidade
Contratando uma empresa especializada em outsourcing de impressão, a alta qualidade dos equipamentos e materiais utilizados é garantida. A companhia contratante terá um sistema de impressão estável e padronizada, conforme as demandas habituais.
A empresa de locação de impressão também assegura a qualidade dos serviços prestados devido à assistência oferecida, dessa forma os suprimentos necessários, como papéis e tintas, serão sempre reabastecidos e vistoriados periodicamente. Se for detectada alguma falha nos equipamentos, a empresa procederá com o devido reparo para que sejam novamente utilizadas.
Redução de custos
Da mesma forma como os demais serviços terceirizados, o outsourcing de impressão permite uma considerável redução de custos. Considerando todos os gastos que seriam direcionados para a manutenção de equipamentos e materiais próprios, a locação torna-se mais acessível.
Por meio da contratação de uma empresa de outsourcing de impressão, o único gasto despendido será com o valor acordado. Através do contrato de outsourcing de impressão, a empresa contratante desfruta de equipamentos modernos e materiais de alta qualidade, sem risco de desperdícios.
Respeito às questões ambientais
Considerando que o outsourcing de impressão evita desperdícios de materiais e de papéis impressos, esta espécie de contratação torna a gestão mais sustentável.
As empresas de serviços de impressão, ao celebrar um contrato, já direcionam suas atividades para que respeitem os padrões estabelecidos pela lei ambiental. As impressões serão realizadas de acordo com a real demanda da empresa, sem desperdiçar recursos.
Materiais direto do fabricante
Um dos maiores gastos para uma empresa manter sua própria rotina de impressão é o reabastecimento de materiais utilizados rotineiramente. Por meio do outsourcing de impressão esta responsabilidade é transmitida para a empresa contratada.
Poderão fornecer os suprimentos direto do fabricante, de acordo com a quantidade que for necessária. A utilização dos suprimentos originais prolonga a vida útil dos equipamentos de impressão, sendo um dos principais pontos positivos do outsourcing de impressão.
Padronização das demandas
Através das atividades de outsourcing de impressão, as demandas da empresa serão padronizadas. Assim, estipulando quais documentos são impressos todos os meses, o processo torna-se mais rápido e eficiente, operando de forma automática. As impressões serão divididas por categorias e tipos de materiais utilizados, simplificando a rotina da companhia.
O outsourcing de impressão para as pequenas e médias empresas
É notório que o outsourcing de impressão pode ser benéfico para qualquer tipo de empresa, porém, empresários e gestores – donos de pequenas e médias empresas -, acabam negligenciando esta área por não entenderem a sua importância.
O outsourcing propicia uma administração otimizada, com gastos reduzidos. Essa possibilidade viabiliza um crescimento econômico mais acelerado, diante da oportunidade de se investir em mais áreas, resultado do equilíbrio das finanças.
A locação de impressão é reflexo do crescimento de uma nova tendência, de flexibilização administrativa, que permite redução de custos com qualidade e eficiência dos serviços.
Os objetivos da implantação do outsourcing de impressão
Considerando o crescimento que este nicho de mercado vem conquistando ao longo dos anos, o outsourcing de impressão possui objetivos bem definidos.
A redução de custos é o principal motivo para contratação de outsourcing de impressão, no entanto, os benefícios vão além. Contar com equipamentos para impressão e escaneamento de tecnologia avançada, permite maior qualidade e eficiência nos resultados finais da empresa, assistência e manutenção dos equipamentos e materiais, por profissionais qualificados, garantia de segurança para realização dos procedimentos são alguns tópicos interessantes.
Além da otimização da rotina de impressão, o esse tipo de serviço também viabiliza que a gestão da empresa contratante foque na sua atividade-fim. Os resultados alcançados tornam-se mais expressivos, devido à qualidade dos trabalhos realizados.
As etapas de implementação
Para bons resultados, as empresas contratante e contratada, deverão negociar e esclarecer todos os pontos de relevância do contrato. Dessa forma, será definida a demanda de impressão, bem como os serviços a serem prestados, e os equipamentos utilizados. A proposta deve ser viável e benéfica para a empresa, de forma que atinja os objetivos da locação de impressão.
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