5 vantagens da gestão de documentos na nuvem

A gestão de documentos na nuvem é um modo totalmente inovador de administrar a documentação de um negócio. Por meio da tecnologia, é possível armazenar e gerir documentos de forma inteligente, promovendo a integração digital de todos os setores da empresa.

Dessa forma, a documentação em papel está caindo no desuso, devido ao grande desperdício de folhas, falta de espaço para o armazenamento e risco de deterioração. À medida que mais documentos físicos são produzidos, será necessário maiores espaços para armazená-los.

Assim, chegará um momento em que este modelo se tornará inviável, fazendo com que a empresa corra o risco de perder parte desta documentação. Portanto, a gestão de documentos na nuvem é uma solução prática e flexível, para contornar os obstáculos causados por uma vasta documentação.

As empresas produzem uma gama de documentos diariamente, registrando todas as ações e movimentações financeiras. Além disso, os documentos também são o meio de comprovar o cumprimento de obrigações legais, como as trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

Deste modo, a gestão de documentos na nuvem mostra-se uma poderosa ferramenta, que auxilia na própria administração do negócio. Da mesma forma, a sua implementação também simplifica as atividades dos profissionais que estejam trabalhando em regime remoto.

Os sistemas de nuvem são caracterizados por sua facilidade de acesso, bastando um dispositivo eletrônico, como notebooks, tablets ou smartphones, e uma conexão estável com a internet.

Dessa forma, gerir a documentação através de sistemas de nuvem otimiza os resultados da empresa, que alcançará maior produtividade.

A digitalização das empresas é uma tendência crescente no mercado, sendo um requisito de competitividade e desenvolvimento econômico. Neste artigo, mostraremos como funciona a gestão de documentos na nuvem no dia a dia da empresa, e quais são as suas principais vantagens.

 

Como funciona a gestão de documentos na nuvem?

A gestão de documentos na nuvem consiste em armazenar e administrar a documentação da empresa de modo totalmente digital. Dessa forma, utiliza-se sistemas de nuvem, que possuem alta capacidade de armazenamento e ferramentas para gerir estes documentos.

Portanto, a empresa passa a guardar os documentos dentro deste sistema, tanto os arquivos digitais, quanto os documentos físicos que forem digitalizados. Uma vez armazenados na nuvem, a documentação poderá ser dividida em categorias, conforme o tipo de documento.

Deste modo, esta categorização é a principal ferramenta de otimização da gestão dos documentos, pois ficará mais fácil de localizá-los. Também é possível restringir o acesso de alguns documentos, que contenham dados sigilosos, os quais somente gestores e diretores possam ter conhecimento.

Em suma, cada profissional receberá um login e senha, para poder acessar o sistema de nuvem. Portanto, o acesso poderá ocorrer em qualquer lugar ou horário, desde que haja a conexão com a internet.

 

As 5 vantagens de implementar a gestão de documentos na nuvem

Optar pela implementação da gestão de documentos na nuvem proporciona várias vantagens para a empresa. Dentre as inúmeras vantagens, 5 se destacam, devido à capacidade de potencializar os resultados alcançados.

 

Gestão de Documentos oferece mais segurança

Os sistemas de nuvem possuem recursos avançados de segurança, que impedem possíveis vazamentos dos dados contidos na documentação. Dessa forma, os documentos estarão protegidos de invasões, garantindo que somente os gestores e colaboradores da empresa acessem os arquivos.

Além de bloquear as tentativas de login por desconhecidos, o sistema pode enviar avisos por e-mail para os administradores da empresa, sempre que for detectada alguma movimentação suspeita.

Deste modo, será possível reforçar as medidas de segurança da documentação. Portanto, é uma das características mais importantes do sistema de nuvem, e que sempre deve ser observada no momento de escolher um fornecedor.

A documentação de toda empresa contém dados altamente sigilosos, o que demanda uma segurança reforçada.

 

Economia

Produzir documentos em papel requer gastos com materiais para impressão, armazenagem e manutenção. Portanto, pode pesar para o orçamento da empresa.

Optar pela gestão de documentos na nuvem permite uma considerável economia, visto que somente a manutenção do sistema de nuvem sairá mais barato. A economia será ainda mais expressiva quando a empresa decidir pela terceirização.

Dessa forma, a administração gastará somente com os serviços de gestão de documentos na nuvem que correspondam à sua real demanda.

 

Compartilhamento de arquivos

Principalmente para os colaboradores que trabalham em regime remoto, a gestão de documentos na nuvem facilita o compartilhamento de arquivos.

Assim, não será necessário se deslocar até a sede da empresa, para ter acesso à alguma documentação específica. Qualquer arquivo poderá ser facilmente encontrado dentro do sistema de nuvem.

Esta vantagem viabiliza maior produtividade e flexibilidade para todos os setores da empresa. Portanto, sempre que algum profissional emitir um novo documento, poderá repassá-lo para quem precisar, de forma simples e rápida.

 

Liberação de espaço

Documentos físicos ocupam um espaço cada vez maior, à medida que são produzidos. Dessa forma, chega um momento em que é necessário descartar parte desta documentação.

Porém, essa prática é perigosa, pois algum documento de grande importância pode acabar sendo descartado. A gestão de documentos na nuvem soluciona este impasse, visto que possui alta capacidade de armazenamento, sem gastar espaço.

Assim, a empresa libera seu espaço físico e contribui para a preservação do meio ambiente, devido à redução no consumo de papel.

 

Maior organização

Gerindo toda a documentação da empresa em um único lugar, é possível ter maior organização destes arquivos. Portanto, eles dividem-se em categorias, com o posterior armazenamento em pastas próprias.

A categorização seguirá critérios estabelecidos pela administração da empresa. Dessa forma, os documentos serão divididos de acordo com o setor que os emitiu, a natureza de seu conteúdo, o tipo de documento, o grau de sigilo dos dados, entre outros fatores.

Portanto, a gestão de documentos na nuvem proporciona inúmeras vantagens, sendo requisito essencial para quem deseja promover a integração tecnológica do seu negócio.

 

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