O que é Gestão de Documentos na Nuvem?

A gestão de documentos na nuvem é a nova modalidade para armazenar e gerir a documentação de uma empresa. A atividade empresarial acarreta a produção de inúmeros documentos, diariamente. Qualquer ação realizada pela empresa, seja no âmbito operacional, fiscal, trabalhista, financeiro ou administrativo deve ser documentado.

Dessa forma, o meio digital tem oferecido diversos recursos, para otimizar a gestão empresarial. Portanto, a gestão de documentos na nuvem simplifica o processo de armazenamento e acesso, proporcionando maior flexibilidade. Além disso, também garante maior segurança, visto que documentos físicos podem acabar se deteriorando com o tempo.

Deste modo, quando a empresa implementa a gestão de documentos na nuvem, promove maior integração entre os setores e colaboradores, viabilizando a produtividade. No atual contexto da pandemia da Covid-19, a gestão remota de documentos ganhou maior destaque.

Assim, com o crescimento da implementação do home office, armazenar a documentação em nuvem possibilitou a manutenção das atividades. Como resultado, houve a aceleração do processo de adoção da gestão remota de documentos.

Dessa forma, a tendência é que um número cada vez maior de empresas passe a adotar este modelo de gestão, informatizando seus procedimentos internos. Portanto, qualquer empresa, seja qual for o seu porte ou segmento de mercado, poderá se beneficiar da gestão de documentos na nuvem.

Existem diversos sistemas de armazenamento disponíveis, para atender a todo tipo de demanda. De acordo com as necessidades do negócio, e os tipos de documentos armazenados, a administração optará pelo sistema que melhor se adequar.

Portanto, optar pelos recursos digitais, no momento de gerir a documentação da empresa, traz inúmeros benefícios. A gestão de documentos na nuvem proporciona segurança, organização, agilidade e praticidade.

Neste artigo exclusivo do oHub, mostraremos como funciona a gestão de documentos na nuvem, e quais as vantagens de implementá-la no seu negócio.

 

O que é a gestão de documentos na nuvem e como aplicá-la?

A gestão de documentos na nuvem consiste em adotar um sistema informatizado para armazenar a documentação da empresa. Dessa forma, ao invés de produzir documentos em papel, a empresa passa a utilizar arquivos digitais, mantendo-os neste sistema.

Deste modo, a nuvem caracteriza-se por sua alta capacidade de armazenamento e segurança contra possíveis vazamentos de dados. Além disso, também é possível organizar a documentação dentro do sistema, dividindo em categorias. Essa divisão garante maior organização e facilita a gestão destes documentos.

Assim, a administração empresarial poderá escolher qual critério adotar no momento da categorização. Os documentos serão divididos de acordo com os setores da empresa, finalidade, natureza, entre outros fatores.

Da mesma forma, a nuvem também possibilita restringir o acesso à certas categorias de documentos, especialmente os que contenham dados sigilosos.

Em síntese, após a organização da documentação dentro do sistema, gestores e colaboradores poderão acessar, por meio de qualquer dispositivo.

A gestão de documentos na nuvem integra o processo de modernização tecnológica das empresas, como fator de desenvolvimento e competitividade.

 

Aplicando a gestão remota na prática

O primeiro passo para aplicar a gestão remota na prática será escolher qual sistema de nuvem adotar. Sendo assim, é necessário avaliar a demanda da empresa e o volume de documentos produzidos todos os dias. Portanto, é fundamental optar por sistemas que possuam a capacidade de armazenamento adequada para cada negócio.

Além da capacidade, fatores como a segurança e recursos para organização e gestão devem ser analisados. Uma vez escolhido o sistema de nuvem, será o momento de executar a transição. Dessa forma, a administração realizará a digitalização dos documentos físicos que precisam ser armazenados.

Posteriormente, será preciso categorizar esta documentação, para que seja armazenada em pastas próprias, de acordo com o critério adotado. Deste modo, ao final da transição para o meio remoto, a empresa passará a produzir somente documentos digitais, simplificando sua gestão.

Cada profissional receberá seu acesso, de acordo com o tipo de documento que precise consultar ou gerir.

 

Como planejar a implementação da gestão de documentos na nuvem?

O planejamento é uma etapa essencial para a implementação da gestão de documentos na nuvem. Dessa forma, a administração precisa avaliar as condições atuais da empresa, para visualizar o melhor meio de implementar o sistema remoto.

Para atender as demandas de um negócio, os melhores sistemas de armazenamento em nuvem são pagos, para que possam trazer todos os recursos necessários. Portanto, são sistemas aprimorados e avançados, capazes de comportar um vasto acervo.

Sendo assim, cada empresa deverá realizar um orçamento, definindo os recursos que serão direcionados para a gestão remota de documentos. O orçamento facilitará o processo de pesquisa de mercado e escolha de um sistema de nuvem.

 

Qual é o profissional responsável pela gestão remota?

Cada setor da empresa deve gerir os próprios documentos, que correspondem às atividades realizadas. Porém, a implementação da gestão de documentos na nuvem também requer a atuação de profissionais especializados, principalmente técnicos de informática.

Deste modo, estes profissionais oferecem todo o suporte técnico necessário, para que os gestores e colaboradores saibam utilizar corretamente os recursos do sistema.

Assim, os profissionais especializados em tecnologia da informação trabalham na implementação do sistema de gestão remota, auxiliando os colaboradores a armazenarem e gerirem a documentação.

Após a implementação do sistema, os profissionais de T.I irão fornecer suporte em caso de instabilidades. Portanto, o suporte técnico é imprescindível para garantir a segurança dos documentos e o armazenamento correto.

 

É possível terceirizar a gestão de documentos na nuvem?

Para tornar o processo de digitalização e gestão remota dos documentos mais acessível, é possível terceirizar este serviço. Dessa forma, a empresa pode optar por contratar um fornecedor especializado, que conduzirá todo o processo de implantação e adequação do sistema.

Sendo assim, existem fornecedores para atender às mais diversas demandas, oferecendo diferentes tipos de sistema de nuvem.

Portanto, para realizar a contratação ideal para um negócio, é fundamental avaliar os recursos, a segurança e especificidades do programa de armazenamento.

 

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