Como fazer o controle de notas fiscais? Passo a passo completo!

Aprender como fazer o controle de Notas Fiscais é fundamental para todo empresário . Afinal, estamos falando de um processo fiscal, controlado pela Receita Federal e que, quando realizado de maneira equivocada,  gera multas e outros problemas sérios para o negócio. 

Além disso, a gestão de documentos fiscais auxilia a manter a empresa organizada e reduz as chances de prejuízos no futuro.

Contudo, o dia a dia do pequeno empreendedor no Brasil é muito corrido. Geralmente, ele realiza dezenas de tarefas, o que faz o tempo ficar curto, e valioso, demais.

Isso sem contar que é muito comum que alguns empreendedores não dominem conceitos burocráticos da gestão empresarial, como é o caso da área de controle fiscal. 

Nesse cenário, manter a organização e o controle das Notas Fiscais em dia é ainda mais importante.

De maneira geral, o primeiro passo é a contratação de um contador, o que é obrigatório para todas as empresas, exceto para quem é registrado como MEI. 

Mesmo assim, é importante entender sobre esse universo e aprender como fazer o controle de Notas Fiscais por conta própria. Afinal, qualquer problema pode recair sobre o seu negócio. 

Por isso, escrevemos este conteúdo cheio de dicas e informações úteis que vão te ajudar a otimizar o controle dessa área tão relevante para as empresas. 

Continue lendo e tire suas dúvidas.

Como fazer o controle de Notas Fiscais? Com e sem ERP

Existem algumas maneiras diferentes de fazer o controle de suas Notas Fiscais da sua empresa, e cada uma tem suas vantagens e desvantagens de acordo com o tamanho do negócio ou de sua preferência.

Ao longo deste artigo, vamos apresentar como fazer o controle de Notas Fiscais de duas formas: utilizando um ERP e sem o uso de um ERP.

O que é um ERP?

O sistema de ERP é uma ferramenta completa que oferece a possibilidade de criar uma gestão empresarial integrada, em que todos os processos se comunicam e as informações se reúnem, possibilitando o controle centralizado da organização, a partir de uma única plataforma.

Geralmente, dentro do mesmo software, existem recursos de múltiplas áreas da empresa, como controle financeiro, de estoque, de Notas Fiscais, entre vários outros.

De forma resumida, ao centralizar processos e dados, o ERP permite que você automatize parte da gestão do negócio, além de facilitar a execução de outras tarefas, mesmo as manuais, por permitir que você faça tudo dentro de uma única ferramenta. 

Portanto, vamos ver como o controle pode ser feito em cada uma das formas.

Como fazer o controle de notas fiscais com ERP?

A ideia por trás do ERP é que você facilite a execução dos processos e tenha um maior controle sobre sua empresa. Por esse motivo, diversas empresas hoje utilizam um sistema ERP para emitir a nota fiscal eletrônica e fazer a gestão fiscal. 

Um bom ERP pode te dar total controle sobre suas Notas Fiscais, organizando elas com diversos filtros, e até mesmo permitindo a emissão e a gestão delas dentro do próprio programa.

Com um sistema ERP, o controle de suas notas fiscais é automático. Ou seja,  assim que você emite o documento, ele é registrado no sistema, organizando as informações e te alertando sobre possíveis ações necessárias.

Um outro ponto importante, que é um dos grandes benefícios de um ERP, é que as informações de sua empresa e suas notas fiscais ficam armazenadas na nuvem. 

Dessa forma, você não precisa ficar realizando backup dos arquivos de seu computador todos os dias.

Tudo isso gera maior controle, segurança e agilidade no dia a dia de sua empresa.

Como fazer o controle de notas fiscais sem o ERP?

Também é possível fazer o controle de notas fiscais sem utilizar um ERP. 

Na verdade existem múltiplas formas de realizar isso, de acordo com a preferência do responsável por esse processo.

Ou seja, as opções para fazer esse controle vão desde a utilização de um caderno de anotações, até o uso de planilhas em um computador.

A grande diferença é que o controle manual de notas fiscais tira qualquer automação que um sistema ERP traz. 

Portanto, fica a cargo da pessoa responsável por esse trabalho, a organização e o controle das notas.

Se você prefere fazer o controle manual dos documentos, precisará inserir as informações importantes sobre as NF manualmente em uma planilha. Entre os dados necessários estão:

• data da emissão;
• número de série;
• informações sobre o destinatário: Nome, CNPJ ou CPF…;
• valor total da Nota;
• impostos incidentes;
• informações adicionais.

Utilizar um programa para planilha como Excel, ou mesmo o Planilhas do Google, vai te ajudar muito com este processo.

Não se esqueça de fazer sempre o backup de suas anotações e de seus arquivos.

Agora que você aprendeu como fazer o controle de notas fiscais, vamos entender um pouco sobre a importância de fazê-lo.

Qual a importância de fazer o controle de Notas Fiscais?

O controle fiscal tem como principal objetivo evitar que a sua empresa tenha qualquer tipo de problema com a Receita Federal.

Além disso, você ainda ganha em agilidade e otimiza a gestão de empresa, especialmente em relação aos aspectos fiscais e financeiros do negócio. Ambos estreitamente relacionados à emissão e controle das notas. 

Vale a pena destacar que, em um ambiente organizado, você consegue acessar as informações necessárias com velocidade e praticidade, evitando perder tempo e aumentando a eficiência do negócio. 

Como vimos ao longo deste guia, fazer o controle de Notas Fiscais usando a tecnologia a seu favor é uma opção que tende a otimizar ainda mais esses resultados, tornando o processo mais veloz e estratégico.

Por isso, se você ainda não possui um ERP para te ajudar na gestão de sua empresa e principalmente com a gestão de suas Notas Fiscais, comece a considerar essa opção.
Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio. Oferecemos um ERP que realiza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.