O que é destruição de documentos? Por que é importante?

Em algum momento, sua empresa precisará fazer a destruição de documentos administrativos.

Com o passar do tempo, é comum acumular arquivos com dados de contratos com fornecedores, clientes, parceiros de negócios ou colaboradores. A principal questão é que essas informações não precisam ser guardadas para sempre. Na verdade, quando não têm mais serventia, podem ser descartadas.

No entanto, é crucial tomar cuidado para que não caiam nas mãos erradas, já que mesmo que não tenham mais utilidade para o seu negócio, ainda podem ser usadas por pessoas mal-intencionadas para prejudicar os donos desses dados. 

Por isso, é preciso se assegurar de fazer a destruição segura. Neste artigo exclusivo do oHub, você aprenderá:

• o que é e qual a importância de destruir documentos corretamente; 
• como funciona; 
• quais os principais métodos. 

O que é destruição de documentos?

A destruição de documentos é o processo que engloba todos os passos para eliminação correta dos arquivos que uma empresa não usa mais. Ou seja, daqueles que perderam sua utilidade, mas não podem ser descartados de qualquer maneira para não comprometer a segurança das informações. Então, precisam passar por procedimentos específicos. 

Esse é um processo bastante comum em todos os negócios, uma vez que guardar documentos que não têm serventia não apenas ocupa um espaço desnecessário, mas também cria brechas de segurança, visto que esses arquivos podem ser vazados.

Por que é importante fazer a destruição segura de documentos da empresa?

A destruição de documentos confidenciais que não têm mais utilidade para a empresa garante a segurança dos dados de colaboradores e clientes. Afinal, o vazamento dessas informações pode prejudicar as pessoas — roubo de identidade e fraude, por exemplo —, além de constituir uma violação de privacidade.

Vale ressaltar também que, caso haja algum vazamento de dados, sua empresa pode sofrer danos irreparáveis à sua reputação, uma vez que ficará conhecida como um negócio que não investe na segurança dos seus clientes.

Outro ponto é o espaço que esses documentos podem tomar, caso sejam físicos, e que poderia ser usado para armazenar outros arquivos mais recentes. Nesse sentido, a destruição também ajuda a manter as dependências do seu negócio organizadas.

Para finalizar, a Lei Geral de Proteção de Dados — a LGPD — determina que os negócios precisam fazer a exclusão correta de documentos que possuem informações sensíveis. Portanto, investir nesse procedimento é uma maneira de se adequar à legislação e evitar multas. 

Veja também: o que sua empresa precisa saber sobre a legislação brasileira de segurança da informação?

Como funciona o processo de destruição de documentos administrativos?

O processo de destruição de documentos administrativos e/ou confidenciais envolve:

• coleta e classificação dos documentos que serão destruídos conforme o setor de origem, data de criação ou ordem de prioridade; 
• definição do responsável pela coleta e destruição dos documentos, que pode ser uma empresa terceirizada;
• escolha do método mais adequado para garantir que todos os dados sejam apagados por completo para impedir o vazamento das informações — explicaremos os mais usados no tópico a seguir;
• registro da destruição para que todo o processo fique gravado. Esta etapa deve apontar os documentos destruídos, o método usado, a data que aconteceu e se houve uma fiscalização para se assegurar de que não restou nenhuma informação.

Veja também: o que é digitalização de documentos e por que terceirizar?

Quais os métodos de destruição de documentos mais comuns?

Os métodos de destruição de documentos variam conforme o tipo de arquivo e os objetivos da empresa. Para registros físicos, é possível usar o processo de trituração, que consiste em passar os papéis por uma máquina que os corta em pedaços minúsculos para inutilizá-los. 

Outros métodos bastante comuns são incineração (queima de arquivos) e pulverização (transformação deles em pó). No geral, estes dois últimos costumam ser mais seguros, pois têm uma garantia maior de que nenhum dado fique intacto. 

Já os documentos digitais podem ser destruídos por meio de desmagnetização ou degaussing. Esse é o processo de usar um ímã para “quebrar” o campo magnético dos dispositivos físicos — como HDs — nos quais os dados estão armazenados.

Essa ação apaga todos os dados da unidade. Porém, há a desvantagem de acabar com a vida útil do dispositivo, que fica inutilizado após o processo e ainda não há uma garantia total de que tudo foi destruído. 

Outra maneira de destruir documentos digitais é com a reformatação. Na prática, é o ato de substituir um arquivo por outro para que os dados anteriores sejam apagados permanentemente, o que pode ser mais prático, já que não inutiliza os dispositivos de armazenamento e pode ser usado para documentos em nuvem. 

Aproveite para ler: GED — tudo que você precisa saber antes de adotar essa solução!

Como fazer a destruição segura de documentos confidenciais?

Agora que você já entendeu o que é e qual a importância da destruição de documentos, saiba que você pode trazer esta camada extra de segurança para sua empresa por conta própria (seguindo os passos que citamos acima) ou contratando uma empresa de destruição de documentos.

Essas companhias são especializadas e preparadas para realizar todo o processo conforme as regulamentações de proteção de dados. Assim, você fica mais tranquilo que tudo será descartado corretamente. 

Porém, você pode trazer ainda mais segurança para o seu negócio ao contratar uma empresa de Gestão Eletrônica de Documentos — GED. 

Esses negócios trabalham com a digitalização de todos os arquivos, para torná-los disponíveis em um sistema on-line seguro e descartar as versões físicas, uma vez que não são mais necessárias. 

Além disso, a destruição dos arquivos — físicos que foram digitalizados e digitais que perderam sua validade — é parte integral da GED, já que o objetivo é trazer mais praticidade para os contratantes.

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