Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Quantas tarefas você faz por dia em sua empresa? 10, 50, 100?
Quantas tarefas todos os colaboradores de sua empresa fazem, se somar todas? Milhares?
Se é difícil saber quantas tarefas você e seus funcionários realizam por dia, imagine fazer o controle de tudo isso!
Quem ainda usa papel e pastas, ou mesmo planilhas para isso, pode se perder em um emaranhado de e-mails e pilhas de documentos que ninguém lê…
Por sorte, a transformação digital trouxe uma série de tecnologias que podem ajudar você a mapear todas as tarefas realizadas em sua empresa e acompanhar seu desempenho.
Assim, você terá controle total sobre elas e saberá o que precisa ser mudado para seu negócio atingir melhores resultados a cada dia.
Controle de tarefas: como gerenciar cada atividade de seu negócio
Todo negócio precisa realizar tarefas para entregar produtos e serviços aos seus clientes.
Uma sequência de tarefas corresponde ao que chamamos de processo.
Por exemplo: uma empresa que faz serviços de jardinagem para condomínios realiza uma série de processos. a poda de árvores, ou o plantio de mudas seriam alguns deles.
Cada um desses processos inclui uma série de tarefas que, se realizadas corretamente e na ordem certa, terão o resultado que o cliente espera, garantindo sua satisfação e, dessa forma, a fidelidade desse cliente.
Assim, quem faz um bom controle de tarefas em se seu negócio, estará, consequentemente, fazendo um excelente controle da qualidade desses processos.
Mas como realizar esse controle de tarefas adequadamente e saber se os processos estão acontecendo da forma correta?
Acompanhe nosso passo a passo e descubra.
Como realizar o controle de tarefas passo a passo
É claro que você sabe da importância da satisfação do cliente para empresas. É exatamente por isso que você deve implantar o controle de tarefas em seu negócio, veja como:
1- Estude como sua empresa realiza os processos
Você realiza seus processos de negócios, mas eles não são formalizados? Não têm regras definidas?
Então, esse é o primeiro passo: estudar como seu processo ocorre.
Entreviste funcionários, observe-os trabalhando, recolha formulários, checklists e outros materiais que eles usam e entenda claramente o passo a passo das tarefas de cada processo, ou ao menos de alguns processos principais .
Afinal, será impossível mapear todos os seus processos de uma vez, concorda? Escolha apenas alguns para começar!
2- Crie um fluxograma dos processos
Você sabe o que é um fluxograma?
Fluxograma é uma representação gráfica visual das etapas de um processo, mostrando como ele se inicia, quais a tarefas são desempenhadas, quem as realiza e como ele termina.
O término do processo é uma entrega, que pode ser um serviço para um cliente de sua empresa ou outras atividades, tais como enviar um orçamento por e-mail ou emitir uma nota fiscal.
Com base no estudo que fez do processo, desenhe esse fluxograma.
Veja um exemplo de um fluxograma simples, de reembolso de despesas:
3- Procure por oportunidades de melhoria
Ao desenhar esse fluxograma de como o processo se realiza em sua empresa, você pode perceber várias oportunidades de melhoria, como essas:
- Desperdícios que podem ser evitados
- Atrasos que devem ser corrigidos
- Gargalos que acumulam tarefas
- Tarefas feitas em duplicidade
- Erros ao transcrever informações
E muitos outros.
Ao detectar o que pode ser melhorado, pense em como executar as tarefas do processo de uma forma melhor.
4- Faça o fluxograma do novo processo
A maneira mais prática de entender as melhorias do processo é ir ajustando o fluxograma original, redesenhando e construindo um novo, com as mudanças que você pensou.
Existem softwares para desenhar esses fluxogramas, muitos deles gratuitos e acessíveis pela internet.
5- Defina indicadores de desempenho
Com seu novo processo desenhando, você deve escolher alguns indicadores para avaliar se tudo vai bem.
Por exemplo, no caso processo do plantio de mudas, um indicador de desempenho poderia ser quantas mudas “pegam” até um mês depois de plantadas e quantas morrem.
Outro poderia medir quanto de adubo é usado em cada muda para se descobrir se está havendo desperdícios ou falta desse ingrediente durante o processo.
6- Acompanhe, controle as tarefas e ajuste os rumos
Com os indicadores definidos, você poderá verificar se as tarefas do processo estão sendo executadas ou se é preciso melhorar a forma como são realizadas.
Alguns dos softwares que fazem o mapeamento dos processos também permitem acompanhar os indicadores de desempenho por meio de painéis de controle, o que facilita muito o controle de tarefas.
Viu como é fácil fazer o controle de tarefas, principalmente com ajuda da tecnologia?
Portanto, se você deseja satisfazer seus clientes, não deixe de mapear seus processos e controlá-los por meio de indicadores de desempenho.
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
