Como fazer o inventário de estoque no seu negócio

De qual trilha sonora você se lembra quando entra no depósito da sua loja ou no galpão de produtos da sua empresa? Da música tema do filme “Psicose”, de Alfred Hitchcock, ou de uma alguma valsa feliz de um filme de animação? Se a situação estiver mais para caos do que organização, você precisa aprender como fazer inventário de estoque urgente!

O inventário de estoque vai ajudá-lo não só a manter seus produtos em ordem, mas saber a quantidade, os códigos de identificação das categorias de produtos, quantos estão em estoque e outras informações úteis para evitar baixas nos itens. 

Continue lendo e aprenda tudo sobre estoque e como mantê-lo em ordem.

Como fazer o inventário de estoque: passo a passo

Fazer um inventário de estoque pode diferir um pouco, dependendo do que você está conferindo: uma loja de varejo ou o armazém de uma fábrica.

Para um armazém movimentado, o melhor momento para fazer o inventário de estoque é fora do expediente para que a rotina do local não interfira na avaliação do estoque.

Além de contar o estoque no armazém, pode ser útil dedicar algum tempo para observar as operações do local.

Isso o ajudará a garantir que você tenha uma ideia precisa do que acontece nos negócios e onde as melhorias podem ser feitas.

As etapas de como fazer inventário de estoque que você pode seguir para uma checagem adequada são:

1. Planeje com antecedência o momento para fazer o inventário de estoque. De preferência, em um momento onde outras tarefas não precisem da sua atenção para que haja o mínimo de interrupções possível.
2. Confira os registros e documentação interna de entrega de mercadorias para garantir que os recebimentos e suas quantidades foram devidamente assinados.
3. Tenha um checklist à mão com os itens para verificar na hora do inventário de estoque. Use códigos de barras para facilitar a localização dos produtos, se possível, ou uma planilha eletrônica se você não conseguir usar códigos de barras.
4. Faça um sistema de verificação dupla às cegas para o inventário. Peça a dois membros da equipe que verifiquem independentemente cada categoria ou departamento e confiram os números depois. Empresas muito grandes também podem solicitar auditorias externas feitas por empresas terceirizadas;
5. Onde forem encontrados erros, o inventário de estoque deve ser reconfirmado e, em seguida, comparados com os documentos e registros relacionados às entradas de mercadorias no estoque;
6. Registre os resultados do inventário de estoque, incluindo as correções necessárias, em uma planilha ou no sistema de controle (um PDV ou outro) que sua empresa utilize.

É importante revisar os resultados de cada relatório de inventário de estoque e compará-los com auditorias anteriores.

Após a conclusão da contagem, há vários dados analíticos para extrair como os custos de remessa, custos de mercadorias, despesas gerais e outros indicadores.

Uma ponto que pode surgir quando você passa a fazer inventário de estoque com frequência são os padrões relacionados à perda de mercadorias, desperdício ou roubo.

Pode ser que certos itens sejam frágeis ou tenham uma vida útil curta e que seja um desperdício armazená-los.

Também pode ser que um membro da equipe roube itens há muito tempo ou que itens colocados em um determinado “ponto cego” da loja sejam frequentemente roubados.

Isso pode indicar a necessidade de alterar os padrões de turno de funcionários ou o layout do visual merchandising da loja para reduzir os roubos.

São coisas que você aprenderá apenas se prestar atenção aos resultados contínuos ao fazer inventário de estoque.

Um controle cuidadoso dará a você a tranquilidade de que sua empresa está em uma boa posição financeira.

Dicas para fazer um inventário de estoque melhor

1. Considere a contagem por ciclo

Você já tentou a contagem por ciclos (também conhecido como inventário parcial)? É o processo de contagem parcial de mercadorias continuamente, para que você possa monitorar os níveis de estoque sem interromper o funcionamento do seu negócio. 

Conhecido como um dos métodos de inventário de estoque mais eficientes para os varejistas, a contagem por ciclos pode ser feita diariamente ou semanalmente (geralmente antes da abertura do negócio) e pode libertá-lo de ter que fazer contagens completas de estoque.

Produtos de alto volume podem passar pelo controle do inventário de estoque com mais frequência do que os de baixo volume, mas cada produto é contado pelo menos uma vez por dia/quinzena/mês/ano — na frequência mais adequada para suas operações. 

Assim, é possível detectar os problemas muito antes, o que impede que eles se tornem grandes problemas.

2. Escolha os responsáveis com cuidado

Não atribua a tarefa de fazer inventário de estoque a qualquer funcionário. O grupo responsável pela contagem das mercadorias deve ser composto por funcionários experientes e por aqueles que podem fornecer novos olhares sobre o processo.

Você vai precisar de membros experientes na equipe, pois esses funcionários estarão mais familiarizados com suas políticas e a localização dos diferentes itens. 

No entanto, alguém que está tão acostumado com sua loja ou almoxarifado pode ignorar pequenos problemas e detalhes. Portanto, trazer pessoas novas para a equipe pode ser benéfico também.

Outra opção é contratar empresas de inventário de estoque. Isso é útil se você não tiver os conhecimentos ou recursos internos para realizar a contagem por conta própria. Agora, o procedimento de contagem vai variar de um fornecedor para o outro.

3. Mapeie sua loja

Faça um mapa da sua loja e do estoque para ilustrar onde seus produtos estão localizados. Um representação visual da localização de cada item nos mostradores externos e nas prateleira do estoque ajuda a manter as coisas no lugar.

Além de permitir uma visão rápida da sua loja e facilitar a designação de pessoas para cada seção e determinar a melhor maneira de realizar o processo de contagem (por exemplo, onde começar a contar, como se movimentar pela loja).

Seu mapa também pode servir como uma lista de verificação útil quando você está realmente fazendo o inventário de estoque. Você pode marcar as seções que já foram contadas, facilitando a visualização do quanto já concluiu.

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