Administradora de condomínio: o que é, o que faz e vantagens

Realizar a gestão condominial não é uma tarefa fácil. Lidar com o financeiro, os reparos e obras e demais atividades exige experiência e conhecimento em diversas áreas do mercado. Por estas e outras razões, recorrer a uma administradora de condomínios terceirizada é uma alternativa interessante.

Tanto é verdade que o mercado de terceirização de serviços cresce exponencialmente no mundo todo. Dados do Grand View Research indicam que o setor de outsourcing (terceirização), já avaliado em 3,8 trilhões de dólares em 2024, deve alcançar os US$ 7,11 trilhões em 2030; um crescimento de 11,3%.

No âmbito da gestão condominial, por exemplo, os motivos para adotar a terceirização são, principalmente, as vantagens de contratar uma administradora de condomínio. Com o apoio profissional dessa empresa, torna-se mais fácil superar os desafios em busca da eficiência. Assim, todos os envolvidos ficam mais satisfeitos com a experiência.

É justamente sobre esse aspecto que falamos neste conteúdo! Hoje, mais do que explicar o que é uma administradora de condomínio, também te mostramos as vantagens de contratar essa empresa, quais as principais funções e quanto custa uma boa prestadora.

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O que é uma administradora de condomínio?

Trata-se de uma empresa cuja principal função é prestar serviços de gerenciamento de condomínios, sejam estes residenciais ou comerciais. O objetivo primário dessa companhia é colaborar com síndicos e condôminos para manter o ambiente coletivo e os fatores administrativos em funcionamento de forma segura, eficaz e eficiente.

Ações como contratar uma administradora de condomínio são especialmente necessárias no caso dos condomínios que exigem mais apoio técnico, jurídico e administrativo.

Quanto maior ou mais complexo for o espaço condominial, mais profissional deve ser a sua gestão. Neste sentido, saber o que é uma administradora de condomínios garante a melhor execução das tarefas que asseguram um gerenciamento eficaz.

Em outras palavras, não basta saber o conceito, você também precisa conhecer quais os serviços de uma administradora de condomínio no momento de contratá-la.

Quais os principais serviços de uma administradora de condomínio?

As principais funções relacionadas à administração de condomínios incluem:

• gestão financeira: planejamento, organização e controle de movimentações financeiras;
• assessoria jurídica: manutenção da conformidade legal;
• contratação de serviços terceirizados: avaliar e selecionar trabalhadores (jardineiros, faxineiros, porteiros);
• manutenção das áreas comuns: manutenção de áreas como hall de entrada, corredores, elevadores e espaços de lazer;
• prestação de contas transparente: apresentação de recibos, contratos, folhas de pagamento;
• apoio ao síndico: suporte às decisões jurídicas, administrativas e financeiras.

Os serviços de uma administradora de condomínios compreendem as atividades relacionadas ao gerenciamento operacional, financeiro e jurídico do espaço. Desse modo, a atuação é determinante para o bom funcionamento da copropriedade, de acordo com as necessidades específicas.

Entenda mais sobre a realização de cada tarefa!

Gestão financeira

É uma das tarefas mais relevantes na administração condominial. Contempla o planejamento, a organização e o controle das movimentações financeiras do condomínio, com foco em garantir o equilíbrio e o cumprimento das obrigações.

Dentre as principais funções, destacamos:

• emissão e cobrança de taxas condominiais;
• notificar inadimplentes;
• elaborar o orçamento anual;
• controlar despesas;
• garantir pagamento de empregados (internos, terceirizados, fornecedores e prestadores);
• controlar fundo comum do condomínio.

Assessoria jurídica

Por meio da assessoria legal e jurídica, o condomínio se mantém em conformidade com as leis condominiais vigentes, assim como com a convenção condominial.

As principais funções da administradora de condomínio nesse aspecto são:

• aplicar regras de regimento interno;
• assegurar o cumprimento de leis municipais, estaduais e federais;
• elaborar e revisar contratos;
• proteger os interesses do condomínio;
• auxiliar no ingresso e acompanhamento de ações judiciais.

Contratação de serviços terceirizados

É bastante comum que um condomínio recorra a serviços terceirizados para garantir prestações mais profissionais e eficazes, mesmo que a própria administradora seja também uma empresa externa.

As principais funções nesse aspecto são:

• contratação de equipes para segurança patrimonial, limpeza, manutenção;
• avaliar e selecionar fornecedores;
• elaborar e cumprir contratos de prestação de serviços;
• acompanhar a qualidade dos serviços;
• gerenciar recursos de contratação.

Manutenção das áreas comuns

A manutenção inclui áreas como hall de entrada, corredores, elevadores, espaços de lazer e outros espaços de uso coletivo.

As principais funções são:

• garantir que os locais estejam prontos e adequados para o uso;
• evitar acidentes e melhorar a experiência geral;
• criar cronogramas de manutenção;
• agendar e acompanhar revisões de sistemas (hidráulicos e elétricos, por exemplo).

Prestação de contas transparente

Além das funções anteriores, um dos principais serviços de uma administradora de condomínios envolve a transparência na prestação de contas. Afinal, essa empresa é contratada para garantir a boa utilização de recursos e oferecer uma boa gestão para os condôminos.

Nesse sentido, é comum reunir diversos documentos, como:

• recibos de contas pagas;
• folhas de pagamento;
• contratos de prestação de serviços;
• gastos com manutenções e aquisições de equipamentos;
• declarações de impostos.

Suporte ao síndico

Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, a administradora de condomínios não atua para substituir o síndico, mas para complementar sua função. Enquanto o síndico é eleito para representar os condôminos, a administradora atua oferecendo profissionalização no gerenciamento.

Graças à atuação dessa empresa, o síndico tem suporte em questões administrativas, financeiras e jurídicas. A apresentação de dados transparentes ajuda a prestar contas e traz mais visibilidade sobre as necessidades e condições. Com essas informações, o profissional toma decisões estratégicas e com mais segurança.

Ainda, a administradora pode atuar com questões mais burocráticas, enquanto o síndico foca no relacionamento com os condôminos e entre os moradores. Portanto, o trabalho é feito em conjunto para garantir uma atuação cada vez mais satisfatória para todos.

Estes são os principais serviços de uma administradora de condomínio. Aliás, é por meio dessas funções que você consegue, inclusive, desfrutar dos benefícios dessa contratação.

Quais as vantagens de contratar uma administradora de condomínios?

Dentre os inúmeros benefícios de contar com uma equipe especializada em administração condominial, os principais são:

• profissionalismo na gestão: pessoas devidamente capacitadas para as funções;
• atualização com legislações e exigências do setor: conformidade total com as normas;
• melhoria do ambiente para condôminos: mais satisfação para quem desfruta dos espaços;
• economia de tempo e esforço na gestão cotidiana: liberdade para focar aspectos não relacionados à gestão burocrática do condomínio;
• valorização dos imóveis do condomínio: propriedades com maior valor agregado.

Detalhamos mais sobre cada uma das vantagens a seguir.

Profissionalismo na gestão

Contratar uma administradora de condomínios significa contar com a experiência e com a capacitação de profissionais especializados nesse mercado. Dessa forma, o gerenciamento condominial passa a ocorrer de forma técnica e especializada.

Na prática, uma atuação mais profissional permite identificar gargalos e oportunidades de melhoria na operação do condomínio. Com o olhar atento e experiente da equipe de uma administradora, fica mais fácil encontrar alternativas para reduzir custos ou evitar problemas no futuro.

O profissionalismo na gestão também é indispensável para o planejamento em longo prazo. Em vez de apenas resolver as questões pontuais e imediatas, torna-se possível pensar no futuro do condomínio para assegurar mais proteção e manter seu funcionamento adequado.

Como consequência, é comum que moradores ou condôminos em geral se sintam mais seguros. Afinal, as principais questões condominiais passam a ser tratadas por especialistas.

Atualização com legislações e exigências do setor

Outra vantagem de contratar uma administradora de condomínio é garantir que o espaço se mantenha atualizado com as mudanças nas legislações e exigências do setor. Desde normas de segurança até decisões legais que podem interferir na resolução de conflitos, é essencial se manter ciente nesse sentido.

Um exemplo envolve a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como essa legislação exige mais atenção e cuidado com as informações pessoais e sensíveis de todos os cidadãos, os condomínios precisam se adaptar para evitar multas. Com o apoio jurídico da administradora, essa tarefa se torna mais fácil.

A empresa também consegue ajudar na adequação ou implementação de regras locais, como mudanças de caráter municipal ou instruções de segurança do Corpo de Bombeiros. Como consequência, há menos riscos de multas e embargos.

Melhoria do ambiente para condôminos

Graças à administração profissional de condomínios, é possível criar um ambiente mais positivo para moradores ou condôminos. Um dos motivos é o funcionamento eficiente dos processos e operações, desde a limpeza e manutenção até a segurança.

A depender do caso, a administradora também pode ajudar o síndico a mediar conflitos ou questões que causem impasses. Eventuais desconfianças sobre a gestão financeira deixam de existir graças à transparência na prestação de contas, por exemplo.

Ainda, os ambientes se tornam mais seguros devido à adoção de todas as regras vigentes e das manutenções frequentes. Como consequência, é natural que as pessoas percebam o condomínio como um local mais agradável, o que contribui para a satisfação de todos.

Economia de tempo e esforço na gestão cotidiana

O fato de o gerenciamento ser feito de modo profissional e experiente gera uma significativa economia de tempo, esforço e outros recursos, em especial, do síndico. Em primeiro lugar, ocorre porque a administradora costuma ter uma equipe dedicada, o que favorece a divisão de tarefas.

Além disso, a empresa tende a absorver as atividades mais burocráticas ou complexas. Como consequência, o síndico libera tempo e esforços para outras atividades estratégicas e até relacionadas à convivência.

No geral, saber como escolher uma administradora de condomínios te permite contratar aquela que tem todas as ferramentas necessárias para executar as rotinas administrativas com eficiência. Assim, ocorrem menos erros e há um nível menor de estresse e sobrecarga para o síndico e para os condôminos.

Valorização dos imóveis e do condomínio

A contratação de uma administradora profissional impulsiona a valorização dos imóveis e do condomínio no geral. Entre os motivos, estão as mudanças na experiência e na percepção. Quando o condomínio funciona com eficiência e de modo transparente, a tendência é que os moradores e condôminos fiquem satisfeitos com o local.

Essas qualidades também aumentam o interesse por parte do mercado imobiliário, o que tende a gerar mais valorização e preços mais altos nas vendas ou locações.

Também vale destacar que o gerenciamento profissional contribui com a realização de melhorias contínuas nos procedimentos no condomínio. A boa gestão financeira favorece a criação de um fundo de reserva, que pode ser utilizado para reformas e upgrades, desde a modernização do elevador até a construção de uma quadra, por exemplo.

Esses são os principais benefícios de contratar uma administradora de condomínios. Porém, a esta altura, você pode se perguntar quais são os custos para contar com essa empresa. Afinal, o preço de qualquer nova aquisição é um dos principais critérios de análise no momento da contratação.

Na próxima seção, vamos te mostrar informações para esclarecer quanto custa uma administradora de condomínio e quais os aspectos que influenciam na precificação.

Quanto custa uma administradora de condomínio?

O valor de contratação depende bastante do tipo de condomínio e suas particularidades. Algumas empresas cobram um percentual sobre as despesas mensais ou arrecadação das taxas condominiais, enquanto outras praticam valores fixos mensais, a depender do tamanho, complexidade, número de unidades e serviços inclusos no contrato.

Para saber quanto custa uma administradora de condomínio, você precisa identificar suas necessidades e transmiti-las para a empresa prestadora.

Detalhamos os critérios para precificação em condomínios a seguir.

Precificação em condomínios residenciais

Os principais fatores que influenciam a precificação em condomínios residenciais são:

• número de unidades: quanto maior for o condomínio, maior o volume de trabalho;
• complexidade das áreas comuns: piscinas, academias, portaria 24h, elevadores, jardins, salões;
• quantidade de funcionários: mais prestadores exigem mais gestão de folha de pagamento, benefícios e rotinas trabalhistas;
• volume das despesas mensais: administradoras que cobram percentual variam conforme o tamanho da arrecadação;
• nível de inadimplência: mais devedores exigem mais cobrança e gestão financeira;
• serviços inclusos no contrato: jurídico, cobrança, portal do condômino, assembleias, auditorias, atendimento emergencial;
• localização: cidades maiores ou regiões mais nobres tendem a custar mais;
• modelo de cobrança: taxa fixa ou percentual sobre despesas e receitas.

Precificação em condomínios empresariais

Para condomínios empresariais, os fatores de influência são:

• tipo de empreendimento: torres comerciais, complexos corporativos, centros logísticos ou industriais demandam níveis de gestão diferentes;
• movimentação e fluxo de usuários: edifícios comerciais têm grande circulação, o que aumenta a complexidade;
• infraestrutura técnica: sistemas de ar-condicionado industrial, geradores, automação predial, brigadas;
• riscos operacionais: áreas críticas, segurança patrimonial e protocolos mais robustos;
• contratos de prestadores: manutenção de sistemas complexos exige mais supervisão;
• exigências legais e normativas: bombeiros, laudos, engenharia e inspeções contínuas;
• nível de serviço exigido pelo condomínio: SLA, relatórios, métricas, plantões, gestão operacional intensiva;
• sofisticação do atendimento: condomínios corporativos exigem gestores mais especializados e presença mais frequente.

Em resumo, saber quanto custa uma administradora de condomínio depende de inúmeros fatores. Então, certifique-se de identificar suas reais necessidades para contratar a empresa ideal para sua demanda.

Aliás, reconhecer o que você precisa é também uma das melhores formas de saber como escolher uma administradora de condomínios.

Como escolher uma administradora de condomínios?

A melhor forma de escolher uma boa empresa de administração de condomínios é por meio dos seguintes critérios:

• definição das prioridades e necessidades do condomínio: identifique do que você realmente precisa para buscar a prestadora ideal;
• consulta de referências: pergunte a outros síndicos, por exemplo, quais suas experiências sobre a empresa;
• busca por empresas de administração condominial: uma vez decidido sobre suas necessidades, busque as melhores companhias.

Só é possível explorar todas as vantagens de contratar uma administradora de condomínios profissional se a empresa for séria e oferecer qualidade. A seguir, detalhamos cada um dos critérios.

Definição das prioridades e necessidades do condomínio

Encontrar uma administradora de condomínio para cuidar dos interesses do seu local de trabalho ou residência não precisa ser demorado ou impossível. Para direcionar melhor sua busca, o ideal é definir as prioridades e necessidades.

Nesse sentido, vale a pena definir junto aos outros moradores quais são as demandas do condomínio, e, a partir dessas questões, selecionar as prioridades para buscar empresas que atendam a esses critérios mais importantes.

Consulta de referências com outros condomínios

Conversar com contatos confiáveis é uma maneira de começar a busca por uma administradora de condomínios. Verifique com proprietários, corretores de imóveis, círculo de amigos e familiares, sua rede de investidores imobiliários e empreiteiros.

Fica aqui uma dica de ouro: não aceite recomendações às cegas. Questione o que achar importante para ter a certeza de que é uma boa indicação. Também vale a pena buscar mais de três referências de contatos diferentes para ter visões distintas de um mesmo serviço.

Busca por empresas de administração condominial

O próximo passo é fazer pesquisas online. Verifique as administradoras e saiba mais sobre o serviço ao acessar o site, conferir a descrição da empresa, as redes sociais e comentários sobre os serviços prestados.

Também é interessante avaliar a reputação jurídica da administradora de condomínio escolhida. Ou seja, realizar uma busca sobre sua condição no mercado e como seus clientes a veem como prestadora de serviços.

Essa etapa é importante para dar mais um passo para confirmar a idoneidade da empresa e sua capacidade de fazer um bom gerenciamento. Essa também é uma oportunidade de fazer uma triagem inicial, o que facilita a escolha.

Com essas dicas, ações como escolher uma administradora de condomínio ficam bem mais fáceis e seguras. O próximo passo é saber como contratá-las.

Como contratar uma administradora de condomínios?

Existem alguns passos fundamentais para contratar uma empresa de administração condominial com segurança, como:

• verificação de credibilidade e histórico;
• identificação de estrutura e recursos da administradora;
• serviços oferecidos;
• aspectos contratuais;
• preocupação com segurança, auditoria e conformidade;
• análise financeira e comparação de propostas;
• visita técnica e impressões finais;
• decisão e formalização.

Todas essas etapas para saber como contratar uma administradora de condomínio podem parecer complexas (e realmente são!), mas você pode firmar uma parceria com mais segurança com o oHub!

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FAQ

O que está incluído no valor cobrado pelas administradoras?

O valor cobrado pelas administradoras geralmente inclui serviços básicos, como gestão financeira, emissão de boletos, controle de inadimplência, folha de pagamento de funcionários, assessoria jurídica básica e apoio operacional ao condomínio. Outras prestações mais específicas devem ser negociadas diretamente com a prestadora, mediante pagamento adicional.

Administradora substitui o síndico?

Não substitui. A administradora responsável não substitui o síndico, uma vez que cada um tem uma função específica na manutenção do espaço. Enquanto a administração apoia a gestão, as decisões legais e a representação do condomínio continuam como responsabilidade do síndico eleito pelos demais moradores.

Como avaliar se a administradora é confiável?

Para avaliar a confiabilidade de uma prestadora, verifique histórico da empresa, certificações, reputação no mercado, transparência nos processos, qualidade do atendimento, ferramentas de gestão oferecidas, resultados de outros clientes e a transparência do contrato. Também é importante buscar reclamações comuns na internet, por exemplo, para identificar possíveis problemas.