Administradora de condomínios: saiba como contratar!

Realizar a gestão do condomínio não é uma tarefa fácil. Lidar com o financeiro proveniente da taxa condominial, os reparos e obras e demais atividades exige experiência e conhecimento em diversas áreas do mercado. Por isso, recorrer a uma administradora de condomínios é uma alternativa interessante.

Com o apoio profissional dessa empresa, se torna mais fácil superar os desafios em busca da eficiência condominial. Assim, todos os envolvidos podem ficar mais satisfeitos com a experiência.

A seguir, descubra, neste artigo do oHub, o papel de uma administradora de condomínios e como escolher a alternativa ideal!

O que é uma administradora de condomínio?

A administradora de condomínios é uma empresa cuja especialização é prestar serviços de gerenciamento de condomínios residenciais ou comerciais. O objetivo dessa empresa é colaborar com síndicos e condôminos para manter o condomínio em funcionamento com eficiência.

Essa contratação é especialmente necessária no caso dos condomínios que exigem mais apoio técnico, jurídico e administrativo. 

Quanto maior ou mais complexo for o condomínio, mais profissional deve ser a sua gestão. A atuação de uma administradora de condomínios garante a melhor execução dessas funções.

O que faz uma administradora de condomínio?

As funções de uma administradora desse tipo compreendem as atividades relacionadas ao gerenciamento operacional, financeiro e jurídico do condomínio. Desse modo, sua atuação é determinante para o bom funcionamento do condomínio, de acordo com as necessidades específicas.

As principais funções relacionadas à administração de condomínios incluem:

• gestão financeira;
• Assessoria jurídica;
• contratação de serviços terceirizados;
• manutenção das áreas comuns;
• prestação de contas transparente;
• apoio ao síndico.

Entenda melhor como cada uma dessas atividades é desempenhada!

Gestão financeira

A gestão financeira é uma das tarefas mais relevantes na administração condominial. Contempla o planejamento, a organização e o controle das movimentações financeiras do condomínio, com foco em garantir o equilíbrio e o cumprimento das obrigações.

Nesse sentido, uma das principais funções da administradora inclui a emissão e a cobrança das taxas condominiais. O objetivo é garantir que todos os condôminos paguem as taxas correspondentes a cada unidade. Se houver inadimplência, a administradora pode enviar notificações extrajudiciais ou até ingressar com ações de recuperação de valores.

A administradora também fica responsável por elaborar um orçamento anual, inclusive com a previsão de recebimento a partir das taxas condominiais. Por meio do orçamento, é possível projetar custos e receitas para garantir uma distribuição adequada de recursos.

Ainda na gestão financeira, a administradora controla as despesas e garante o pagamento adequado de funcionários, terceirizados, fornecedores e prestadores de serviço. A empresa também ajuda a controlar o fundo comum do condomínio para que o uso dos valores seja adequado. 

Assessoria jurídica 

Outra função da empresa de administração de condomínios é oferecer assessoria jurídica completa. Por meio dela, o condomínio se mantém em conformidade com as leis condominiais vigentes, assim como com a convenção condominial.

Com esse serviço, o síndico tem o apoio jurídico necessário para aplicar as regras do regimento interno e as leis municipais, estaduais e federais. Essa atuação é especialmente relevante para a resolução de conflitos que aparecem, por exemplo.

A administradora também ajuda a elaborar e revisar os contratos firmados com fornecedores e prestadores de serviço. Além de garantir a legalidade, o objetivo é proteger ao máximo os interesses do condomínio.

A administradora também auxilia no ingresso e no acompanhamento de ações judiciais, com destaque para aquelas ligadas à cobrança de inadimplentes. Assim, torna-se possível seguir com os processos conforme manda a lei e com eficiência.

Contratação de serviços terceirizados

É bastante comum que um condomínio recorra a serviços terceirizados. Entre as opções, estão segurança patrimonial, limpeza, manutenção de equipamentos e mais. A atuação da administradora nesse sentido serve para garantir que esses serviços atendam aos requisitos desejados pelo condomínio.

Assim, a administradora desempenha papéis como a avaliação e seleção dos fornecedores, a escolha das empresas e a elaboração dos contratos. Por causa da assistência jurídica, também é comum haver uma checagem de documentação, como as certidões de regularidade.

Uma vez que ocorra a contratação, a administradora passa a atuar para acompanhar a performance dos prestadores de serviço contratados. A intenção é verificar se as atividades são desempenhadas conforme indicado no contrato e se se alinham com as expectativas do condomínio.

No geral, essa atuação da administradora de condomínios faz a diferença para garantir o bom funcionamento dos ambientes. Ao mesmo tempo, há o foco no uso inteligente dos recursos, o que evita desperdícios ou gastos com fornecedores que não oferecem a qualidade desejada.

Manutenção das áreas comuns

Também é bastante comum que a administradora cuide da manutenção das áreas comuns ou ao menos dê apoio ao síndico nesse sentido. A manutenção inclui áreas como hall de entrada, corredores, elevadores, espaços de lazer e outros espaços de uso coletivo.

O objetivo é garantir que os locais estejam prontos e adequados para o uso dos condôminos. Para tanto, é necessário que ofereçam segurança e estejam em um bom estado de conservação.

Com foco em aumentar a vida útil dos componentes, evitar acidentes e melhorar a experiência geral, a administração de condomínios pode focar na criação de um cronograma preventivo. Conforme o plano, ocorrem revisões de sistemas elétricos e hidráulicos, bem como do restante dos ambientes.

Para garantir que as manutenções sejam qualificadas e ofereçam os resultados esperados, também é comum que a administradora atue diretamente com os profissionais contratados. Assim, a empresa fica responsável por escolher, contratar e acompanhar a atuação de empresas especializadas.

Prestação de contas transparente

Além das funções anteriores, saber o que faz uma administradora de condomínios envolve a transparência na prestação de contas. Afinal, essa empresa é contratada para garantir a boa utilização de recursos e oferecer uma boa gestão para os condôminos.

Nesse sentido, a administradora tem que apresentar quais foram as entradas e saídas financeiras, inclusive com detalhes sobre o uso dos recursos. Para tanto, é comum reunir diversos documentos, como:

• recibos de contas pagas;
• folhas de pagamento;
• contratos de prestação de serviços;
• gastos com manutenções e aquisições de equipamentos;
• declarações de impostos.

A apresentação pode ser feita na forma de relatórios ou ferramentas contábeis específicas, como balancetes e fluxos de caixa. Com a democratização da informação, todos podem conferir as movimentações para ter a certeza sobre as decisões de gerenciamento.

Essa transparência por parte da administradora também inclui a organização de documentos contábeis e fiscais. Essa é uma forma de garantir que o condomínio cumpra suas obrigações, o que evita problemas legais como multas e outras sanções.

Suporte ao síndico

Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, a administradora de condomínios não atua para substituir o síndico — e, sim, para complementar sua função. Enquanto o síndico é eleito para representar os condôminos, a administradora atua oferecendo profissionalização no gerenciamento.

Graças à atuação dessa empresa, o síndico tem suporte em questões administrativas, financeiras e jurídicas. A apresentação de dados transparentes ajuda o síndico a prestar contas e traz mais visibilidade sobre as necessidades e condições. Com essas informações, o profissional toma decisões estratégicas e com mais segurança.

Ainda, a administradora pode atuar com questões mais burocráticas, enquanto o síndico foca no relacionamento com os condôminos e entre os moradores. Portanto, o trabalho é feito em conjunto para garantir uma atuação cada vez mais satisfatória para todos.

Vantagens de contratar uma administradora de condomínios

Depois de conhecer as funções de uma administradora desse tipo, vale saber que há diversas vantagens nessa contratação. Além do desempenho das atividades que você viu, uma administradora de condomínios pode transformar a experiência no condomínio e oferecer resultados melhores.

A seguir, entenda quais são os principais benefícios do gerenciamento condominial profissional!

Profissionalismo na gestão

Contratar uma administradora de condomínios significa contar com a experiência e com a capacitação de profissionais especializados nesse mercado. Dessa forma, o gerenciamento condominial passa a ocorrer de forma técnica e especializada.

Na prática, uma atuação mais profissional permite identificar gargalos e oportunidades de melhoria na operação do condomínio. Com o olhar atento e experiente da equipe de uma administradora, fica mais fácil encontrar alternativas para reduzir custos ou evitar problemas no futuro.

O profissionalismo na gestão também é indispensável para o planejamento em longo prazo. Em vez de apenas resolver as questões pontuais e imediatas, torna-se possível pensar no futuro do condomínio para fazer com que ele tenha mais proteção para manter seu funcionamento adequado.

Como consequência, é comum que moradores ou condôminos em geral se sintam mais seguros. Afinal, as principais questões condominiais passam a ser tratadas por especialistas.

Atualização com legislações e exigências do setor

Outro benefício de contratar uma administradora é garantir que o condomínio se mantenha atualizado com as mudanças nas legislações e exigências do setor. Desde normas de segurança a decisões legais que podem interferir na resolução de conflitos, é essencial se manter atualizado nesse sentido.

Um exemplo envolve a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como essa legislação passou a exigir mais atenção e cuidado com as informações pessoais e sensíveis de todos os cidadãos, os condomínios precisam se adaptar para evitar multas. Com o apoio jurídico da administradora, essa tarefa se torna mais fácil.

A empresa também consegue ajudar na adequação ou implementação de regras locais, como mudanças de caráter municipal ou instruções de segurança do Corpo de Bombeiros. Como consequência, há menos riscos de multas e embargos.

Melhoria do ambiente para condôminos

Graças à administração de condomínios profissional, é possível criar um ambiente mais positivo para moradores ou condôminos. Um dos motivos é o funcionamento eficiente dos processos e operações, desde a limpeza e manutenção até a segurança. 

Dependendo do caso, a administradora também pode ajudar o síndico a mediar conflitos ou questões que causem impasses. Eventuais desconfianças sobre a gestão financeira deixam de existir graças à transparência na prestação de contas, por exemplo.

Ainda, os ambientes se tornam mais seguros devido à adoção de todas as regras vigentes e das manutenções frequentes. Como consequência, é natural que as pessoas passem a perceber o condomínio como um local mais agradável, o que contribui com a satisfação de todos.

Economia de tempo e esforço na gestão cotidiana

O fato de o gerenciamento ser feito de modo profissional e experiente gera uma significativa economia de tempo, esforço e outros recursos — em especial, do síndico. Em primeiro lugar, isso ocorre porque a administradora costuma ter uma equipe dedicada, o que favorece a divisão de tarefas.

Além disso, a empresa tende a absorver as atividades mais burocráticas ou complexas. Como consequência, o síndico libera tempo e esforços para outras atividades estratégicas e até relacionadas à convivência.

No geral, uma boa administradora de condomínios tem todas as ferramentas necessárias para executar as rotinas administrativas com eficiência. Como consequência, ocorrem menos erros e há um nível menor de estresse e sobrecarga para o síndico e para os condôminos.

Valorização dos imóveis e do condomínio

Ainda, a contratação de uma administradora profissional se relaciona à valorização dos imóveis e do condomínio no geral. Entre os motivos, estão as mudanças na experiência e na percepção.

Quando o condomínio funciona com eficiência e de modo transparente, a tendência é que os moradores e condôminos fiquem satisfeitos com o local. 

Essas qualidades também aumentam o interesse por parte do mercado imobiliário, o que tende a gerar mais valorização e preços mais altos nas vendas ou locações.

Também vale destacar que o gerenciamento profissional contribui com a realização contínua de melhorias no condomínio. A boa gestão financeira favorece criar um fundo de reserva, que pode ser utilizado para reformas e upgrades — desde a modernização do elevador até a construção de uma quadra, por exemplo.

Essa valorização é especialmente importante por otimizar o investimento de quem tem uma ou mais unidades imobiliárias no condomínio. Logo, os efeitos não são percebidos apenas no dia a dia, mas também em médio e longo prazo.

Critérios para escolher uma administradora de condomínios

Só é possível explorar todas as vantagens de contratar uma administração de condomínios profissional se a empresa for séria e oferecer qualidade. Por isso, o ideal é estabelecer critérios que direcionam a escolha.

Confira como buscar pela administradora ideal para o condomínio!

Defina as prioridades e necessidades principais do condomínio

Encontrar uma administradora de condomínio para cuidar dos interesses do seu local de trabalho ou residência não precisa ser demorado ou impossível. Para direcionar melhor sua busca, o ideal é definir as prioridades e necessidades.

Nesse sentido, vale a pena definir junto aos outros moradores quais são as demandas do condomínio, como a gestão financeira ou administração em relação a obras e manutenção. A partir disso, defina as prioridades para buscar empresas que atendam a esses critérios mais importantes.

Peça referências a amigos e colegas

Conversar com contatos confiáveis é uma maneira de começar a busca por uma administradora de condomínios. Verifique com proprietários, corretores de imóveis, círculo de amigos e familiares, sua rede de investidores imobiliários e empreiteiros.

Fica aqui uma dica de ouro: não aceite recomendações às cegas. Questione o que achar importante para ter a certeza de que é uma boa indicação. Também vale a pena tentar obter mais de três referências e que sejam indicadas por contatos diferentes para ter visões distintas de um mesmo serviço.

Pesquise administradoras online 

O próximo passo é fazer pesquisas online. Verifique as administradoras e saiba mais sobre o serviço ao acessar o site, conferir a descrição da empresa, as redes sociais e comentários sobre os serviços prestados.

Também é interessante avaliar a reputação jurídica da administradora de condomínio escolhida. Ou seja, realizar uma busca sobre sua condição no mercado e como seus clientes a veem como prestadora de serviços.

Essa etapa é importante para dar mais um passo para confirmar a idoneidade da empresa e sua capacidade de fazer um bom gerenciamento. Essa também é uma oportunidade de fazer uma triagem inicial, o que facilita a escolha.

Solicite propostas de administração de condomínios

Também é interessante solicitar proposta para as administradoras para a prestação desse serviço. No oHub, por exemplo, você encontra diversas empresas confiáveis que atuam dessa forma e são verificadas.

Ao fazer um pedido pela plataforma, é possível receber propostas de diferentes empresas de uma só vez. Assim, fica mais fácil avaliar as administradoras que atendem aos critérios necessários para o condomínio.

Além de comparar as propostas, é possível entrar em contato com os negócios que mais chamarem sua atenção. Essa é uma oportunidade para esclarecer dúvidas, entender melhor o gerenciamento e identificar a melhor alternativa.

Compreender os termos do contrato de gerenciamento

Um contrato de gestão é um documento vinculativo entre o condomínio e a administradora. Portanto, certifique-se de entender todos os seus termos antes de assinar. Convém que um advogado examine o acordo para garantir sua proteção.

Lembre-se de que o papel da administradora pode ser abrangente ou restritivo. Quaisquer que sejam os termos, verifique se o contrato corresponde ao que foi discutido durante a entrevista.

Ademais, verifique o cumprimento das leis e os termos de cancelamento. Além disso, é uma boa ideia pedir um exemplo do relatório mensal que você receberá.

Aproveite o momento para esclarecer quaisquer cláusulas que causem dúvidas ou até para adicionar ou mudar os termos. O objetivo é garantir que o contrato seja completo para atender às necessidades do condomínio, certo?

Tome a decisão de maneira coletiva

Antes de assinar o contrato com a administradora de condomínios, é essencial submeter a decisão a uma avaliação coletiva. Por isso, o ideal é convocar uma assembleia extraordinária para que o síndico e os condôminos debatam e façam a escolha mais adequada.

Para garantir transparência no processo, é interessante apresentar mais de uma proposta ou contrato. Quanto mais completo e explicado for o documento, mais fácil é para todos avaliarem as funções que serão executadas e se estão de acordo com as necessidades e expectativas.

Se houver divergências em relação à contratação, o melhor caminho costuma ser fazer uma votação. De acordo com as regras previstas no regimento interno e na convenção condominial, obter a maioria depende de determinada quantidade de votos. O importante é que a decisão seja democrática, até mesmo para evitar problemas futuros.

Acompanhe o desempenho da administradora

Depois da contratação dos serviços de administração de condomínios, é essencial acompanhar os resultados. Geralmente, cabe ao síndico fazer esse monitoramento próximo e contínuo, de acordo com as metas e os indicadores definidos.

Esse acompanhamento é essencial para garantir o cumprimento dos serviços conforme as regras do contrato, por exemplo. Além disso, a etapa ajuda a garantir o alinhamento de expectativas e aumenta as chances de sucesso com o gerenciamento profissional.

Conforme você acompanhou, escolher uma boa administradora de condomínios é essencial para aproveitar os benefícios desse serviço. Na prática, é preciso se preocupar com a reputação, capacidade e condições de prestação de serviços, o que exige análise de propostas e uma decisão condominial coletiva.

Se deseja contratar uma administradora profissional com qualidade e credibilidade que sua empresa merece, o oHub pode ajudar. Faça uma cotação e receba diversas propostas em um só pedido!