O que faz um analista de folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma das atribuições que a administração da empresa deve oferecer atenção especial. Através da relação de funcionários, funções exercidas e salários recebidos, fiscaliza-se o cumprimento regular das obrigações trabalhistas e previdenciárias, evitando assim, eventuais ações na Justiça do Trabalho com condenações que possam desequilibrar os cofres da empresa.

A folha de pagamento possui papel fundamental no cálculo e no controle salarial para organizar a gestão corporativa e trabalhista da companhia. Diante do cenário de importância deste instrumento de gestão, a figura do analista de folha de pagamento se destaca, especialmente para as empresas recém-criadas e para as de menor porte. Nestes formatos o setor de recursos humanos, geralmente, conta com poucos profissionais que exercem suas funções de forma concentrada, possuindo atribuições diversas.

É essencial realizar esta segmentação e descentralização, onde cada funcionário exerça papel específico, compreendendo a atuação do analista de folha de pagamento.

O analista de folha de pagamento é o profissional que gerencia toda a listagem de funcionários da empresa, inserindo as informações sobre a função exercida por cada empregado, o salário que ele recebe, os eventuais adicionais que são devidos, os descontos legais, descontos convencionais, entre outros dados relevantes. Através do trabalho realizado pelo analista de folha de pagamento garante-se o pagamento em dia dos salários e o cumprimento das demais obrigações previstas.

As especificidades da função de analista de folha de pagamento

Para o efetivo auxílio na gestão financeira da empresa, o analista de folha de pagamento, no exercício de suas atribuições, desenvolve atividades de naturezas diversas.

Contabilização e fechamento da folha de pagamento

É o analista de folha de pagamento que, juntamente com outros profissionais da área contábil, procederá com o cálculo dos salários, adicionais, descontos, entre outros valores, a fim de que sejam definidos e efetuados os pagamentos mensais.

O analista irá inserir na folha de pagamento todos os dados referentes a cada empregado, bem como sua remuneração mensal devida. É de extrema importância o registro de todas estas informações porque viabiliza auditorias e fiscalizações posteriores.

Gestão de encargos trabalhistas

O cumprimento de todos os encargos e obrigações trabalhistas previstos em lei, como horas extras, férias, 13° salário, adicional noturno, repouso semanal remunerado, adicionais de insalubridade e periculosidade, passará pelo crivo do analista de folha de pagamento, de forma a controlar estes pagamentos dentro do prazo estabelecido pela legislação trabalhista.

Registro de documentação

Todos documentos que forem referentes ao pagamento dos funcionários, bem como ao cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, também passarão pela análise e registro, pelo analista de folha de pagamento. A auditoria interna desta documentação permite a prevenção corporativa, de forma a corrigir possíveis vícios que possam surgir.

Gerenciar as admissões e demissões

O analista de folha de pagamento também estará encarregado de proceder com a admissão de novos funcionários, acompanhando o processo seletivo, e registrando os dados iniciais para fins de inserção destes novos empregados na folha salarial da companhia.

Nas demissões, o analista irá acompanhar o processo de rescisão contratual, contabilizando o pagamento de todas verbas rescisórias, providenciando, portanto, que seja efetuado dentro do prazo legal.

Cumprimento de obrigações previstas em lei

O analista de folha de pagamento procederá com o recolhimento da Guia da Previdência Social, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, Declaração Anual de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), contribuições sindicais, entre outros recolhimentos.

Confecção de relatórios

O analista de folha de pagamento ficará encarregado de apresentar relatórios da Declaração Anual de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), relatórios de recebimentos, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), além do cumprimento das demais obrigações acessórias, regulamentadas em lei, e que possuam impacto no gerenciamento da folha de pagamento.

Controle de ponto

A fiscalização do controle de ponto também será atribuição do analista de folha de pagamento, visto que para cálculo do salário mensal, conforme os dias trabalhados, deve-se ter acesso ao controle de ponto para obtenção precisa destas informações.

Suporte para atualizações e melhorias

O analista de folha de pagamento, em um trabalho conjunto com toda a equipe de recursos humanos, promove o suporte para que melhorias e atualizações sejam feitas no sistema da empresa de forma a mantê-la competitiva no mercado.

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Qualificação necessária para ser um analista de folha de pagamento

Considerando a importância e a relevância das funções exercidas por um analista de folha de pagamento para as empresas, são necessárias algumas qualificações mínimas para atuar na área.

O profissional necessita ter formação em Administração de Empresas ou Ciências Contábeis; possuir vasto conhecimento a respeito da legislação trabalhista, previdenciária e empresarial; fluência em inglês ou outro idioma estrangeiro; vasto conhecimento técnico em Microsoft Word, Excel, PowerPoint e outros programas e sistemas tecnológicos; habilidade de lidar com pessoas e abertura ao diálogo; e experiência prévia na área de recursos humanos e gestão.

O eSocial e o analista de folha de pagamento

Com a implementação do eSocial na rotina das empresas brasileiras, a atuação do analista de folha de pagamento ganhou um destaque especial, visto que a função exercida por este profissional relaciona-se com as informações de inserção obrigatória deste programa. Portanto, o eSocial facilita o exercício das atribuições do analista de folha de pagamento porque permite que estes dados sejam apresentados de maneira automática, sem burocracias.

O eSocial viabiliza o controle efetivo do cumprimento das obrigações das empresas feito pelos órgãos governamentais. É necessário, ainda, que os sistemas utilizados pelas companhias, para gestão dos funcionários, sejam adaptados ao cadastro destas informações no eSocial, de modo a simplificar todo o processo.

Vale ressaltar que, a partir de 2020, o Governo Federal prevê a substituição do eSocial por dois modelos de sistemas modernizados. Um será gerido pela Receita Federal e o outro pelo Ministério do Trabalho, direcionando as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias de forma mais específica e segmentada.

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