Autenticidade de documentos digitalizados: como garantir a validade jurídica?

A digitalização de documentos já é uma realidade dentro de empresas e outras instituições. A preocupação atual é como garantir a autenticidade de documentos digitalizados. 

Essa preocupação é tamanha que, em 2019, foi criada uma lei que aborda e regulamenta a digitalização de documentos, garantindo a validade do material, desde que esteja de acordo com as normas previstas.

Estamos falando da Lei da Digitalização de Documentos que irá ajudar você e sua empresa a entender como garantir a autenticidade de documentos digitalizados, podendo inclusive, destruir o documento original impresso.

O que diz a lei sobre a autenticidade de documentos digitalizados?

A Lei da Digitalização de Documentos foi criada em 2019 para garantir que documentos digitais tenham o mesmo poder probatório dos documentos físicos. A Lei nº 13.874 prevê que:

“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento”. 

Sobre a validade de documentos digitalizados, o parágrafo 8º da Lei afirma:

“§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).”

Dessa forma, seguindo o que prevê a lei, é necessário que todos os documentos digitalizados utilizem a certificação digital ICP-Brasil, para que seja garantida a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do material. 

Para ter acesso a esse certificado sua empresa precisa:

• escolher uma das Autoridades Certificadoras – ACs da ICP-Brasil;
• solicitar no site da Autoridade Certificadora escolhida a emissão do seu certificado digital de pessoa física ou jurídica. Os dois modelos mais comuns são A1 e A3, com validade de um anos e cinco anos respectivamente, sendo o A1 armazenado no computador e o A3 armazenado em cartão ou token criptográfico (além desses, há os do tipo T e S). 
• agendar o dia e horário de comparecimento presencial na AC escolhida. O contato presencial é necessário para validar os dados, documentos e identidade.  

É possível que na sua cidade mesmo você encontre uma Autoridade Certificadora para realizar o cadastro e emitir o certificado que será usado em seus documentos digitalizados. 

O uso do certificado para a assinatura de documentos é um dos passos para a garantia da autenticidade de documentos digitalizados, mas não o único.

Além da Lei nº 13.874, o decreto 10.278/2020 aborda e descreve a necessária regulamentação para descarte do documento original, físico, e mesmo para a construção de documentos autênticos no ambiente digital.

O objetivo desse decreto é estabelecer as normas para a validade jurídica de documentos digitalizados, definindo padrões que devem ser seguidos para a criação, digitalização e armazenamento dos documentos de origem física (posteriormente digitalizados) ou nativos digitais. 

Ao seguir essas regras, o documento digitalizado passa a produzir os mesmos efeitos jurídicos do documento original (isso é definido pelo Art. 10 do Decreto 10.278/2020), que pode até ser descartado (exceto em casos de documentos históricos).

O texto do decreto reforça a necessidade da assinatura digital padrão ICP-Brasil e define padrões técnicos e de metadados mínimos (nos anexos I e II do Decreto) para a validade jurídica de documentos digitalizados.

A seguir, organizamos o Art. 10 do decreto em questão e as tabelas com os requisitos mínimos para autenticidade de documentos digitalizados, todos retirados do site do Governo Federal, página que trata sobre o decreto 10.278/2020, confira. 

“Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e

II – a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e

b) a conferência do processo de digitalização adotado.”

Sobre os padrões necessários para garantir a autenticidade de documentos digitalizados segue as tabelas do Anexo I e II do decreto. 

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO	RESOLUÇÃOMÍNIMA	COR	TIPOORIGINAL	FORMATODE ARQUIVO*
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Monocromático(preto e branco)	Texto	PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	Texto/imagem	PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores	300 dpi	RGB (colorido)	Texto/imagem	PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	Texto/imagem	PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores	300 dpi	RGB (colorido)	Texto/imagem	PDF/A
Fotografias e cartazes	300 dpi	RGB (colorido)	Imagem	PNG
Plantas e mapas	600 dpi	Monocromático(preto e branco)	Texto/imagem	PNG

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

Metadados	Definição
Assunto	Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome)	Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local da digitalização	Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Identificador do documento digital	Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela digitalização	Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização
Título	Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:formal: designação registrada no documento;•atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.
Tipo documental	Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Hash (chekcsum) da imagem	Algoritmo que mapeia uma sequência de bits(de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

Por último, mas não menos importante, a autenticação de documentos por meio eletrônico já é um novo serviço disponibilizado pelos cartórios brasileiros. Agora é possível fazer a certificação de cópias de forma online pelo site e-Notariado.

Como fazer a digitalização de documentos?

A contratação de empresas de digitalização de documentos vai garantir a qualidade, segurança e a validade jurídica de documentos digitalizados da sua empresa.

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