O que é BPO contábil? Qual é a importância para sua empresa?

Cada vez mais empresas buscam formas de otimizar a realização das atividades internas e, como tal, uma alternativa em constante crescimento é o serviço de terceirização. Aliás, o Business Process Outsourcing, um ramo que tem previsão de crescer 8,50% até 2029, abrange nichos como o BPO contábil, fiscal, de recursos humanos e outros. 

Para exemplificar, o BPO contábil é a terceirização dos serviços da área de contabilidade de um negócio que escolhe contratar uma empresa externa para cuidar e atualizar tudo que diz respeito a esse setor.

Continue lendo nosso artigo exclusivo oHub e entenda o que é o BPO contábil, os principais serviços, as vantagens da terceirização contábil e como contratar um fornecedor qualificado.

O que é BPO contábil e qual sua importância?

O BPO contábil é um tipo de serviço no qual um prestador terceirizado assume a organização e o gerenciamento das atividades de contabilidade. Essa área tem um grande impacto no funcionamento das empresas, mas não costuma ser uma das atividades principais.

Por isso, muitas companhias escolhem terceirizar esse processo, tanto para ganhar tempo, produtividade e reduzir custos, quanto para garantir o cumprimento correto das obrigações nessa área.

O BPO contábil é um dos tipos de processos que podem ser delegados para uma empresa terceirizada. Neste sentido, vale dizer que existem vários tipos de BPO, como:

• BPO financeiro administrativo; 
• BPO folha de pagamento;
• BPO de TI;
• BPO de documentos; 
• BPO de RH; 
• entre outros.

Com um especialista à frente dessas áreas, a empresa garante que vai cumprir as principais exigências das leis (impostos, taxas, pagamentos etc.) e evitar problemas futuros, além de economizar.

Além disso, a contratação do BPO contábil e fiscal tira do escopo de trabalho atividades que gastariam muito tempo de entendimento, execução e revisão, por exemplo. 

Serviços de contabilidade BPO 

Tão importante quanto saber a definição é entender o que é um serviço de BPO em escritório contábil. Algumas rotinas da área de contabilidade são bastante burocráticas e exigem conhecimento técnico e legal, os quais um leigo não costuma ter domínio.

Aqui, mais do que a importância do BPO contábil em si, é possível perceber o quanto é indispensável ter uma equipe bem qualificada. 

Alguns dos serviços realizados pelas empresas de BPO contábil estão listados adiante. Confira!

Organização do balanço patrimonial 

O balanço patrimonial é um documento que descreve os ativos (o que a empresa possui), os passivos ( as obrigações financeiras) e o patrimônio líquido (o que sobra da diferença entre passivos e ativos). 

No BPO contábil, sua empresa terá profissionais especializados para elaborar o documento, garantindo que as informações corretas sejam descritas.

Controle do pagamento de impostos

Um dos principais problemas que o BPO contábil te livra é não perder a data de pagamento dos impostos, assim como o período para a emissão das guias.

Deixar essas datas passarem dá um trabalho extra e pode ocasionar multas. E, quando outras funções principais tomam seu tempo, é normal não conseguir acompanhar o prazo de tudo. Aí o BPO de contabilidade se mostra útil!

Cumprimento das obrigações fiscais

Cada setor de negócio tem suas obrigações fiscais, tanto para manter o negócio aberto e regularizado, quanto para garantir os direitos dos funcionários com carteira assinada.

Essa tarefa também deve ser cumprida à risca, pois pode causar multas e processos por parte dos colaboradores.

Emissão da folha de pagamento

Uma das maiores despesas mensais de uma empresa é com o pagamento dos funcionários. Terceirizar a folha de pagamento é outra vantagem que demonstra a importância do BPO contábil.

A empresa terceirizada fica responsável por organizar e emitir as guias de cada funcionário para comprovar o pagamento de todos os encargos e do salário de cada mês. 

Elaboração de relatório contábeis

O BPO contábil também organiza os relatórios de contabilidade para fazer repasses periódicos do cumprimento de todas as obrigações necessárias.

A equipe confere todos os processos realizados, os concluídos e os que ainda estão em aberto, mantendo o setor organizado. 

Renovação de documentos e autorizações

Há alvarás e certidões das empresas que demandam renovação e o BPO contábil também organiza os prazos para solicitar no prazo correto. 

Agora que você entende um pouco mais sobre o que é BPO contábil, é preciso falar sobre como funciona a implementação desse modelo de negócio na sua empresa.

Como funciona a terceirização contábil?

De modo geral, o BPO de contabilidade funciona via contratação de uma parceria especializada na área, que ficará responsável por executar as atividades e cumprir os prazos determinados pela lei para o cumprimento das obrigações contábeis. 

Essa parceria fornece pessoal qualificado e, se necessário, os insumos indispensáveis à execução das tarefas.

Contudo, para que você tenha certeza de contratar uma empresa de terceirização contábil de qualidade, é preciso respeitar algumas etapas e entender as necessidades da sua empresa. 

Desta forma, terá a certeza de que o BPO contábil e fiscal estará, mais do que cumprindo suas atribuições, permitindo que você desfrute de todas as vantagens que essa estratégia oferece. 

Portanto, lembre-se de seguir as etapas a seguir para ir além de saber o que é o BPO contábil e, finalmente, implementá-lo com sucesso na sua empresa.

Mapeamento dos processos

O primeiro passo pode parecer óbvio, mas é essencial. Com base nas informações coletadas nesta etapa, você conseguirá definir todas as atividades transmitidas à empresa de BPO contábil e fiscal nessa nova parceria. Para isso, pode ser interessante utilizar uma ferramenta de mapeamento, como o fluxograma.

Defina uma empresa parceira

Uma vez entendidas as suas necessidades, você já pode começar a pesquisar por empresas que sejam capazes de supri-las de acordo com o que você precisa. Realize buscas na internet e, se possível, converse com outros gestores que possam te esclarecer sobre os detalhes dessa parceria.

Defina os serviços a serem prestados

Depois de selecionar a empresa de BPO de contabilidade que mais faz sentido para sua gestão, é hora de definir, em contrato, quais serão os serviços prestados, quantas pessoas estarão empenhadas para executar as funções, quais ferramentas e insumos serão necessários e outros detalhes.

Preparação da equipe

A equipe é tão importante para o crescimento da empresa quanto o modelo de gestão do BPO contábil e fiscal. Por isso, realize treinamentos e tenha certeza de capacitar os colaboradores para que os processos fluam sem gargalos.

Monitoramento e avaliação

Uma vez iniciados os trabalhos de BPO contábil, é vital manter a rotina de monitoramento e avaliação das métricas de sucesso do seu negócio. Assim, mais do que saber se a parceria está dando certo, você consegue identificar e corrigir eventuais falhas, otimizar processos etc. 

Após a execução desses passos, seu objetivo, como gestor, será cuidar do core business do negócio, pois, com certeza, a equipe de BPO de contabilidade estará atenta aos detalhes do setor em todos os aspectos. 

Quais as vantagens de contratar um BPO contábil para sua empresa?

Assim como saber o que é o serviço de BPO em escritório contábil, contratar um fornecedor qualificado traz muitas vantagens para o negócio, dando tranquilidade para a equipe se dedicar 100% às tarefas que são o core business da sua empresa.

Confira algumas vantagens imediatas na contabilidade com o BPO!

• Profissionais atualizados trabalhando no negócio: legislações, prazos e processos mudam de tempos em tempos. Logo, contar com uma equipe focada em se manter atualizada garante que seu negócio esteja sempre em dia.
• Redução de custos: investimento em equipe, contratação de softwares e infraestrutura são caros e, com o BPO contábil, a empresa tem acesso a um fornecedor que oferece toda a estrutura necessária com um investimento menor.
• Processos seguros e consistentes: as empresas que fazem a terceirização de áreas importantes criam processos consistentes e conhecem as soluções mais seguras para aplicar nos negócios.
• Aperfeiçoamento da área contábil: com um time atualizado, os processos do seu departamento contábil nunca vão ficar obsoletos, pois é parte do objetivo da empresa manter seus processos atualizados.

Como contratar as melhores empresas de BPO contábil?

Escolher o fornecedor certo para sua empresa vai exigir bastante dedicação na pesquisa. É importante checar informações básicas, como a opinião de outros clientes e se o endereço e os telefones de contato existem.

Mais do que saber o que é serviço de BPO em escritório contábil, é essencial que você conheça a integridade e seriedade da empresa que será sua parceira – especialmente em um setor tão importante.

Para isso, quanto mais informações sólidas a respeito da empresa de BPO contábil você reunir, melhor: onde fica a sede, qual o nível de especialização dos prestadores, quem é a pessoa à frente da empresa, quais os tipos de serviços prestados e outras questões sempre devem ser feitas para evitar surpresas desagradáveis.

Além disso, é importante verificar se a empresa atende ao escopo de trabalho que você necessita. Por ser uma área ampla, com inúmeras atribuições, pode ser que determinada empresa de BPO contábil e fiscal seja melhor para sua necessidade do que outra.

Esse tipo de pesquisa pode ser complexa, mas é indispensável. Afinal, você quer ter a garantia de que sua nova parceria seja idônea e capaz de suprir suas necessidades e evitar problemas com a justiça, não é?!

Mas onde pesquisar todas essas informações, não é mesmo?

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Esperamos ter ajudado a esclarecer como funciona o BPO contábil. Em caso de dúvidas, deixe em nossos comentários!