Organizar Arquivos

Imagine que sua empresa perca todos os dados em questão de minutos. Um simples erro no sistema e tudo que sua equipe construiu — relatórios, informações de clientes, resultados financeiros — desaparece. Neste caso, entender os tipos de backup e escolher o mais adequado pode salvar seu negócio de um grande desastre. A perda de dados não só causa frustração, …

Desde 2012, quando surgiu a primeira lei de digitalização de documentos, passou a existir uma regulamentação para a prática de elaborar e armazenar documentos, sejam eles de âmbito público ou privado. Desde então, por meio de atualizações legais, mais modernas e pontuais, novos textos foram publicados para abarcar as novas situações existentes. A última atualização foi a Resolução n.º 54, …

A segurança de uma empresa é, com certeza, uma das principais preocupações de qualquer gestor atualmente. Isso significa não apenas focar na proteção patrimonial dos seus negócios, mas também, na proteção das informações sensíveis relacionadas às suas atividades, seus colaboradores, seu financeiro. .  Neste sentido, contratar uma empresa de digitalização de documentos tem sido uma forte aliada de empresas de …

A digitalização de documentos já é uma realidade dentro de empresas e outras instituições. A preocupação atual é como garantir a autenticidade de documentos digitalizados.  Essa preocupação é tamanha que, em 2019, foi criada uma lei que aborda e regulamenta a digitalização de documentos, garantindo a validade do material, desde que esteja de acordo com as normas previstas. Estamos falando …

Saber como organizar contratos é uma estratégia fundamental para manter a produtividade e o crescimento de uma empresa. Porém, infelizmente, essa prática ainda não faz parte do dia a dia de grande parte das organizações.  Um dos motivos para isso é o desconhecimento dos gestores sobre os prejuízos que uma má gestão de documentos pode causar. Como os efeitos desse …

Se você é empresário e não quer colocar a reputação de sua empresa em jogo, deve contar com um sistema de gerenciamento de documentos. Afinal, ter essa ferramenta em seu dia a dia evita que seu negócio corra riscos desnecessários, como o de perder dados ou o de ter informações confidenciais vazadas.  Ao limitar o acesso dos usuários às informações, …

A contratação de empresas de gestão de documentos vai auxiliar sua empresa (e todos os setores) a organizar de maneira segura e eficiente, todos os documentos que a organização produz, diariamente. Entre eles: contratos; propostas; material de marketing documentos de funcionários; relatórios de avaliação; documentos de gestão de pessoas; arquivos financeiros; manuais de treinamento, etc. Todos esses itens que listamos …

Entre as etapas fundamentais para a organização de arquivos digitais de uma empresa estão: Defina um ÚNICO local onde os arquivos devem ser salvos Crie regras de organização Crie o arquivo na pasta de destino Crie subpastas Nomeie os arquivos corretamente Faça backup dos seus arquivos regularmente Conte com a ajuda de um profissional O volume de arquivos digitais produzidos …

Lidar com a organização de arquivo morto é uma parte importante da gestão de uma empresa. Se você não organizar a papelada, será quase impossível fazer as coisas na sua empresa. Não é incomum que um pequeno escritório fique atolado com lixo eletrônico, panfletos, papel que não é mais necessário, documentos fiscais importantes e recibos de compras. Isso acontece porque …

Ninguém gosta de lidar com uma montanha de papéis. Isso é especialmente verdade quando você é dono de um negócio e há centenas de outras coisas para fazer. Por isso, empresas que utilizam GED (gerenciamento eletrônico de documentos) saem na frente. É provável que o gerenciamento de documentos seja a menor das suas preocupações. Mas se isso não for feito …