Checklist para um evento corporativo

Cada vez mais empresas percebem a grande oportunidade de marketing proporcionada por um evento corporativo. Mas, para que a imagem passada pela instituição seja tão positiva quanto a esperada, é preciso programar muito bem a ocasião. Seja uma festa de lançamento, um workshop para profissionais da área ou uma confraternização com os clientes, é importante lembrar que um dos grandes segredos para o sucesso do evento é poder contar com bons fornecedores!

Também é essencial ter em mãos, durante o planejamento, uma checklist do que deve ser contratado para que não falte nada no dia marcado. Para ajudar, reunimos aqui alguns dos fornecedores que costumam constar nesta lista, confira!

Evento corporativo: checklist de fornecedores 

Escolha o local do evento 

O primeiro item da lista deve ser a escolha do local em que o evento será realizado. Essa decisão depende do tipo de encontro que está sendo programado: uma conferência, por exemplo, pode ser feita no auditório da própria empresa. Já uma festa, pode ser realizada no pátio ou em um hotel. Leve em consideração: o tamanho necessário e a localização. Depois de decidido o local, avalie o espaço e inclua na lista a locação dos equipamentos que faltarem – luzes e mesa de som, por exemplo. 

Decoração e iluminação

Considere terceirizar o serviço de decoração: faça orçamentos com diferentes empresas especializadas no assunto e escolha aquela que oferecer o melhor custo-benefício. É preciso lembrar que o aspecto do ambiente têm grande impacto na impressão passada pelo evento e, consequentemente, na imagem da empresa.

Outro ponto importante na checklist do evento corporativo é a empresa que será responsável pela iluminação. Não adianta investir na decoração do ambiente se as luzes deixarem a desejar, não é mesmo? Para garantir um trabalho bem feito, pesquise entre os fornecedores disponíveis e escolha aquele que apresentar um orçamento justo, além de boas referências de serviços anteriores.  

Pense bem na Alimentação

É claro que você espera que os participantes saiam do evento falando bem da confraternização organizada pela empresa, certo? Por isso mesmo, é essencial lembrar que a comida servida tem grande impacto na opinião dos convidados do evento. Lembre de incluir na checklist a contratação de um bom buffet.

Outro fornecedor que deve estar presente na lista de serviços a serem contratados: a empresa responsável pelas bebidas servidas. Especialmente se o evento em questão for uma festa ou o lançamento de um novo produto ou campanha publicitária: as bebidas devem ser servidas na temperatura ideal! Já em palestras e workshops, lembre de incluir na sua lista fornecedores de café e de água, itens indispensáveis para garantir o conforto dos participantes.

Reserve os hotéis 

Se o evento contar com um grande número de participantes de outras cidades ou estados, pode ser uma boa ideia entrar em contato com hotéis próximos ao local em que a cerimônia será realizada para fazer parcerias e checar a disponibilidade de quartos na data em questão. Se for esse o caso do evento, não esqueça de incluir este item na lista.

Contrate a equipe de apoio

Não esqueça da equipe que trabalhará no dia! Eventos grandes devem contar com um grupo de seguranças, que mantenham o acesso à confraternização fechado aos convidados e estejam preparados para lidar com situações adversas. Inclua na lista alguns recepcionistas, que ajudam a transmitir uma imagem de organização e elegância ao evento.

Em alguns casos, pode ser interessante contratar garçons, especialmente em eventos menores, que contam com a participação de clientes. Não esqueça de colocar alguns manobristas em sua checklist: assim como os recepcionistas, eles ajudam a passar uma imagem de organização.  

Transporte

Em alguns eventos corporativos, pode ser necessário contratar serviços de transporte. Nesses casos, lembre de avaliar, além dos orçamentos apresentados, qual é a empresa que oferece maior segurança, pontualidade e profissionais com mais experiência.

Brindes

Por fim, não esqueça de incluir na checklist os fornecedores responsáveis pela confecção de brindes personalizados! Em workshops e palestras, lembre de incluir também fornecedores de pastinhas, canetas e outros materiais que possam ser necessários durante as atividades programadas.

Você já tem alguma experiência com este tipo de contratação? Conte para gente nos comentários! E se está procurando bons fornecedores, que ofereçam um bom custo-benefício para o evento corporativo, confira nossa página e tenha acesso à orçamentos de diversas empresas!