Como administrar um condomínio de médio ou grande porte

A função de administrar um condomínio não é a mais disputada por quem mora em prédio, especialmente os de médio e grande porte. Quanto mais unidades, mais complexa é a gestão de condomínio. Porém, quem encara a tarefa de ser síndico pode ter muitos benefícios e conseguir manter o trabalho nos trilhos. Então, se você está considerando essa função, continue lendo e aprenda como administrar um condomínio.

Administração de condomínios médio/grande porte: como funciona

A administração de condomínios lida com a maioria das questões relacionadas às unidades e os edifícios. Desde mediar situações até lidar com manutenção, serviços de limpeza, os síndicos mantêm as atividades diárias funcionando sem problemas.

Uma gestão de condomínio eficaz mantém toda estrutura em ordem 24h por dia, durante os sete dias da semana.

Confira no tópico a seguir sete dicas e truques de como administrar um condomínio de médio-grande porte que vão ajudar a amenizar vários problemas e situações.

Como administrar um condomínio: 7 dicas

1. Defina protocolos e políticas para ter uma gestão consistente

Todo condomínio, especialmente os de médio/grande porte, pela quantidade de moradores, deve ter políticas e protocolos definidos para eliminar falhas de comunicação e possíveis problemas com os inquilinos.

Ter uma base na qual se apoiar torna o trabalho de administrar um condomínio mais fácil e objetivo.

Todas as regras sobre o funcionamento do condomínio devem ser feitas por escrito e registradas. E mais importante: ser repassada sempre que um novo morador se mudar.

Da mesma forma, é essencial que os síndicos tenham protocolos em vigor para diferentes situações. Se um inquilino violar a política de estacionamento, cabe ao síndico seguir o protocolo, como emitir um aviso ou rebocar o veículo, por exemplo.

2. Mantenha os livros atualizados ou contrate um contador

Outro ponto sobre como administrar um condomínio é que é essencial manter registros financeiros organizados sobre despesas em relação às estruturas comuns, como manutenção, folha de pagamento de funcionários, serviços de portaria, etc.

Como responsável pela gestão do condomínio, o síndico precisa saber quanto de dinheiro está entrando e quanto está saindo.

Se as outras funções de administrar um condomínio não permitirem tempo suficiente para fazer a contabilidade, considere contratar um contador qualificado.

3. Não há problema em terceirizar

Administrar um condomínio de médio ou grande porte exige serviços em uma escala maior e delegar funções estratégicas faz parte de uma gestão de condomínio eficiente.

Às vezes, é simplesmente um bom negócio terceirizar — como contratar um contador quando você está se afogando na papelada financeira.

Certos reparos também devem ser feitos por fornecedores especializados. Os carpetes dos halls de entrada dos prédios, por exemplo, podem ficar sujos frequentemente por animais de estimação, então contrate um serviço de limpeza profissional.

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4. Programe e faça inspeções de rotina para reduzir o risco de problemas

Inspeções regulares podem ajudar a reduzir o risco de possíveis problemas dentro e fora do condomínio e de suas unidades. Os itens a serem inspecionados com regularidade incluem, entre outros:

• Todos os alarmes de fumaça/incêndio;
• Acesso a porta de incêndio/emergência;
• Sistemas de climatização;
• Telhado;
• Decks;
• Janelas (verificar se há rachaduras e problemas com selantes).

Em condomínios grandes, esses detalhes podem não ser vistos a tempo, caso não exista essa inspeção frequente.

Entre as tarefas de administrar um condomínio, inclua a criação de um cronograma para se lembrar da frequência de checagem de cada item.

5. Mantenha um estoque de materiais

Nos condomínios grandes, coisas corriqueiras geram demandas maiores por causa do número de unidades e pessoas circulando todos os dias.

Por isso, tenha sempre cópias extras de documentos e permissões que precisam de registro físico como como permissões de estacionamento, ordens de mudança, etc.

Um síndico eficiente também mantém listas de itens para necessidades de manutenção no local, material de escritório e itens essenciais de emergência.

Manter o condomínio bem abastecido com as ferramentas de gerenciamento necessárias ajuda o dia a ficar mais tranquilo e pode reduzir aborrecimentos e dores de cabeça.

6. Tente resolver disputas primeiro, sem advogados

Muitas situações com um inquilino podem ser resolvidas com uma reunião informal para a resolução do problema. Siga todos os protocolos e normas do condomínio antes de ameaçar despejo ou chamar um advogado.

Em muitos casos, o problema pode ser resolvido informalmente. Os problemas mais comuns incluem violações de ruídos, pagamentos atrasados da taxa de condomínio e impossibilidade de a gerência entrar no apartamento para realizar reparos.

7. Estabeleça um horário para trabalho

Pode parecer a mais simples de todas as dicas de como administrar um condomínio, mas é importante que os moradores saibam quando a equipe de gestão do condomínio está disponível para situações não emergenciais.

O horário comercial estabelecido permite que os condôminos entrem em contato com o síndico facilmente quando uma manutenção é necessária, em vez de adiar e permitir que o problema em sua unidade se agrave, o que pode levar a reparos dispendiosos.

Um horário regular de expediente também facilita a entrada de possíveis inquilinos e informações sobre a disponibilidade de aluguel.

Quando você precisar de ajuda com serviços de zeladoria ou de limpeza profissional ter um horário de trabalho definido ajuda tanto no contato quanto no retorno dos fornecedores.

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