Como administrar o dinheiro de uma pequena empresa: noções básicas de gerenciamento

Ser pago e saber como administrar o dinheiro de uma pequena empresa pode ser um negócio complicado, porque, além dos clientes, o fluxo de caixa e o gerenciamento de suas contas são o que mantém o seu negócio funcionando.

Consequentemente, receber o pagamento integral e pontual, bem como compreender a administração do dinheiro, deve se tornar uma prioridade, mesmo que você opte por contratar um contador para gerenciar os livros.

Você ainda precisará se familiarizar com os princípios e atividades básicas de contabilidade e gestão financeira para pequenas empresas, como entender o crédito, ler extratos bancários e formulários de impostos e compreender as contas a receber e a pagar.

Você também deve considerar cuidadosamente as opções de pagamento de compra que oferece aos clientes, incluindo dinheiro, cheques, cartões de débito, cartões de crédito e opções de pagamento online.

Muita coisa, não é mesmo? Vamos explicar cada item passo a passo para que administrar o dinheiro de uma pequena empresa e fazer do controle financeiro uma tarefa mais fácil.

Como administrar o dinheiro de uma pequena empresa

1) Abrindo uma conta bancária

Depois de escolher um nome e registrar sua empresa, você precisará abrir uma conta bancária comercial para administrar o dinheiro de uma pequena empresa.

Configurar uma conta bancária comercial é fácil. Comece selecionando o banco com o qual deseja trabalhar – pense em pequenas empresas – e ligue para agendar um horário para abrir uma conta. Não há muito mais o que fazer do que isso.

No entanto, quando você for, certifique-se de levar a identificação pessoal, bem como os documentos de registro de nome comercial e a licença comercial, porque eles geralmente são necessários para abrir uma conta bancária comercial.

O próximo passo será depositar fundos em sua nova conta (até mesmo R$ 100 está ok). Se o seu crédito for sólido, peça também ao banco para anexar uma linha de crédito à sua conta, o que pode ser muito útil ao fazer compras para a empresa ou durante períodos de vendas lentos para cobrir despesas gerais até o aumento dos negócios.

Não se esqueça também de perguntar sobre um cartão de crédito, uma conta de débito e outros serviços para pequenas empresas.

2) Escrituração contábil

Quando chega a hora de criar seus livros financeiros, você tem duas opções: fazer você mesmo ou contratar um contador. Você pode querer fazer as duas coisas, mantendo seus próprios livros e contratando um contador para preparar demonstrações financeiras e formulários fiscais.

Se você optar por manter seus próprios livros, invista em softwares de contabilidade, como Quickbooks, porque eles são fáceis de usar e tornam a contabilidade quase agradável.

A maioria dos programas de software de contabilidade permite que você crie faturas, acompanhe saldos de contas bancárias e informações da conta de comercial, além de acompanhar as contas a pagar e receber.

Se você não tiver certeza sobre suas habilidades de escrituração contábil mesmo com o auxílio de um software contábil, poderá contratar um contabilista para fazer seus livros mensalmente e um revisor oficial de contas para auditar os livros trimestralmente e preparar declarações de negócios e impostos.

3) Aceitando dinheiro, cheques e cartões de débito

No ambiente de negócios super competitivo de hoje, você deve fornecer aos clientes várias formas de pagamento, incluindo dinheiro, cartão de débito, cartão de crédito e dinheiro eletrônico.

Há um custo para fornecer essas opções de pagamento – taxas de conta, taxas de transação, aluguel de equipamento e taxas de comerciais com base em uma porcentagem do valor total de vendas. Mas essas despesas devem ser vistas como um custo de fazer negócios no século XXI.

Você pode, no entanto, reduzir as taxas comprando o melhor serviço com os melhores preços. Nem todos os bancos, contas de comerciais e serviços de processamento de pagamentos são os mesmos, e as taxas variam muito.

Você também pode verificar com associações de pequenas empresas, como a câmara de comércio, se elas oferecem descontos para membros. Não é incomum economizar até 2% em taxas de comerciante para ter um cartão de crédito.

Lembre-se de que os consumidores esperam escolhas quando chega a hora de pagar por suas compras e, se você optar por não fornecer essas opções, espere menos vendas.

4) Abrindo uma conta de comercial de cartão de crédito

Muitos consumidores substituíram o papel-moeda em favor do plástico para comprar bens e serviços. Na verdade, dar aos seus clientes a opção de pagar por compras com cartão de crédito é muitas vezes crucial para o sucesso.

Isto é especialmente verdade se você planeja fazer negócios online, porque os cartões de crédito e dinheiro eletrônico são usados ​​para concluir quase todas as vendas e transações financeiras da web.

Para oferecer aos clientes opções de pagamento por cartão de crédito, você precisará abrir uma conta de comercial de cartão de crédito. Comece visitando seu banco ou cooperativa de crédito para saber como abrir uma conta.

Desde que seu crédito seja bom, você terá poucos obstáculos. Se seu crédito for ruim, você pode ter dificuldades em abrir uma conta de comercial ou ter que fornecer um depósito de segurança substancial.

Se você ainda não obtiver êxito, a próxima melhor opção é abrir uma conta com um provedor de serviços de pagamento online, o que será discutido na próxima seção.

5) Serviços de pagamento online

Os serviços de pagamento online permitem que pessoas e empresas troquem moeda eletronicamente pela internet. Esses serviços são muito populares entre os consumidores e comerciantes.

O PayPal, por exemplo, é um dos serviços de pagamento online mais populares, com mais de 40 milhões de membros em 45 países, oferecendo serviços de contas pessoais e empresariais.

Os dois tipos de contas permitem que os fundos sejam transferidos eletronicamente entre os membros, mas somente a conta comercial permite que os comerciantes aceitem pagamentos com cartão de crédito para bens e serviços.

As vantagens dos serviços de pagamento online são que eles são rápidos, fáceis e baratos de abrir, independentemente de sua classificação de crédito ou volumes de vendas previstos, e você pode receber pagamento de qualquer cliente com uma conta de e-mail.

Você pode ter os fundos depositados diretamente em sua conta, ter um cheque emitido e enviado por correio, ou deixar fundos em sua conta para usar seu cartão de débito.

A única desvantagem real é que a maioria dos serviços redireciona seus clientes para o site deles para concluir a transação. Isso pode confundir pessoas que, em alguns casos, abandonarão a compra.

No entanto, as vantagens dos serviços de pagamento online superam as desvantagens e ajudam a organizar o financeiro de uma empresa, concentrando os dados das compras em um lugar só.

Todas as dicas acima podem ajudam a administrar o dinheiro de uma pequena empresa, pois são formas de receber e acompanhar seus ganhos, sem se perder em “n” burocracias.

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