Como arquivar documentos de funcionários: 4 passos descomplicados

Ao organizar um sistema de como arquivar documentos de funcionários considere as seguintes etapas:

1. Use a tecnologia a seu favor e armazene os documentos em nuvem
2. Crie pastas para diferentes assuntos
3. Organize arquivos por data
4. Padronize o arquivamento de documentos

Um dos grupos de documentos mais importantes de qualquer empresa são os documentos dos funcionários. 

É preciso que você tenha todos os documentos importantes relacionados a cada funcionário em um só lugar e com fácil acesso.

Aprender como arquivar documentos de funcionários vai garantir que sua organização cumpra os deveres e obrigações que tem para com seus colaboradores e com a Lei. Evitando:

• multas;
• processos trabalhistas;
• outros riscos administrativos.

Alguns cuidados são importantes, como o sigilo da documentação, por isso é fundamental dominar algumas técnicas para ter sempre a documentação da empresa em dia.

Ao longo deste artigo vamos apresentar:

• como arquivar documentos de funcionários;
• quais documentos arquivar.

Vale a pena continuar a sua leitura!

Como arquivar documentos de funcionários? Passo a passo

Aprender como arquivar documentos do departamento pessoal é fundamental para que a empresa se organize para realizar o cumprimento de suas obrigações trabalhistas.

Documentos mau organizados podem gerar erros como a não identificação da necessidade de pagamento de algum imposto.

Também é fundamental para que a empresa tenha como comprovar que realizou pagamentos e esteve em dia com os direitos de seus funcionários.

Além disso, perder o documento de um colaborador é algo muito sério que pode comprometer o futuro dele e da empresa.

Então, como arquivar documentos do departamento pessoal? A seguir, separamos dicas práticas e importantes.

1. Use a tecnologia a seu favor e armazene os documentos em nuvem

Alguns documentos precisam ser armazenados fisicamente. Geralmente, essa documentação fica com o contador, no escritório que sua empresa contratar para te assessorar.

Outros documentos físicos também ficam na empresa. Nesses casos separe uma gaveta ou um armário (tudo depende do volume de colaboradores e de documentos) com chave e organize uma pasta para cada funcionário.

Atualize essas pastas conforme for necessário e mantenha esse ambiente em segurança.

Entretanto, atualmente, é indicamos que você mantenha uma cópia desses documentos em sistemas de armazenamento em nuvem.

Digitalize os arquivos e siga uma rotina de organização de arquivos digitais. Não sabe o que é isso? Acesse nosso artigo; “Organização de arquivos digitais: 7 dicas sobre como implementar na sua empresa”.

Muitos desses documentos são confidenciais, por isso, crie uma pasta que apenas pessoas autorizadas podem acessar.

Use uma solução de cloud computing mas não se esqueça de investir em um dos tipos de backup disponíveis no mercado. Assim você garante a segurança que precisa.

Essa dica não vale apenas para documentos de funcionários, mas para toda a gestão de documentos digitais.

2. Crie pastas para diferentes assuntos

Nem só de impostos e folhas de pagamento é composta a documentação dos colaboradores da empresa, por isso, crie pastas (físicas e virtuais) separadas por assunto como:

• avaliações de desempenho;
• repasses e feedbacks;
• ajustes salariais;
• novos benefícios.

Não jogue nada fora! Aprenda como arquivar documentos de funcionários.

3. Organize arquivos por data

Para facilitar a localização de itens, arquive os documentos em ordem cronológica.

Adicione cada novo documento item à medida que ele surja.

No caso de documentos digitais você pode optar por criar subpastas – com novas informações de contratação e avaliações de desempenho – para cada funcionário e organizar os documentos cronologicamente dentro de cada um.

4. Padronize o arquivamento de documentos

Todos os documentos da empresa devem ser organizados seguindo um padrão.

Se você criou uma pasta para cada colaborador e armazena tudo sobre ele ali, faça isso com todos.

Caso tenha criado pastas de acordo com o tema como, por exemplo, pastas para folhas de pagamentos e para avaliações de desempenho, mantenha o mesmo padrão para todos os funcionários.

Essa é a única forma de como organizar arquivos de uma empresa de maneira eficiente.

Quais documentos arquivar?

Como já explicamos, é uma boa ideia buscar formas de como arquivar documentos do departamento pessoal, que envolva todo o histórico do colaborador.

Entre essa “papelada” estão documentos como:

• registros de pagamento de encargos e salários;
• avisos disciplinares;
• pagamento de comissões e demais benefícios;
• promoções;
• planos de carreira;
• avaliações de desempenho e muito mais.

Toda essa documentação é necessária para:

• que o empregador possa ter uma visão precisa do histórico de um funcionário;
• apoiar decisões de negócio;
• proteger a empresa em uma ação judicial;
• comprovar que a empresa cumpriu seus deveres com o colaborador.

[Bônus] Conte com o apoio de um profissional

Antes de encerrarmos esse guia com dicas sobre como arquivar documentos de funcionários, não podemos deixar de relembrar como uma política de gestão de documentos pode ser importante para tirar sua empresa de situações como ações trabalhistas e outros problemas.

Além disso, é relevante para manter um histórico dos colaboradores, para casos especiais de necessidade de acesso.

Com tamanha importância dentro da gestão de uma empresa, a gestão de documentos pode exigir a contratação de uma empresa especializada. Na verdade, essa pode ser a solução que você precisava.

Uma dificuldade comum das organizações, por exemplo, é entender como arquivar documentos de funcionários digitalmente. Você pode contratar um fornecedor para realizar o serviço de Gestão Eletrônica de Documentos e resolver esse e outros problemas.

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