Como arquivar as notas fiscais da empresa?

Aprender como arquivar as notas fiscais da empresa é crucial para qualquer negócio. A emissão deste documento é o comprovante legal de que uma transação comercial foi feita e é importante para declarações de impostos. Assim, organizar os arquivos de uma empresa é um processo necessário para ter todas as notas fiscais acessíveis facilmente.

O conceito de escritório sem papel é ótimo, mas a realidade é que muitas pequenas empresas ainda precisam armazenar documentos em papel. Com isso, a organização de arquivos acaba sendo mista, ou seja, parte fica impressa e outra parte digitalizada.

Mas isso não precisa ser um problema se no momento é a sua realidade. O princípio básico da gestão de documentos digitais ou físicos é ter parâmetros claros de organização que se aplicam para ambos os casos.

Pronto para aprender como arquivar suas notas fiscais de uma maneira organizada, eficiente e fácil de acessar? Continue lendo!

Como arquivar notas fiscais em 5 etapas

Para colocar você e sua empresa no caminho certo, siga estas cinco etapas para garantir que os documentos fiquem facilmente acessíveis e identificáveis:

1. Avalie os hábitos pessoais e de escritório

Pense em quais funcionários precisam acessar as notas fiscais com frequência, onde trabalham e o que fará mais sentido com base em suas estações de trabalho.

Se você é a pessoa que mais precisa do acesso aos documentos, pense em como você usa sua estação de trabalho.

Se um suporte de arquivos à sua direita instintivamente faz sentido, provavelmente é um bom ponto de partida. Se for outra pessoa, peça a opinião dela – o que funciona para uma pessoa nem sempre funcionará para outra.

Assim, você estabelece o processo de que todas as notas fiscais no suporte, por exemplo, podem ser arquivadas na pasta do cliente no arquivo morto, pois já foram devidamente processadas.

2. Escolha um sistema de arquivamento

A natureza do seu negócio determinará, até certo ponto, como você escolhe arquivar as notas fiscais: numericamente, alfabeticamente ou de alguma outra forma.

Por exemplo, você procura informações de clientes por nome ou número de conta? Você arquiva documentos por período de tempo anual ou mensal?

Este é um passo decisivo, pois determinará como você irá dispor seu sistema para arquivar notas fiscais. Determine isso antes de comprar qualquer coisa para o seu sistema de arquivamento.

Da sua mesa ou do seu funcionário até o arquivo, é importante existir o processo correto para arquivar as notas fiscais.

3. Calcule as necessidades de armazenamento

Se você tiver um número grande de arquivos acessados ​​diariamente, eles devem estar ao alcance das suas mãos. Se você acessá-los com menos frequência, talvez não precise deles no seu espaço de trabalho, mas ainda pode precisar deles por perto. Pode haver uma combinação.

Alguns arquivos podem ser necessários diariamente, enquanto outros, como as notas fiscais processadas, podem ser arquivadas em armazenamento de longo prazo mais longe.

Por isso, é importante pensar na capacidade dos armários físicos e também dos servidores online se a empresa também usar o armazenamento na nuvem.

Para isso, os serviços de gestão eletrônica de documentos são as melhores soluções para arquivar as notas fiscais e outros documentos importantes da empresa.

Com a capacidade adequada você vai limitar o número de vezes que você precisará reorganizar seu sistema de arquivamento em geral.

4. Invista em um bom sistema de rotulagem

Ser capaz de ler as etiquetas do arquivo parece óbvio, mas a clareza na rotulagem economiza mais tempo na hora de arquivar as notas fiscais do que você imagina.

Existem programas que ajudam a criar rótulos e fornecem modelos que se integram facilmente com o Word para que você possa editá-los. Você pode considerar ainda comprar um aparelho que cria e imprime etiquetas na hora.

Itens que cumprem o dever duplo são geralmente um investimento inteligente. Assim, você acha facilmente a pasta do cliente e guarda as notas fiscais rapidamente.

5. Pastas de arquivos

Se a empresa tem um arquivo morto físico, o melhor investimento é comprar pastas suspensas coloridas com divisórias e guias de etiquetas de plástico e pastas de arquivo planas.

As pastas suspensas coloridas ficam facilmente disponíveis e são facilmente reconhecíveis.

Por exemplo, se você colocar todos os seus arquivos de clientes em pastas suspensas amarelas, informações financeiras em pastas azuis e qualquer coisa relacionada a marketing em pastas vermelhas, poderá ver facilmente onde deve procurar um determinado arquivo, inclusive o das notas fiscais antigas.

Como organizar arquivos de uma empresa:  simplicidade é a chave

O princípio da simplicidade aplica-se à criação de um sistema de arquivamento fácil de usar e fácil de manter.

As categorias de assunto amplas permitirão que você adicione novos arquivos com facilidade à medida que crescer e eliminará a necessidade de atualizar ou reorganizar seu sistema de arquivamento regularmente.

Manter a simplicidade também facilitará a integração dos seus arquivos em papel e digitais como parte do sistema geral de gerenciamento de documentos.

Empresa sem papel

Se você está tentando tornar sua empresa mais ecológica e mudar para um “escritório sem papel”, pode digitalizar as notas fiscais e armazená-las com suas outras informações contábeis digitais. Ou mesmo deixar de imprimi-las, afinal as notas fiscais eletrônicas já contribuem para isso.

Lembre-se: os documentos digitais devem ser claras e legíveis. Caso contrário, você pode ter que desarquivar um documento original durante uma auditoria ou solicitação rotineira de documentação.

Portanto, mantenha os originais durante o período de tempo prescrito pela lei. O Código Tributário Nacional determina que as notas fiscais devem ser guardadas por 5 anos e as notas fiscais de saída por 10 anos de acordo com a Lei Orgânica de Seguridade Social.

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