Como calcular a folha de pagamento da minha empresa?

Saber como calcular a folha de pagamento é indispensável para qualquer empresa que tenha ao menos um funcionário. Ao mesmo tempo, é comum surgirem dúvidas sobre o assunto, especialmente devido à complexidade das regras trabalhistas, tributárias e previdenciárias.

Embora haja softwares que calculam os valores automaticamente, é interessante compreender como cada etapa funciona. O objetivo é garantir o cumprimento de todas as obrigações junto aos colaboradores e aos órgãos de fiscalização para evitar problemas futuros.

A seguir, descubra como fazer o cálculo da folha de pagamento e entenda as particularidades do processo!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento obrigatório para toda empresa que tem funcionários contratados. Essa documentação registra e organiza as informações relacionadas à remuneração dos funcionários, o que inclui:

• salários;
• descontos;
• benefícios;
• adicionais.

Ainda, o cálculo da folha de pagamento serve de base para as informações trabalhistas e tributárias, em especial para o cumprimento das regras vigentes.

Aproveite para ler também: Como organizar a folha de pagamento? Saiba quais os dados que não podem faltar.

Principais proventos da folha de pagamento

De acordo com a legislação, a folha de pagamento é composta por vencimentos/proventos, ou seja, todos os valores que compõem o salário do funcionário. Veja os principais tópicos:

• salário;
• horas extras;
• descanso semanal remunerado (DSR);
• adicional noturno;
• adicional por insalubridade;
• adicional de periculosidade;
• salário-família;
• adicional por tempo de serviço;
• diárias para possíveis viagens;
• auxílio creche-babá.

Principais descontos da folha

A folha de pagamento também é composta por descontos. Veja os principais a seguir. 

Desconto de previdência

É a tributação relacionada à contribuição social destinada à Previdência Social. Ou seja, a empresa desconta na folha o valor destinado à aposentadoria do colaborador.

As alíquotas variam entre 8% e 11%, de acordo com o salário de contribuição.

Imposto de Renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é a tributação sobre os rendimentos do colaborador com carteira assinada. É apurado e retido pela empresa, sendo o negócio responsável por efetuar o pagamento e repasse à Receita Federal.

Contribuição sindical

Com a aprovação da reforma trabalhista, a contribuição sindical passou a ser facultativa. Posteriormente, a Medida Provisória (MP) 873/2019 tentou determinar que o pagamento fosse feito diretamente pelo trabalhador, sem desconto em folha. No entanto, a MP perdeu a validade em junho de 2019.

Adiantamentos

Adiantamentos são realizados aos funcionários quando solicitado. O valor adiantado será descontado no salário do mês seguinte e impactará diretamente as deduções calculadas sobre a remuneração integral.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador, ou seja, a empresa é obrigada a pagar. Os descontos ficam em torno dos 6%.

Faltas e atrasos

Descontos por faltas ou atrasos sem justificativas. Essas deduções dependem do valor do salário e do salário-hora recebido pelo trabalhador.

Qual a importância da folha de pagamento para as empresas?

A folha de pagamento é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas, tributárias e fiscais de um negócio. O cálculo adequado desse documento garante que todos os valores devidos sejam pagos como manda a lei.

Além disso, é essencial para evitar multas, ações trabalhistas e problemas com órgãos de fiscalização. Na prática, a folha contribui para manter a regularidade da empresa.

Do ponto de vista da gestão financeira, a folha de pagamento ajuda a organizar os custos com pessoal, já que favorece o planejamento do orçamento e o controle das despesas. Desse modo, é possível se programar para arcar com os compromissos financeiros.

Ainda, traz mais transparência na relação com os funcionários. Um dos motivos é o detalhamento de remuneração, benefícios e descontos, o que permite a cada um conferir os valores.

Agora que você entende a importância, é o momento de entender como calcular a folha de pagamento!

Como calcular a folha de pagamento? Passo a passo!

Para garantir que o documento tenha todas as informações corretas, o ideal é dividir o cálculo da folha em etapas principais, como:

• determinar o salário bruto do colaborador;
• aplicar descontos do INSS conforme a tabela vigente;
• calcular o IRRF sobre a base de cálculo ajustada;
• adicionar benefícios e deduzir outros descontos previstos.

Entenda!

Determinar o salário bruto do colaborador

Definir corretamente o salário bruto do colaborador é essencial porque esse valor servirá como referência para outros cálculos. Esse número é dado pela soma do salário base com adicionais e outros valores.

O salário base, por sua vez, é a quantia definida no contrato de trabalho. Se ficou definido que o funcionário receberia R$ 2.500 por 44 horas semanais, por exemplo, esse é o salário base para considerar.

Sobre essa quantia podem incidir adicionais, como horas extras ou adicional noturno. O valor extra deve ser somado à quantia base para dar origem ao salário bruto.

Vamos imaginar que uma pessoa recebe R$ 2.500 por 44 horas semanais ou R$ 14,20/hora. Se esse profissional fizer 15 horas extras no mês, ele deverá receber R$ 213 a mais. Logo, seu salário bruto será de R$ 2.713.

Aplicar descontos do INSS conforme a tabela vigente

O desconto do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é um dos principais que incidem na folha de pagamento. É obrigatório para toda pessoa que exerce atividade remunerada no Brasil e, no caso dos profissionais com carteira assinada, o desconto é feito diretamente na folha de pagamento.

Para saber como calcular o INSS na folha de pagamento, também é importante entender que a alíquota incide de forma progressiva. Mais adiante, você verá a tabela completa, que traz qual é o desconto de acordo com as faixas de renda.

Cabe à empresa fazer esse cálculo sobre o salário bruto, reter o valor e repassá-lo para a Previdência Social. Assim, há o correto cumprimento da legislação previdenciária.

Calcular o IRRF sobre a base de cálculo ajustada

Já para saber como calcular IRRF da folha de pagamento, é preciso, primeiramente, chegar à base de cálculo ajustada. Esse valor é obtido ao subtrair do salário bruto os descontos obrigatórios, como INSS e dependentes, se aplicável.

Em seguida, é necessário aplicar a alíquota conforme a tabela progressiva do IRRF, que você também verá em breve. O impacto do imposto também depende do valor do salário, de modo que rendimentos maiores geram descontos mais elevados.

É importante notar que o recolhimento desse desconto também deve ser feito pela empresa e repassado para a Receita Federal.

Adicionar benefícios e deduzir outros descontos previstos

Ainda, é fundamental adicionar os benefícios e deduzir outros descontos previstos. Os benefícios incluem aqueles concedidos pela empresa, como auxílio-creche, vale-alimentação e vale-transporte.

Um benefício pode ser somado ao salário bruto para compor o valor líquido ou pode ser parcialmente descontado, a depender do tipo de benefício e das regras da empresa. O vale-transporte, por exemplo, prevê um desconto de 6% do valor concedido sobre o salário.

Outros descontos podem incluir faltas não justificadas, contribuições sindicais e pensão alimentícia, por exemplo. É fundamental detalhar todos os valores descontados e os benefícios adicionados para fornecer transparência.

Vale lembrar que esses passos são fundamentais para calcular corretamente a folha de pagamento, considerando o valor devido a cada colaborador. No cálculo da folha completa, não se esqueça de considerar admissões e demissões.

Confira também: Como calcular folha de pagamento online?

Como calcular o INSS na folha de pagamento?

O cálculo do INSS segue uma tabela progressiva com alíquotas que variam conforme o salário do colaborador. As contribuições são deduzidas diretamente da folha de pagamento.

Ao considerar a tabela de INSS de 2025, esses são os valores:

• faixa salarial de até R$ 1.518,00: alíquota de 7,5%
• de R$ 1.518,01 até R$ 2.793,88: 9%
• de R$ 2.793,89 até R$ 4.190,83: 12%
• de R$ 4.190,84 até R$ 8.157,41: 14%

O cálculo é feito faixa por faixa, então vamos imaginar que uma pessoa recebe um salário de R$ 4.000,00. Como calcular o INSS na folha de pagamento, nesse caso? Veja a demonstração:

• 7,5% sobre R$ 1.518,00 = R$ 113,85;
• 9% sobre R$ 1.275,88 (resultado de R$ 2.793,88 – R$ 1.518,00) = R$ 114,83;
• 12% sobre R$ 1.206,12 (resultado de R$ 4.000,00 – R$ 2.793,88) = R$ 144,73.

Nesse caso, o valor do INSS a ser descontado é de R$ 373,41. É importante respeitar as faixas e alíquotas para garantir o valor adequado de retenção.

Como calcular IRRF da folha de pagamento?

O cálculo do IRRF se baseia na tabela do Imposto de Renda, após aplicados os descontos de INSS e deduções como dependentes.

Nesse caso, saber como calcular o IRRF da folha de pagamento exige conhecer a tabela progressiva. Para 2025, por exemplo, esses são os valores:

• renda mensal de até R$ 2.529,20: alíquota 0% e sem parcela a deduzir;
• de R$ 2.529,21 a R$ 2.826,65: 7,5% e dedução de R$ 169,44;
• de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05: 15% e dedução de R$ 381,44;
• de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68: 22,5% e dedução de R$ 662,77;
• acima de R$ 4.664,68: 27,5% e dedução de R$ 896,00.

Vamos considerar que uma pessoa tem como salário o valor de R$ 4.000,00. Com o desconto do INSS de R$ 373,41, a base de cálculo ajustada passa a ser de R$ 3.626,59. O cálculo detalhado fica assim:

• isento até R$ 2.529,20: R$ 0,00;
• 7,5% sobre R$ 567,45 (R$ 2.826,65 – R$ 2.259,20) = R$ 42,56;
• 15% sobre R$ 799,49 (R$ 3.626,59 – R$ 2.826,65) = R$ 119,92.

Assim, o total do desconto de IRRF é de R$ 162,48. Outra forma de fazer esse cálculo é pela aplicação direta da alíquota:

• 15% de R$ 3.626,59 = R$ 543,99 – R$ 381,44 (desconto da faixa) = R$ 162,55.

Quais os principais erros no cálculo da folha de pagamento e como evitá-los?

Aprender como calcular folha de pagamento também inclui saber quais são os erros comuns e o que fazer para evitá-los. Dessa forma, você aumenta as chances de garantir que o processo seja eficiente e adequado às regras legais.

Descubra quais são as principais falhas e o que fazer para que não aconteçam!

Errar no cálculo dos encargos

Uma das falhas mais comuns é o cálculo inadequado dos encargos, como o desconto de INSS, de IRRF ou do FGTS. Normalmente, o erro acontece devido à utilização de alíquotas incorretas ou desatualizadas.

Em algumas situações, errar nos encargos compromete outros cálculos. Se o valor do desconto previdenciário estiver incorreto, por exemplo, é bem provável que o IRRF também seja descontado de maneira inadequada.

Para evitar esse tipo de situação, o ideal é manter todas as tabelas atualizadas e, dentro do possível, automatizar os cálculos. Ainda, vale a pena conferir mudanças na legislação, em especial em relação às regras tributárias e previdenciárias.

Não registrar adequadamente horas extras, faltas e atrasos

O fechamento incorreto da folha de ponto também gera falhas no momento de cálculo da folha de pagamento. Entre os erros mais comuns estão questões como não registrar todas as horas extras, faltas e possíveis atrasos, por exemplo.

A falta de controle e de registros sobre a jornada dos trabalhadores frequentemente leva a cálculos incorretos do salário bruto. Como consequência, as deduções nas próximas etapas também ficam prejudicadas.

Uma forma de evitar situações como essas é usar sistemas de controle de ponto e integrar as informações na hora de gerar a folha de pagamento.

Não incluir corretamente benefícios e adicionais

Além dos erros anteriores, é preciso ter atenção com a inclusão de benefícios e adicionais, como vale-transporte, vale-alimentação, adicional noturno, adicional de periculosidade e outros. No geral, errar nessa etapa prejudica os cálculos posteriores e pode gerar recolhimentos excessivos ou insuficientes.

O melhor a fazer é registrar todos os benefícios e adicionais, inclusive com base nas convenções coletivas ou sindicais. Como diferentes tipos de colaboradores podem ter regras distintas, a gestão adequada dessas informações oferece mais precisão ao cálculo.

O papel da terceirização da folha de pagamento

Diante da dúvida sobre como calcular a folha de pagamento corretamente, uma opção para não ter mais problemas é recorrer à terceirização. Esse é um serviço fornecido por uma empresa especializada, que fica responsável por calcular os salários, benefícios e descontos obrigatórios dos colaboradores.

Com esse apoio externo, é possível reduzir erros, aumentar a agilidade do processo e ter conformidade com a legislação. Em vez de ter que lidar com uma rotina operacional complexa, o time interno pode se voltar para tarefas mais estratégicas, por exemplo.

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Com essas dicas, você descobriu como calcular a folha de pagamento, o que inclui os tributos e descontos previstos. Além disso, conhecer os erros comuns aumenta as chances de ter conformidade com as regras existentes.

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