Como cobrar dívidas de clientes após a Covid-19?

A pandemia da Covid-19 não afetou apenas a convivência social, ela também atingiu com tudo a economia do país, deixando muito empreendedores apertados com as contas a pagar. Além das contas atuais, gerenciar os pagamentos pendentes é outro desafio, mas como cobrar dívidas de clientes da melhor forma?

O capital de giro de muitas empresas secou ou diminuiu bastante fazendo com que as contas a receber sejam fundamentais para colocar o negócio em funcionamento outra vez pós-pandemia.

Para além da necessidade prática e urgente, aprender como fazer o cliente pagar a dívida exige cautela e tato para negociar de forma educada.

Afinal, você quer apenas que o cliente pague a dívida que tem com você e não que ele saia com uma má impressão da sua abordagem e falando mal da empresa.

Se você está diante desse cenário, planejamento e estudo são fundamentais para colocar seu plano de como cobrar dívidas de clientes em ação. Continue lendo e aprenda algumas dicas para começar.

Como cobrar dívidas de clientes de forma educada?

Recuperar o negócio depois da pandemia é o seu maior propósito, certo? Se as dívidas dos clientes desequilibraram suas finanças saiba dá para se recuperar e equilibrar suas operações.

Reunimos algumas dicas e montamos um passo a passo de como cobrar dívidas de clientes de forma educada e, principalmente, organizada. Veja como começar:

1. Faça um levantamento dos clientes inadimplentes

Não existe situação mais chata quando se trata de como cobrar dívidas de clientes do que falar com a pessoa errada.

Como todos estão se reestruturando financeiramente após isolamento social, receber uma cobrança errada vai dar um susto no seu cliente e pode deixar uma impressão negativa.

Então o primeiro passo de como cobrar dívidas de clientes é fazer um levantamento dos clientes inadimplentes.

Tenha certeza de que o pagamento não foi feito e quem são as pessoas. Organize os nomes, o valor atrasado e as formas de contato em uma planilha do Excel.

Precisa de ajuda? Confira as dicas do post: Como gerenciar a área financeira de uma empresa?

2. Confira as formas de contato autorizadas pelo cliente

Outro ponto importante seja como tentativa de fazer o cliente pagar a dívida ou vender um produto/serviço do seu negócio é enviar mensagens sem autorização.

Se você não tinha esse cuidado antes da pandemia, torne-o padrão a partir de agora e repasse a informação para toda equipe.

Cheque quais as formas de contato o cliente forneceu e autorizou na hora da compra — e-mail, WhatsApp, telefone — e faça contato por um deles.

Dica: não seja invasivo e envie mensagens para todos os contatos. Escolha um e aguarde a resposta do cliente.

Leia também: O que podemos fazer para melhorar o atendimento ao cliente?

3. Esteja atento ao Código de Defesa do Consumidor

Antes começar a enviar as cobranças, é importante relembrar que o Código de Defesa do Consumidor tem regras relacionadas a como cobrar dívidas de clientes.

Não é permitido coagir ou ameaçar o cliente em nenhuma situação. Limite-se a informar que existe um valor em aberto para pagamento na empresa.

O art. 71, do Capítulo VII, específica o que as empresas NÃO devem fazer:

“Utilizar na cobrança de dívidas de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas, incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer”.

Dica: envie as mensagens (e-mail, WhatsApp) durante o horário comercial, aproveitando que neste período as pessoas estão mais ativas. Caso ligue diretamente, escolha horários de pausa como o do almoço, por exemplo.

4. Tenha uma postura amigável para cobrar dívidas de clientes

Aqui entramos na parte prática de como cobrar dívidas de clientes que é escrever a mensagem que a pessoa vai ler.

Para criar um texto claro, coerente e com todas as informações, siga essas dicas:

– Apresente-se informando o nome de quem está fazendo contato e de qual empresa você está falando;

– Seja claro na hora de escrever a mensagem ou de falar com o cliente, especificando qual pagamento está em aberto. Para uma abordagem mais suave, substitua a palavra “dívida” por “débito em aberto”;

– Informe o novo valor com juros/multas, caso haja, e a nova data de pagamento com as formas de recebimento aceitas (boleto, cartão de crédito, transferência).

– Evite informalidade em excesso na mensagem. Não use gírias, abreviaturas, emojis, etc;

Uma postura amigável é fundamental para o cliente se sinta aberto para negociar a melhor solução para os dois lados.

5. Seja flexível e negocie com o cliente

Depois do primeiro contato existem duas possibilidades:

1. o cliente dar ok e concordar com a proposta feita e quitar a dívida;
2. o cliente explicar o motivo da inadimplência e pedir um prazo ou parcelamento da dívida.

Ser flexível, mas também estratégico nesse momento, é a chave para fazer uma negociação vantajosa.

Caso negocie um prazo, determine o nº de parcelas, a forma de pagamento e como o cliente receberá a cobrança, especialmente se a dívida for de um valor maior. Exemplo: boleto bancário, todo dia 10, por e-mail ou via WhatsApp.

Para valores menores, estude o planejamento financeiro e veja se pode dar mais 30 dias para o pagamento. A empresa pode oferecer o pagamento em boleto ou cartão de crédito. O que for mais vantajoso e tiver as menores taxas.

É preferível pagar um pouco de taxa a não receber nada do cliente. Então não descarte possibilidades para recuperar o caixa.

6. Crie uma planilha interna para acompanhar o pagamento

Fechada a negociação, o próxima passo de como cobrar dívidas de clientes e recuperar o fôlego após a Covid-19 é manter um controle interno da gestão financeira.

Todos os clientes inadimplentes já foram contactados? Tenha um sistema de envio de lembretes de pagamento das parcelas para que eles não percam a data e a empresa acompanhe os recebimentos.

A saúde financeira do negócio deve ser uma prioridade sempre e as empresas que investirem nessa organização voltarão a ter sucesso!

Gostou das dicas de como cobrar dívidas de clientes?

Colocar os negócios nos trilhos pós-pandemia pode ser uma tarefa desafiadora, mas está longe de ser impossível.

Para encontrar a melhor solução para a sua empresa e fazer um plano de reestruturação é importante contar com os especialistas de uma consultoria empresarial.

Não sabe onde encontrar um profissional ou empresa dessa área? Confira a lista completa de fornecedores de Consultoria Empresarial que a oHub tem para você.

Com poucos passos você faz sua solicitação e recebe orçamentos de diversas empresas com apenas um pedido. Conheça as empresas perto de você!