Folha de Pagamento: Como criar o documento?

Conhecida também como holerite, a folha de pagamento é compreendida como uma das obrigações básicas de toda empresa.

Sua elaboração consiste na listagem da remuneração dos funcionários de uma determinada companhia. De forma que possibilite o seu cálculo e o levantamento das deduções e descontos a serem realizados pelo setor contábil e financeiro, definindo o salário líquido de cada empregado.

Como elaborar uma folha de pagamento?

A elaboração de uma folha de pagamento requer o trabalho conjunto de profissionais. Devem deter conhecimento acerca das leis trabalhistas vigentes, bem como noções de matemática financeira, conhecimentos específicos da área de recursos humanos, entre outras disciplinas.

É fundamental que a companhia disponha de uma boa gestão dos seus documentos trabalhistas e fiscais através da estrutura adequada para seu armazenamento.

Com o advento de softwares e sistemas tecnológicos, a manutenção desta documentação tornou-se mais simples, conferindo maior segurança aos empregados e aos empresários.

A folha de pagamento é um reflexo da atividade exercida por um funcionário na empresa, devendo ser confeccionada da maneira correta.

Decreto sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento

O artigo 225 do Decreto n° 3.048/99 dispõe sobre a obrigatoriedade das empresas de proceder com a elaboração da folha de pagamento, além de trazer previsões que estipulam como ocorrerá este procedimento.

A folha de pagamento integra os meios de efetivo controle financeiro e operacional da empresa. Possuindo, inclusive, o condão de ser utilizada como comprovação do recolhimento de tributos e contribuições sociais, como o INSS e o Imposto de Renda.

A folha de pagamento também possui fundamental importância para o trabalhador. Pois, a folha será utilizada para o financiamento de imóveis, concessão de crédito em lojas e instituições financeiras, e para o requerimento da aposentadoria, perante o INSS.

Como calcular e quais dados inserir na folha de pagamento

Para que a folha de pagamento contenha todos os dados relevantes e necessários, é importante que a equipe contábil e de recursos humanos insira as informações. Assim sendo, salário, adicionais, horas extras, descontos e demais valores, de modo que o processo ocorra em conformidade com os parâmetros legais.

Qualificação do empregado

A princípio, será registrado o nome do funcionário e sua função exercida, a fim de que o enquadre em uma categoria profissional específica, conforme disposto em Convenção Coletiva.

Valor do salário-base

Posteriormente, será calculado o salário-base do trabalhador. Será de acordo com as horas trabalhadas em um determinado período, e com a função exercida.

Nesta etapa é fundamental que seja observada a norma da equidade salarial. Os funcionários, que exerçam a mesma função, com as mesmas qualificações, devem receber os mesmos valores, a título de remuneração.

Valores adicionais

Uma vez calculado o salário-base, será o momento de estipular os valores adicionais.

Este é resultantes das horas extras trabalhadas, repouso semanal remunerado, férias, 13° salário, e adicionais de insalubridade e periculosidade, que o empregado, porventura, faça jus ao recebimento.

O controle de ponto auxiliará no cálculo do salário-base e das horas extras. Pois, proporcionará o controle efetivo da jornada de trabalho do funcionário.

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Faltas justificadas e não justificadas

Caso o empregado tenha faltado, em um determinado período, é necessário que a gestão avalie a motivação das faltas. Pois, na ausência de prévia justificativa, o dia não trabalhado será descontado do salário do empregado.

Desconto de tributos e demais contribuições

Calculado o salário bruto do trabalhador, a próxima etapa será a de desconto dos tributos e contribuições sociais devidas.

Estas deduções são obrigatórias, pois decorrem de previsões legalmente impostas.

Os exemplos mais recorrentes são os descontos dos valores de Imposto de Renda e INSS, para a garantia da aposentadoria do trabalhador no futuro.

Embora o FGTS não seja descontado do salário do empregado, pois é de obrigação exclusiva da empresa, o cálculo de seu valor também será realizado nesta etapa. Assim sendo, o  estipulado conforme a sua remuneração.

Desconto de benefícios instituídos por lei

Depois de deduzidos os tributos e as contribuições devidas pelo trabalhador serão descontados da folha de pagamento os benefícios que são instituídos pela lei trabalhista. Por exemplo, vale-transporte e do vale-refeição.

Caso o trabalhador opte por efetuar a contribuição mensal sindical, o valor também será descontado.

Desconto dos demais benefícios acordados

Há a possibilidade de que sejam descontados outros valores do salário do empregado. Por exemplo, planos de saúde, assistência odontológica, fornecimento de medicamentos, entre outros benefícios.

Nesta hipótese, deverá ser celebrado um acordo entre empregador e funcionário, com a necessidade de sua expressa autorização prévia por escrito.

Conclui-se, portanto, que a folha de pagamento é o documento cabal para o levantamento e a devida comprovação do cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Dada a listagem, de forma organizada e discriminada, de todos os dados referentes à execução de um contrato de trabalho.

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A importância do software de gestão

Para auxiliar nos cálculos e no registro de dados na folha de pagamento, garantindo que o processo seja conduzido de maneira correta, a empresa poderá valer-se de um software de gestão.

Este tipo de programa permite o cadastramento completo das informações do empregado, incluindo a função exercida e seus vencimentos.

Desta forma, através do cruzamento destes dados cadastrados, os cálculos resultantes serão mais precisos. De modo a viabilizar a regularidade da companhia, no que tange ao cumprimento das determinações legais.

A utilização de uma planilha de folha de pagamento

A utilização de uma planilha de folha de pagamento serve como medida de suporte aos resultados fornecidos pelo software de gestão. Permite maior organização para a gestão da empresa, pois divide todas as informações pertinentes. Por exemplo, salários, deduções legais e descontos convencionais, de acordo com o período e o departamento de cada funcionário.

Quais os tipos de treinamento empresarial mais recomendados?

As ferramentas de suporte à gestão, como a planilha de folha de pagamento, proporcionam uma efetiva otimização da atividade corporativa. Orientam o cumprimento das obrigações, principais e acessórias, assim como viabilizam a fiscalização e a auditoria interna.

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