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O inventário de estoque é uma das práticas fundamentais da logística para qualquer empresa que trabalhe com o comércio de produtos. A propósito, o controle efetivo é o que garante o reabastecimento e a manutenção da qualidade, e evita eventuais desperdícios e prejuízos.
Para toda estratégia de logística, o inventário engloba as reais demandas da empresa e deve acontecer conforme o fluxo de vendas e a procura do público por determinado produto.
Por esse e outros motivos que o inventário se tornou um requisito obrigatório na logística, sobretudo quando ocorre de forma periódica para assegurar o controle e a reposição de materiais.
A empresa pode, ainda, realizar mais de um inventário, voltado para cada espécie de produto, com frequências distintas.
De qualquer forma, o hábito de inventariar os produtos em estoque proporciona estabilidade para toda a atividade empresarial.
Os resultados refletem em todos os setores da companhia. Portanto, o inventário de estoque deve estar presente nas diretrizes da administração empresarial, pois compreende a essência da atividade econômica exercida.
Neste artigo exclusivo do oHub, você confere não apenas os principais tipos e a importância desse processo, mas também um passo a passo para montar um fluxograma de inventário de estoque do zero.
Boa leitura!
O que é inventário de estoque?
Um inventário de estoque é um registro completo de todos os produtos reunidos no estoque de uma empresa. Por meio do sistema, é possível identificar, contar e controlar as mercadorias armazenadas. A prática fornece dados precisos, como itens que precisam de reposição, os vencidos e os que têm que girar.
Vale ressaltar que entender o que é inventário de estoque é crucial para todo gestor, seja qual for o tamanho do empreendimento. Afinal, o procedimento previne desperdícios, evita mercadorias paradas e mantém as prateleiras cheias.
Para que o processo tenha sucesso, o gestor precisa de uma visão clara e detalhada de todo o estoque.
O conhecimento é vital porque, caso haja falhas constantes ou esquecimento no momento de dar baixa nos materiais, a administração dos recursos financeiros tem prejuízos. Logo, é preciso ter cuidado, atenção e seguir o passo que apresentamos a seguir.
Mas antes, que tal conferir para que serve o inventário de estoque e, em seguida, aprender quais são os principais tipos?
Para que serve o inventário de estoque?
O inventário de estoque serve, primariamente, para que sua empresa tenha maior controle sobre os itens que mantém guardados. Isso porque o processo permite conferir todos os produtos para, assim, identificar qualquer erro antes que traga consequências negativas.
Por exemplo, em um mercado, pode ocorrer de um produto passar da data de vencimento antes mesmo de chegar às prateleiras. E uma das principais causas para este fato é a má gestão do estoque, questão facilmente resolvida com um inventário dos itens.
Ao mesmo tempo, o processo facilita a gestão e a tomada de decisões. Para ficar mais claro, pode acontecer de, durante o inventário, você perceber que determinado item não tem muita saída e fica “estagnado” no armazém.
Neste caso, a decisão mais assertiva é reduzir as compras do produto ou pensar em novas estratégias de marketing e vendas para aumentar sua procura, como anúncios em redes sociais e cupons de desconto.
De qualquer forma, o inventário de estoque otimiza o funcionamento da empresa, já que afeta diretamente o setor de vendas e, consequentemente, o atendimento ao cliente. Por isso, não pode ser negligenciado.
>>>> Veja também: quando fazer inventário de estoque?
Quais são os tipos de inventário de estoque?
Existem vários tipos de inventário de estoque e cada um tem suas próprias características. Confira quais são os principais logo abaixo!
1. Rotativo
No chamado inventário de estoque rotativo, os itens são inventariados em períodos previamente definidos. A rotatividade pode ser semanal, mensal, ou diária, a depender da natureza do produto.
Um exemplo de inventário de estoque rotativo é o de um supermercado. Uma vez que esse empreendimento lida com produtos perecíveis — alimentos —, é necessário realizar um inventário e repor os itens antigos com uma frequência maior para evitar perdas.
2. Periódico
No inventário de estoque periódico, a gestão define um prazo final para a sua realização. Dessa forma, a empresa garante a atualização constante, bem como corrige possíveis falhas durante o procedimento.
Um exemplo de inventário de estoque periódico pode ser uma loja de roupas que precisa checar os itens guardados manualmente a cada troca de estação para garantir o giro de produtos.
3. Permanente
Nesta modalidade de inventário, o procedimento ocorre de forma automatizada, por meio de sistemas e softwares próprios. Assim, para cada movimentação, o sistema faz, com a devida atualização, a inserção de novos dados.
Em um fluxograma de inventário de estoque permanente, o acompanhamento é totalmente automatizado. Ou seja, quando qualquer item sai da empresa ou chega dos fornecedores, o sistema atualiza com datas e informações sobre cada novo produto.
Qual a importância do inventário de estoque para o seu negócio? Principais vantagens
A importância do inventário de estoque vai além da organização e do controle das mercadorias armazenadas na empresa. A prática, na verdade, traz diversos outros benefícios. Confira os principais a seguir.
1. Melhora o atendimento ao cliente
O registro correto das mercadorias otimiza o atendimento ao cliente. O motivo é que o processo permite que os vendedores encontrem os itens solicitados mais rapidamente.
Como resultado, há uma melhora da experiência de compra e os consumidores ficam mais satisfeitos, o que ajuda a fortalecer a imagem da sua empresa no mercado.
2. Evita desperdícios
Um bom planejamento de estoque também diminui o desperdício. Afinal, por meio da prática, é possível evitar compras desnecessárias ou agilizar a venda de produtos antigos.
Assim, o capital de giro que seria investido em uma mercadoria sem saída se aplica a outros setores da companhia.
3. Reduz os gastos
Com um inventário de estoque, é mais difícil que haja saídas não registradas e imprevistas. Logo, sem desvios de itens, as chances de perdas diminuem, o que contribui para uma redução de gastos efetiva.
Ao mesmo tempo, o processo permite identificar produtos próximos da data de vencimento e, assim, pensar em estratégias para vendê-los rapidamente — como promoções —, o que reduz as perdas.
4. Aumenta o faturamento
Com o controle adequado de entrada e saída de itens em estoque, o número de falhas diminui. Como consequência direta, o faturamento melhora, já que sua empresa não perde oportunidades de vendas por falta de produto em estoque ou por vencimento.
5. Otimiza os espaços físicos
Sem ter ideia da quantidade de itens em estoque, fica difícil lidar com a questão de espaço. Ou melhor, a falta de espaço para todos os itens a armazenar. E, ao fazer um inventário, essa realidade muda.
Isso porque, por meio da prática, é possível compreender tanto as características como o tamanho real do seu estoque. Dessa forma, o uso do espaço fica bem mais inteligente, pois você entende o quanto pode comprar e guardar.
6. Regulariza o negócio
Com um controle mais intenso, é possível, ainda, conferir se os registros contábeis e físicos da empresa estão alinhados.
A medida é essencial para quem não quer ter seu negócio sob a mira da Receita Federal. Afinal, se um fiscal constatar incoerências entre o estoque declarado e o real, sua empresa pode ser penalizada.
>>>> Veja também: como organizar contratos: por que e como fazer na sua empresa?
Como fazer um inventário de estoque? Passo a passo completo
Chegou a hora de aprender como fazer um inventário de estoque do zero, com um passo a passo bem simples de seguir. Vamos lá?
Passo 1: descreva cada item detalhadamente
Todo inventário de estoque precisa conter uma descrição detalhada dos itens. Quanto mais informações, maior será o controle sobre o capital de giro da empresa.
Portanto, nesta etapa, o inventariante deve identificar o tipo de produto, a origem, a marca, as especificações, as funcionalidades, as dimensões e demais características que considerar pertinentes.
A riqueza de detalhes permite não apenas o controle de qualidade, mas a identificação da necessidade de eventual reposição.
Conforme a variedade dos produtos, o inventário deve, ainda, conter detalhes específicos, para que seja possível sua identificação mais precisa, como data de chegada e de validade.
Passo 2: determine a periodicidade
O inventário de estoque, quando realizado de maneira periódica, com intervalos previamente estabelecidos entre cada um, alcança seu objetivo principal.
À medida que os itens inventariados são vendidos, se deterioram, ou que novos produtos chegam, torna-se necessária a realização de um novo inventário, para fins de atualização contábil.
Somente por meio da periodicidade é que o inventário de estoque atinge sua total eficácia, dada a movimentação constante do capital de giro.
Passo 3: crie diferentes categorias
Para manter a organização e simplificar as averiguações, os itens do inventário podem se dividir em categorias, de acordo com critérios definidos.
A separação facilita o trabalho desenvolvido pelo inventariante, especialmente nas etapas de atualização periódica dos itens, que se encontram em estoque.
A categorização também minimiza as chances de erros em entradas e saídas, pois simplifica a identificação de determinados produtos.
Passo 4: faça a manutenção do espaço
A manutenção do espaço físico do estoque, para garantir sua organização, também deve integrar as etapas de realização do inventário.
Tais cuidados são extremamente necessários, pois proporcionam uma maior vida útil aos produtos e evitam deteriorações.
A organização também simplifica o dia a dia dos colaboradores da empresa, que conseguem encontrar os produtos de maneira rápida e prática, uma vez que estão bem organizados.
Passo 5: digitalize e registre todos os resultados
Após todo o processo, a gestão deve digitalizar o inventário para garantir o armazenamento correto das informações. Todas as atualizações feitas devem existir em formato digital, separadas por data.
A possibilidade de registro em nuvem traz mais segurança para a empresa, pois é possível acessar o inventário de qualquer dispositivo eletrônico.
Ademais, a digitalização mostra-se altamente vantajosa, visto que reduz a grande utilização de papel e beneficia o meio ambiente.
Contrate uma empresa especializada e otimize seu inventário de estoque!
Contratar uma empresa de inventário de estoque é uma forma segura de reduzir os custos e potencializar os benefícios que citamos neste artigo.
Afinal, você conta com o apoio de uma companhia especializada, logo, com acesso às melhores ferramentas e metodologias para deixar o seu estoque “tinindo”.
Ademais, ao terceirizar o serviço, você elimina os custos com recrutamento, seleção e treinamento de colaboradores para o setor, bem como com a adoção de sistemas voltados para manter a área organizada. Isso porque todos esses itens vêm em um pacote de serviços!
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