Como elaborar um projeto de gestão eletrônica de documentos

A atividade empresarial acarreta a emissão de inúmeras espécies de documentos, correspondente às movimentações financeiras e cumprimento das obrigações.

À medida que estes documentos são criados, precisam ser devidamente armazenados, como garantia do cumprimento regular das disposições legais. A manutenção de documentos, por meios físicos, torna-se inviável ao longo do tempo, dada a deterioração do papel.

Portanto, a digitalização dos documentos possibilita o seu armazenamento, pelo tempo que for necessário. A gestão eletrônica de documentos tem sido adotada por empresas, que desejam implementar um sistema de administração documental eficiente.

Dessa forma, a companhia utiliza softwares e programas, com funcionalidades de armazenamento e manutenção dos documentos empresariais. A gestão eletrônica de documentos consiste na centralização do armazenamento dos documentos da empresa.

A utilização destes programas permite a categorização de documentos, e sua manutenção conforme estas divisões.

A facilidade do acesso aos documentos garante a consulta, sempre que necessário, e cumprimento das obrigações que determinam o tempo de armazenamento de cada espécie documental.

A gestão eletrônica de documentos flexibiliza as atividades rotineiras da empresa, sendo requisito obrigatório, da integração tecnológica. Para a construção de um projeto de gestão documental eficiente, a empresa deve definir padrões e diretrizes básicas.

Conforme o segmento de mercado, a companhia identificará o melhor sistema de gestão eletrônica de documentos a ser utilizado. A informatização da gestão possibilitará, ainda, a padronização da confecção dos documentos, simplificando a sua organização.

Neste artigo, veremos como elaborar um projeto de gestão eletrônica de documentos, de forma prática e eficiente.

 

A gestão eletrônica de documentos na prática

A gestão eletrônica de documentos requer a elaboração de um projeto básico, que definirá os padrões adotados pela empresa.

Seguindo algumas etapas prévias, a empresa alcançará êxito em seu projeto, de informatização da gestão documental.

 

Escolha do fornecedor

Para a implementação da gestão eletrônica de documentos, a empresa deve escolher um fornecedor. De acordo com as demandas apresentadas, a empresa direcionará sua pesquisa de mercado.

A escolha do fornecedor é etapa decisiva, pois irá impactar diretamente, nos resultados obtidos. É fundamental que, no momento da contratação, a empresa exponha suas necessidades no que tange à gestão eletrônica de documentos.

 

Vistoria técnica

O arquivista procederá com a vistoria técnica, avaliando as condições físicas dos papéis, e seu grau de conservação.

Esta etapa é fundamental, para a definição da quantidade dos documentos e suas espécies, que serão posteriormente digitalizados. Caso algum documento se encontre deteriorado, a gestão poderá providenciar a restauração.

A vistoria técnica é crucial para a elaboração do planejamento da gestão eletrônica de documentos.

 

Elaboração do projeto de informatização

Após a vistoria técnica, a gestão poderá elaborar o planejamento de informatização dos documentos da empresa.

Dessa forma, será definida a forma como os documentos serão armazenados, a categorização, tempo de armazenamento, entre outras diretrizes.

Nesta etapa, também serão definidos os equipamentos de escaneamento dos documentos que serão utilizados, bem como os programas de armazenamento.

 

Digitalização dos documentos

Uma vez elaborado o projeto de gestão eletrônica de documentos, será o momento de executá-lo. Dessa forma, os documentos da empresa serão digitalizados, através de scanners e copiadoras.

A digitalização dos documentos garante a sua manutenção, evitando perdas. Com o decorrer do tempo, os documentos em papel sofrem as ações do ambiente, e acabam se perdendo.

 

Armazenamento dos documentos digitalizados

Após a digitalização dos documentos da empresa, será definido qual o sistema de armazenamento a ser utilizado. O armazenamento em nuvem é uma alternativa amplamente adotada, devido à alta capacidade de armazenagem.

Através destas soluções, as empresas mantêm seus documentos, com segurança tecnológica. Na armazenagem digital, a empresa pode dividir seus documentos em categorias, mantendo-os pelo tempo necessário, conforme disposições legais.

O armazenamento em nuvem é item essencial, para toda boa gestão eletrônica de documentos.

 

A gestão eletrônica de documentos e o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias

A gestão eletrônica de documentos, por garantir o seu armazenamento, auxilia na comprovação do cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias.

Dessa forma, os comprovantes de cumprimento dos encargos trabalhistas, previdenciários e tributários, serão devidamente mantidos.

Conforme determinado pela legislação vigente, existem prazos diferenciados, de armazenamento de documentos das empresas, para comprovações regulares. Esta manutenção traz segurança para as empresas, pois a falta de comprovação acarretará penalizações, pelos órgãos fiscalizadores.

A gestão eletrônica de documentos visa resguardar os direitos de empregadores e colaboradores, através da manutenção dos documentos, referentes aos contratos de trabalho.

 

O tempo de armazenamento dos documentos

Para cada espécie de documento, haverá um tempo próprio de armazenamento, de acordo com a previsão legal. Os documentos contábeis e fiscais serão armazenados por, pelo menos, cinco anos.

Notas fiscais, recibos, declarações e livros fiscais, são alguns exemplos. Documentos como o CAGED, fichas de votação da CIPA e fichas de acidentes de trabalho ficarão armazenados por três anos.

Os contratos de trabalho devem ser armazenados por tempo indeterminado. Atestados médicos de gestantes, convênio do salário educação, e fichas de salário maternidade, serão guardados por dez anos.

É fundamental que a gestão saiba o tempo de armazenamento de cada tipo de documento, além das eventuais atualizações legislativas.

 

Vantagens da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos traz importantes vantagens para as empresas, pois otimiza as atividades desenvolvidas pela administração. A gestão eletrônica de documentos reduz custos, com a aquisição de papéis e materiais de armazenamento.

Além disso, a digitalização de documentos auxilia na preservação do meio ambiente, devido à redução da utilização de papel. A informatização dos procedimentos rotineiros da empresa resulta, ainda, no aumento da competitividade e produtividade.

A gestão eletrônica de documentos é caracterizada pela eficiência, segurança, e praticidade, flexibilizando as atividades, devido ao acesso facilitado aos documentos.

Os programas de armazenamento em nuvem possuem diferentes funcionalidades, beneficiando as empresas, que resolvem adotá-los. Estas vantagens são reflexo das novas tendências tecnológicas, que compreendem, entre elas, a gestão eletrônica de documentos.

 

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