Como escolher uma empresa de portaria remota

A praticidade, economia de recursos e o alto grau de segurança oferecido pelos serviços de portaria remota, tem feito com que os síndicos de condomínios passem a optar por este modelo de portaria.

Com os avanços tecnológicos, novos equipamentos de segurança e controle estão sendo desenvolvidos, voltados para finalidades específicas, para atender diferentes demandas.

Embora seja um mercado em grande e considerável expansão, os serviços de portaria remota são recentes, estando, ainda, em processo de padronização.

• Veja também nossa lista de empresas de portaria remota

A portaria remota tornou-se uma opção altamente viável para a maioria dos condomínios no Brasil, por preencher, de maneira satisfatória, os requisitos de uma portaria bem estruturada.

Com tantas empresas de portaria remota atuando no mercado, a gestão do condomínio encontra-se diante de variadas opções, com características peculiares.

Para uma boa contratação, é fundamental uma pesquisa de mercado aprofundada, que determine as principais vantagens e benefícios oferecidos por cada companhia, de acordo com os serviços que são prestados.

É importante que os moradores, e funcionários do condomínio, sejam ouvidos durante assembleia, realizada com a finalidade de debater sobre estes serviços, para que tenham a oportunidade de manifestar suas opiniões, dúvidas e objeções, para que, assim, a gestão do condomínio defina pela melhor companhia, que atenda aos anseios de todos.

O que avaliar na contratação de uma empresa de portaria remota

Para que a contratação seja conduzida de maneira adequada, atendendo às necessidades do condomínio, é fundamental o cuidado e a análise de algumas questões, que definirão qual empresa contratar.

Definição das formas de acesso

A gestão do condomínio deve definir todas as formas de acesso aos prédios e demais ambientes, para fins de estipulação da quantidade e da espécie dos equipamentos de segurança e controle a serem utilizados na portaria remota.

Segundo dados levantados pela Polícia Militar de São Paulo, 90% dos casos de invasão domiciliar, em média, acontecem através do meio principal de acesso, seja pela porta ou portão da frente.

Este fato demonstra a necessidade de um cuidado redobrado com a questão da segurança dos moradores, para que possam confiar nos padrões fornecidos por uma empresa de portaria remota.

Acesso da garagem

As garagens são espaços de vasta utilização em um condomínio, caracterizadas pela constante entrada e saída de veículos. A empresa de portaria remota deve dispor de equipamentos próprios para esta finalidade, que efetuem o controle dos portões de acesso, bem como dos veículos que entram e saem, requisitando, caso seja necessário, a identificação do motorista.

Procedimento em caso de perda da conexão

Como os serviços de portaria remota, normalmente, são executados através da conexão com a internet, a empresa de portaria remota deve contar com procedimentos previamente estabelecidos, para os casos de falha e queda na conexão.

Estes mecanismos conferem maior segurança e confiabilidade aos serviços de portaria remota, pois, caso caia a conexão com a internet, os serviços continuarão a funcionar regularmente.

Igualmente para os casos de falta de energia elétrica, a empresa de portaria remota terá que utilizar-se de geradores próprios de energia, capazes de manter o funcionamento dos equipamentos por um tempo considerável.

Registro das imagens e acessos

As filmagens realizadas, bem como os demais tipos de acesso, ou solicitações de serviços de portaria, devem ser devidamente registrados, para posterior análise pelo síndico e pelos condôminos, sempre que for necessário.

O registro se faz essencial, especialmente pelo fato de que nem sempre será possível o acompanhamento em tempo real, e as imagens gravadas, quando guardadas para avaliações futuras, auxiliam na administração do condomínio, na resolução de eventuais conflitos entre os moradores, e até mesmo na solução de possíveis ocorrências criminais.

Leia também sobre: Como montar uma Empresa de Portaria Remota

Automatização de processos

Conforme a dinâmica da rotina de cada condomínio, alguns processos tornam-se corriqueiros, sendo característicos da portaria de um determinado local.

O exemplo mais recorrente são os horários habituais que os moradores entram e saem, para trabalhar ou praticar outras atividades cotidianas.

Portanto, para maior conforto e comodidade dos condôminos, estes processos podem ser automatizados, proporcionando maior simplicidade, sendo um ponto que merece atenção.

Procedimento em caso de perda das tags e controles

Os moradores, quando os serviços de portaria remota são contratados, recebem tags e controles, para solicitação de abertura ou fechamento das portas e portões, bem como outros serviços.

Caso estes objetos se percam, a empresa de portaria remota deve contar com exemplares reservas, além de mecanismos extras para a execução dos serviços, trazendo maior segurança para os condôminos.

Nível da tecnologia utilizada

Cada empresa de portaria remota, conforme o orçamento destinado para a aquisição de equipamentos tecnológicos, irá dispor de um nível diferenciado de tecnologia, para oferecer aos seus clientes.

Dessa forma, de acordo com a demanda do condomínio, serão requisitados equipamentos diferentes, próprios para cada caso em questão, com níveis de sofisticação distintos.

É fundamental que a gestão do condomínio avalie estes pontos, no momento de optar por contratar uma empresa de portaria remota.

A importância do fornecimento de relatórios detalhados

A empresa de portaria remota, quando for contratada por um condomínio, deve disponibilizar, ao final de cada período, relatórios detalhados dos procedimentos realizados e dos serviços prestados, por meio do fornecimento de um parecer técnico, que permita que a gestão do condomínio avalie se são necessárias mudanças e melhorias.

Os relatórios conterão informações sobre as imagens de câmera, o funcionamento do sistema de segurança, se ocorreram falhas ou a queda da conexão e energia, se foram feitas manutenções ou modificações dos equipamentos, entre outros dados relevantes.

Os cuidados na elaboração do contrato

Uma vez escolhida a empresa de portaria remota a ser contratada, será o momento de confecção do contrato, que irá descrever os serviços de portaria remota a serem prestados, e como ocorrerá sua execução.

É fundamental que o síndico, juntamente de seus auxiliares de gestão, direcione atenção especial às cláusulas contratuais, para garantir que todas as questões de relevância estejam devidamente regulamentadas, evitando, assim, possíveis impasses futuros.

O contrato deverá conter todas as determinações sobre como os serviços devem ser realizados, os equipamentos utilizados, os valores a serem repassados para a empresa de portaria remota, os direitos e obrigações de cada parte contratante, e até mesmo eventuais sanções, em caso de descumprimento contratual.

Veja no vídeo abaixo como o oHub ajuda a sua empresa a encontrar fornecedores de serviços:

A plataforma oHub é um meio que busca simplificar a prospecção de diferentes empresas e serviços, realizando a pesquisa aprofundada de mercado, de acordo com o orçamento oferecido pelo cliente. Para encontrar as melhores empresas de portaria remota, basta acessar o site do oHub.