Como fazer controle patrimonial: 5 boas práticas

Gerenciar ativos fixos – as propriedades de longo prazo usadas na produção de renda – é um desafio que cresce exponencialmente à medida que sua empresa cresce. Aprender como fazer o controle patrimonial é uma responsabilidade que exige as melhores ferramentas, sistemas e práticas para se manter no controle das coisas.

Se você tiver sido cobrado pelo acompanhamento de ativos fixos, perceberá que precisa ser extremamente consciencioso e dedicado, já que qualquer erro no rastreamento pode levar a prejuízos financeiros significativos para sua empresa e aumentar a carga administrativa de sua parte.

Você também pode levar a empresa a problemas fiscais e legais se não for cuidadoso.

Este artigo é sobre como fazer controle patrimonial e as melhores práticas que você pode usar, para que você possa ficar longe de problemas.

Aqui estão cinco maneiras de como fazer o controle de patrimônio de sua empresa de forma segura, contabilizada, em boas condições de funcionamento e em conformidade.

5 boas práticas para fazer o controle patrimonial

1. Use sempre as melhores ferramentas para o trabalho

O software que você usa faz uma grande diferença na precisão de seu gerenciamento de ativos e quanto tempo você leva para organizá-lo.

O uso de sistemas de rastreamento de ativos antigos desperdiçará seu tempo, pois é mais difícil manter registros de ativos precisos. Usando as melhores ferramentas você economiza tempo e dinheiro ao fazer o controle patrimonial.

Inacreditavelmente, a maioria das empresas pesquisadas no Wasp Barcode State of Small Business Report disse que não rastreia ativos ou usa processos manuais para o controle de patrimônio.

Além de ter um sistema confiável, você também precisa que ele seja escalável. Seu sistema deve ter a capacidade de crescer com sua empresa. Caso contrário, você pode se encontrar na condição delicada de ter que se mover entre sistemas, tendo um custo considerável.

Nesse estágio, as empresas que fazem controle patrimonial estão migrando cada vez mais seus sistemas para a nuvem, a fim de manter todos conectados e todos os registros sincronizados.

Os sistemas de rastreamento de ativos de qualidade baseados na nuvem ainda fornecem relatórios regulares ou personalizados, auditorias fáceis, notificações e registros centralizados, sem sacrificar a segurança dos dados.

2. Garanta o monitoramento da depreciação

Sem um rastreamento preciso da depreciação de ativos, sua empresa pagará muito pelos impostos, pelo seguro e pela manutenção de ativos.

Idealmente, seu software para  fazer controle patrimonial deve garantir um cálculo preciso da depreciação, desde que suas informações de compra sejam precisas.

Vamos falar primeiro sobre manutenção. Saber como seus ativos estão se depreciando pode ajudá-lo a tomar decisões mais embasadas sobre quando desativar um ativo e quando investir em algo novo.

Algumas empresas perdem produtividade com ativos que já passaram da data de desativação, enquanto outras operam às cegas, trocando novos ativos quando ainda estão pagando impostos sobre os antigos.

Um software automatizado elimina a adivinhação dessa parte importante e dispendiosa da administração do controle de patrimônio de uma empresa.

Questões financeiras e jurídicas também surgem da operação sem software de gerenciamento: não depreciar apropriadamente os ativos pode levar a violações na conformidade regulatória.

Isso é especialmente verdadeiro para empresas que trabalham com fundos ou doações do governo. Mesmo quando as empresas não são obrigadas a relatar com exatidão os ativos fixos ao governo, elas podem ter um dever com relação aos membros do conselho e aos investidores.

Ser incapaz de rastrear com precisão a depreciação de ativos fixos pode levar ao ceticismo quanto à precisão dos livros como um todo, e você pode ter que enfrentar uma auditoria da Receita Federal que lhe custará financeiramente.

3. Comece o controle da forma certa

Estabelecer uma linha de base sólida e precisa é essencial para fazer o controle patrimonial. Se você começar com números incorretos, seus dados sempre estarão com erro. Nunca confie em um sistema antigo.

Volte para o inventário físico de seus itens para garantir que todos tenham sido catalogados corretamente.

Parte disso envolve a remoção de ativos “fantasmas” – que são ativos que ainda existem nos livros, mas não são mais propriedade da empresa.

Isso pode ocorrer se o ativo tiver sido quebrado, roubado ou até mesmo vendido, mas não devidamente registrado em seus livros. Isso geralmente ocorre devido ao rastreamento inadequado, porque o sistema não é preciso ou porque os procedimentos não são suficientemente diligentes.

Por que isso é um problema? Por um lado, você pagará impostos e/ou taxas de seguro por um bem que você nem tem. E, em segundo lugar, você pode pensar que tem tudo o que precisa para concluir um grande pedido, só para descobrir de repente que você não tem um ativo crucial.

Há até mesmo ativos zumbis – ativos que não aparecem nos livros, mas estão em seu depósito ou espaço de escritório. “Como isso chegou aqui?”, você pode se perguntar.

Chegou porque você não sabe como fazer controle patrimonial e agora precisa gastar tempo e recursos dispendiosos para rastrear a procedência desse misterioso equipamento.

4. Integre o seu hardware e software

Ao gerenciar seus recursos, você precisará ter o hardware e o software corretos e precisará garantir que os dois estejam bem integrados. Eles devem funcionar bem em conjunto, sem quaisquer problemas de compatibilidade.

Seu hardware é tão importante quanto o componente de software em seu sistema de controle patrimonial. Você deve ser capaz de digitalizar itens com precisão. Isso melhora seu acompanhamento geral.

O rastreamento de ativos e estoque são, por alguns motivos, áreas em que as empresas sentem que podem ignorar a revolução tecnológica que atualmente está refazendo o mundo.

Automação e responsabilidade são apenas dois dos benefícios que você obtém quando atualiza seu hardware e software em harmonia.

5. Padronize seu relatório de controle patrimonial

Com muita frequência, as empresas contam com relatórios genéricos e padronizados para seus relatórios de controle patrimonial.

Sua programação de ativos fixos deve ser adaptada tanto a seu setor quanto a sua empresa. Caso contrário, pode ser muito difícil obter informações relevantes e importantes.

Se você estiver com problemas para rastrear seus ativos fixos, talvez seja hora de considerar um sistema melhor com soluções abrangentes de rastreamento que podem ser integradas ou substituir o gerenciamento de ativos existente.

Não importa se você é uma grande corporação como a Amazon ou uma pequena empresa que procura se tornar mais eficiente e econômica, aprenda como fazer controle patrimonial e implemente essas práticas de gerenciamento de ativos para começar a ganhar mais dinheiro.

Confira a lista de empresas que realizam serviços de Inventário Patrimonial. Ou, caso seja um fornecedor, cadastre-se no oHub para conquistar novos clientes.