Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Depois de anos com um arquivo físico de documentos em papel, você quer saber como fazer a digitalização de documentos para melhorar a gestão de documentos da sua empresa, certo? Se ainda não sabe por onde começar, chegou ao lugar certo!
Uma pesquisa publicada no MetaSource apontou que, a partir de 2024, pelo menos 50% das empresas devem realizar investimentos na gestão de documentos digitalizados, graças aos benefícios da prática.
Afinal, a depender do tamanho do acervo e tipo de organização da empresa, encontrar uma pasta ou documento específico pode dar bastante trabalho.
Esse esquema só é menos complexo se considerarmos uma sala de arquivos organizada, com documentos separados em pastas, divididas por setor e em ordem alfabética, em uma sala bem iluminada e fácil de transitar — o que nem sempre é a realidade.
Por isso, cada vez mais empresas buscam soluções como digitalizar documentos.
Continue a leitura deste artigo exclusivo do oHub e entenda como fazer a digitalização de documentos e mover seu arquivo físico para o digital.
O que é um arquivo digitalizado?
Dizer que um arquivo é digitalizado significa que os documentos, que antes eram em papel, se transformaram em arquivos digitais editáveis e pesquisáveis. A mudança torna o armazenamento muito mais fácil, sem a necessidade de um espaço físico, além de melhorar a busca — que acontece digitalmente com o apoio de um computador.
O objetivo da mudança é a melhoria da gestão de documentos e migração do arquivo físico para um serviço de armazenamento na nuvem após a digitalização.
Então, junto com a decisão de fazer a digitalização de documentos, é importante estruturar toda a organização dos documentos: quem terá acesso a quais arquivos, o que será mantido e descartado.
Uma opção é manter a lógica da organização física no ambiente digital ou, ainda, criar uma do zero, caso a empresa não tenha um sistema anterior ou conte com um ineficiente.
Como fazer a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos acontece em 3 formatos:
1. Arquivos escaneados e transformados em imagens digitais;
2. Arquivos transformados em documentos editáveis;
3. Arquivos transformados em documentos pesquisáveis.
A seguir, explicamos, em detalhes, como funciona cada opção.
1. Arquivos escaneados e transformados em imagens digitais
A equipe coloca os arquivos de papel em uma máquina de scanner tradicional, que tira uma foto e transforma o arquivo em imagem digital. Depois, é preciso nomear o novo documento para facilitar a busca no sistema.
Esta é a forma de digitalização mais simples, e serve para fins de pesquisa, quando você precisa conferir um contrato antigo, por exemplo. Nesse caso, não é necessário editar ou fazer mudanças no arquivo, apenas conferir a informação.
2. Arquivos transformados em documentos editáveis
Outra opção para fazer a digitalização de documentos é transformar os arquivos físicos em documentos digitais editáveis, sem precisar reescrever seu conteúdo.
Neste caso, a equipe usa um equipamento de scanner profissional, que funciona conectado a um software computador específico.
O software, chamado Reconhecimento Óptico de Caracteres (em inglês, Optical Character Recognition – OCR), é um programa que identifica letras e números e os separa das imagens na hora do escaneamento.
Com esse tipo de digitalização de documentos, além de não ser necessário digitar os arquivos novamente, fica mais fácil criar cópias sem perder o arquivo original como referência.
3. Arquivos transformados em documentos pesquisáveis
A última opção para aprender, na prática, como fazer a digitalização de documentos é transformar os arquivos físicos em documentos pesquisáveis. O objetivo é realizar uma busca em um sistema capaz de “ler” o conteúdo como um todo, e não só o nome do arquivo.
Por exemplo: você não lembra o nome de um documento específico, mas sabe que contém um nome próprio. Então, você pesquisa e encontra o arquivo ao buscar o termo isoladamente.
Neste caso, os scanners se conectam a um computador e, com o OCR, o trabalho de digitalização acontece de forma muito mais rápida e segura.
Como fazer um projeto de digitalização de documentos com empresas terceirizadas
À primeira vista, procedimentos como digitalizar documentos podem parecer simples, mas não são, afinal, envolvem dados importantes do seu negócio, dos seus clientes e outras informações sensíveis.
Para isso, a contratação de uma empresa terceirizada para fazer um projeto de digitalização de documentos é essencial.
Os profissionais desse ramo podem:
- avaliar a situação do seu arquivo atual e definir o melhor tipo de escaneamento;
- indicar as melhores formas de armazenamento e gestão de documentos digitalizados;
- realizar todo o procedimento, desde a separação dos materiais até a organização do arquivo digital;
- descartar os documentos físicos com segurança.
Como fazer a digitalização de documentos da sua empresa em 5 passos
1. Planejamento e preparação
Para realizar qualquer procedimento, como digitalizar documentos e reestruturar a organização do seu negócio, é preciso definir um escopo e planejar as etapas futuras.
Defina por qual setor começará a digitalização e qual tipo de escaneamento você fará. Neste aspecto, contar com uma empresa especializada pode ajudar a definir como fazer um projeto de digitalização de documentos eficiente.
2. O início da digitalização
Após entender as necessidades e definir as suas metas, é hora de iniciar o projeto. Prepare os documentos (remova grampos e clipes de papel) e separe-os de forma ordenada e lógica, de modo a criar arquivos digitais igualmente organizados.
A cada documento digitalizado, é importante conferir a qualidade da imagem e nomear o arquivo. Uma dica é usar informações curtas e precisas sobre seu conteúdo, como tema ou nomes de pessoas ou áreas relacionadas.
3. Processamento pós-escaneamento
Esta etapa é específica para os casos de criação de documentos editáveis e pesquisáveis. Aqui, o software de OCR faz a “leitura” do documento para que suas informações se tornem fáceis de pesquisar e editar sem perda de qualidade ou dados importantes.
4. Armazenamento e gestão
O armazenamento dos documentos digitalizados é feito em nuvem. Dessa forma, você pode definir o acesso de colaboradores por meio de qualquer computador com acesso à internet.
É muito importante esclarecer para os times as formas de pesquisa adotadas pela empresa e os cuidados necessários com a nova forma de armazenamento e gestão dos documentos digitalizados. A ideia é zelar pela integridade das informações e evitar perdas ou vazamentos.
5. Descarte dos materiais físicos
Ao fim do processo, descarte os documentos físicos de forma segura e responsável, para que os dados ali contidos não se tornem públicos indevidamente.
Para isso, você (ou seu fornecedor contratado para conduzir o processo) pode usar uma picotadora de papel, por exemplo, ou, ainda, incineradores, desde que em conformidade com a legislação vigente no Brasil.
O que considerar na decisão de digitalização de documentos?
Um ponto importante que você deve considerar ao fazer a digitalização de documentos é a quantidade de arquivos existentes.
Afinal, a digitalização em si é apenas uma parte do processo. Para transferir os arquivos físicos para o digital, é necessário:
- criar uma nomenclatura para organização dos arquivos;
- fazer a divisão de arquivos por departamento;
- implementar um manual sobre o uso dos parâmetros;
- contratar um serviço de armazenamento na nuvem para a gestão de backup.
Como dissemos acima, existem empresas especializadas no serviço de digitalização de documentos que, além de transferir arquivos físicos para o ambiente virtual, ajudam a organizar o processo e descartar papéis de forma segura e correta.
Por que fazer a digitalização de documentos empresariais com terceiros?
À essa altura, é natural que você tenha interesse em conhecer, na prática, os benefícios de saber como digitalizar documentos. Desde já, adiantamos que vão muito além da organização.
Ao digitalizar seu acervo de documentos, você também ganha mais espaço físico. Afinal, a sala, antes reservada para acomodar os arquivos, agora fica vazia, o que traz a possibilidade de alocar melhor seus colaboradores e criar uma configuração espacial que faça mais sentido para o seu fluxo organizacional.
Além disso, você adquire uma camada extra de segurança para os dados e informações da sua empresa e dos clientes e parceiros com quem negocia.
Também vale a pena mencionar que, ao contratar uma empresa terceirizada para fazer um projeto de digitalização de documentos, você economiza muito tempo.
Afinal, como vimos acima, o processo é complexo e envolve muitas etapas importantes — o que custaria semanas de trabalho do time, a depender do volume de documentos.
Por fim, mas não menos importante, está o fator financeiro. Scanners profissionais são ferramentas caras, que exigem conhecimento para um uso eficiente.
Ao contratar uma empresa terceirizada, além de não precisar comprar o equipamento, você conta com uma equipe especializada em seu uso.
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