Como fazer a folha de pagamento de funcionários?

Está procurando uma explicação sobre como fazer a folha de pagamento?

O holerite, como também é conhecido o documento, é extremamente importante para os funcionários e também para a empresa.

A emissão é obrigatória, formalizada pelo artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999 da Previdência Social. 

É através dele que o departamento financeiro mantém registrado o valor recebido por cada colaborador. Este, por sua vez, também pode arquivar sua folha de pagamento para fazer o imposto de renda, comprovar renda, fazer empréstimos, financiamentos, etc.

Então, tanto quem recebe quanto quem é responsável por fazer a folha de pagamento devem entender quais informações devem constar no documento.

Continue lendo e aprenda em detalhes os seguintes passos de como fazer a folha de pagamento dos funcionários:

1. Mantenha a listagem de funcionários atualizada;

2. Coloque a categoria profissional de cada membro;

3. Confira o número de horas trabalhadas;

4. Saiba quais são os tributos e benefícios padrão;

5. Discrime o salário bruto e o salário líquido;

6. Automatize o processo de emissão da folha de pagamento.

Passo a passo: como fazer a folha de pagamento?

Nos próximos tópicos você vai aprender como fazer a folha de pagamento de funcionários e tudo que você deve somar ao salário bruto e o que abater para chegar no salário líquido.

Esse processo pode ser manual se a sua empresa for pequena, mas para as grandes é recomendado fazer a automação através de um BPO de folha de pagamento, por exemplo, para evitar erros.

Informações erradas podem gerar processos trabalhistas, então a equipe responsável pela emissão das guias de holerite devem prestar muita atenção no trabalho. 

Então vamos ao passo a passo de como fazer a folha de pagamento:

1. Mantenha a listagem de funcionários atualizada

Ter a lista de funcionários atualizada é uma organização básica para começar o processo de como fazer a folha de pagamento.

Primeiro, porque você não quer que sua empresa pague encargos e benefícios de um funcionário que foi demitido, não é mesmo?

Também não quer esquecer quem foi admitido recentemente no time da empresa.

Então, mantenha o setor de RH organizado para ter as informações dos funcionários atualizadas e fazer o holerite de um por um, sem erros.

2. Coloque a categoria profissional de cada membro

Dentro de uma equipe, existem funcionários de diversas áreas profissionais. Cada uma delas tem suas respectivas convenções, base de cálculo de salário e descontos. 

Então, inclua no documento de listagem de funcionários a categoria profissional e o cargo que cada pessoa tem na empresa. Essa informação é essencial para o passo a passo de como fazer a folha de pagamento.

3. Confira o número de horas trabalhadas

Outro passo importante de como fazer a folha de pagamento é saber o número de horas trabalhadas por cada funcionário.

Cheque também se existem horas extras a serem pagas, adicional noturno, faltas não justificadas, atrasos, etc.

Se a empresa tiver um sistema de ponto eletrônico fica ainda mais fácil conferir os dados um por um. O que existir de adicional ou desconto, precisa estar discriminado na folha de pagamento para o funcionário ver.

4. Saiba quais são os tributos e benefícios padrão

Quando um funcionário é contratado pelas regras da CLT, ele tem direitos a receber que são responsabilidade da empresa pagar e também deveres que são pagos por ele e descontados diretos no holerite.

Então, o responsável por executar o processo de como fazer a folha de pagamento precisa saber a porcentagem das alíquotas de impostos como INSS, FGTS, IRRF (Imposto sobre a renda retido na fonte), contribuições sindicais, entre outros para calcular e descontar nos pagamentos dos funcionários.  

Além disso, os benefícios corporativos também devem ter o valor discriminado na folha de pagamento como vale-transporte, vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e/ou odontológico, etc.

5. Discrime o salário bruto e o salário líquido

Um detalhe importante tanto para a empresa quanto para o funcionário é colocar o salário bruto e o salário líquido discriminados na hora de como fazer a folha de pagamento.

Então, pela categoria profissional e cargo do colaborador, a empresa sabe qual o salário bruto (o valor sem os descontos).

E com a lista de encargos a serem descontados e os adicionais em mãos, é feito o cálculo do salário líquido (valor bruto – encargos + benefícios).

6. Automatize o processo de emissão da folha de pagamento

Até o passo #5 de como fazer a folha de pagamento de funcionários, dá para conduzir o processo de forma manual em empresas com times pequenos.

Lembrando, claro, que o responsável deve estar bastante atento para não esquecer nenhum dado importante.

Mas para evitar definitivamente qualquer erro, agilizar a emissão das guias de holerite, além de manter a entrega no prazo, as empresas podem:

• usar um programa de automação, como um BPO de folha de pagamento ou;
• fazer o outsourcing da folha de pagamento.

As empresas terceirizadas de folha de pagamento são especializadas nesta função e têm profissionais treinados e capacitados para oferecer o serviço a empresas de todos os segmentos. 

Como é feito o fechamento da folha de pagamento?

A empresa precisa manter uma organização interna ou com seu fornecedor terceirizado para garantir o fechamento da folha de pagamento no prazo.

Isso porque a data está prevista na lei, no artigo 459 do Decreto Lei nº 5.452/43. De acordo com o texto, os funcionários precisam receber até o quinto dia útil do mês.

Dessa forma, as empresas precisam se organizar para fazer todo cálculo da folha de pagamento entre o fim do mês e o quinto dia útil, data em que o pagamento deve ser efetuado. 

Gostou de aprender como fazer a folha de pagamento?

O passo a passo de como fazer a folha de pagamento é simples, mas existem muitos detalhes que podem faltar quando é feito por um leigo.

Para evitar que isso aconteça no seu negócio, encontre um prestador de serviço terceirizado nessa área.

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