Como fazer uma gestão de terceiros: agregue mais segurança e confiança em 3 passos

A terceirização da mão-de-obra já faz parte da rotina de grandes corporações, que precisam de cada vez mais profissionais com especialidades e serviços específicos ou de um maior número de fornecedores de matérias-primas para escalar as produções.

Entretanto, nem todas as corporações que optam por terceirizar os procedimentos realizam todos os processos necessários para ter uma parceria de maior segurança e desempenho para todos os envolvidos. E esse é um erro grave que pode levar a danos reputacionais e financeiros.

Para lhe ajudar a agregar mais segurança e confiança às suas parcerias, preparamos um artigo com tudo que você precisa saber sobre como fazer a gestão de terceiros. Continue a leitura para aprender 

Por que eu devo fazer uma gestão de terceiros?

A gestão de fornecedores é um conceito muito amplo por abordar desde o processo de homologação e qualificação de fornecedores até a criação de metas e prazos para o fornecimento de matérias-primas.

Mas toda a gestão, por mais complexa que seja, tem como principal objetivo oferecer mais segurança nos processos e eficiência na cadeia de suprimentos, garantindo a lucratividade no produto final sem sacrificar a operação do fornecedor, afinal de contas, se não for rentável para ele, dificilmente a parceria será duradoura.

Vantagens em fazer uma gestão de terceiros

Definir as diretrizes que orientarão como a sua empresa conduzirá parcerias oferece várias vantagens, como:

Mitigar riscos

Os riscos fazem parte da nossa rotina, tanto profissional como pessoal. Então não é nenhuma surpresa dizer que os processos organizacionais também possuem ameaças.

Mas a palavra-chave quando falamos de riscos é mitigação, ou seja, maneiras de diminuir o impacto ou a chance desse risco se tornar uma realidade – e quando falamos de fornecedores, isso significa realizar uma gestão eficiente.

Aprimorar os relacionamentos

É quase que impossível ter uma relação de anos com um fornecedor que nunca cometeu um atraso ou erro. Mas é possível sim diferenciar os fornecedores que prezam por um bom relacionamento e os que não levam a parceria a sério.

Uma gestão de terceiros oferece essa visão, permitindo que a sua equipe de Procurement entenda quais fornecedores querem fazer parte da história da sua empresa e quais devem ser repensados para o bem de todos.

Diminuir custos

Imagine que uma montadora de veículos não recebeu do fornecedor um dos parafusos necessários para prender o volante ao painel. É uma peça pequena, mas a falta dela tem o poder de parar toda a produção e causar um prejuízo enorme.

Quer outro cenário? Uma fábrica de laticínios que perde o fornecimento de energia e acaba jogando fora litros de leite que perderam sua temperatura ideal – e, de novo, a principal consequência é o prejuízo.

Os fornecedores são uma das peças mais importantes dentro de uma empresa, pois eles são um dos responsáveis por ditar o ritmo da cadeia de suprimentos – e todos sabemos que os lucros que uma empresa obtém estão diretamente ligados à sua produção.

Como fazer a gestão de fornecedores? Veja 3 simples etapas!

Para que uma gestão de fornecedores seja conduzida com eficiência a fim de garantir bons resultados e reduzir riscos, existem alguns passos de extrema importância que precisam ser tomados. São eles:

1. Realizar um planejamento estratégico

Para que qualquer ação dentro de uma empresa seja efetiva, ela precisa ter um bom planejamento estratégico por trás – incluindo como fazer a gestão de terceiros. Nele, é preciso aliar a realidade com os desafios, compreendendo quais metas são simultaneamente desafiadoras e atingíveis.

Alguns dos pontos de atenção nessa etapa são:

• Orçamento previsto;
• Suprimentos utilizados na supply chain;
• Metas de desempenho para fornecedores;
• Como o produto/serviço de terceiros irá se encaixar na sua cadeia de produção;
• Valores mínimos e máximos para o relacionamento, sem a necessidade de rever o planejamento completo.

Imagine, por exemplo, os benefícios em fazer a terceirização de limpeza ou a terceirização da portaria. Serviços como esse, que são de baixo impacto, mas extremamente importantes, podem ser terceirizados para reduzir as preocupações.

Ou seja, entenda quais são as terceirizações necessárias e quais os parâmetros do relacionamento entre empresa e fornecedor. Mas também é importante lembrar que essas escolhas não são definitivas e sim um mapa, que pode ser adaptado na rotina ou modificado caso novas demandas apareçam.

Leia também: Terceirização de portaria: como contratar um bom serviço?

2. Definição de uma política interna

Para que a gestão de fornecedores seja mais eficiente, é essencial definir algumas orientações básicas que definirão como será o relacionamento entre empresa e terceiros, independente do setor.

Esse código de conduta garantirá uma maior sintonia entre as partes e possibilitará que a função de gestão de terceiros não fique na responsabilidade apenas do gestor do setor, mas que também possa ser delegada.

Leia também: Como fazer a gestão de risco de fornecedores

3. Homologação e monitoramento de fornecedores

Atenção para esse, que é um dos mais importantes passos em como fazer uma gestão de terceiros de qualidade. Para que a sua empresa tenha mais segurança nas relações, ela precisa garantir que todos os parceiros sejam confiáveis, ou seja, que não ofereçam riscos reputacionais ou financeiros.

E é para isso que o processo de homologação, onde são analisadas as informações públicas e privadas de um potencial parceiro a partir de critérios pré-estabelecidos para aprovação de uma relação comercial.

Mas é importante frisar que hoje existem ferramentas que oferecem soluções simplificadas, com consulta e análise automática de documentos públicos em portais interativos para a coleta e processamento de dados privados para entender a “saúde” do fornecedor. 

Já o monitoramento serve para se certificar que novas pendências não apareçam, afinal de contas, fazer a gestão de terceiros é um processo contínuo e permanente. E existem números que comprovam essa escolha.

Uma pesquisa feita pelo Advanced Market Research (AMR) revelou que uma empresa gasta em média entre 585 a 1000 dólares por fornecedor anualmente. E sabe o que mais a pesquisa revelou? Quando as tecnologias são adicionadas nesse processo, os custos podem cair em até 85%.

Por isso, se você quer saber como fazer uma gestão de terceiros com mais facilidade e segurança, a resposta é fácil: aposte em tecnologias que agregarão mais benefícios às rotinas organizacionais.

Artigo escrito pela Linkana, solução na redução de custos e mitigação de riscos através da automatização dos processos de homologação de fornecedores e Compliance.