Como fazer inventário de bens patrimoniais

Para uma gestão de sucesso, com a tomada de decisões que sejam vantajosas para o futuro da empresa, o controle patrimonial é imprescindível. Um dos passos para a efetivação deste controle é o inventário patrimonial, instrumento que contém a listagem de ativos imobilizados da empresa.

O planejamento estratégico de gestão do patrimônio da empresa auxilia em negociações futuras e em planos de ação, promovendo o equilíbrio financeiro e o crescimento econômico.

A listagem completa dos bens, contida no inventário patrimonial, deve estar detalhada e acompanhada da maior quantidade possível de informações, a respeito de um determinado bem.

O controle patrimonial propicia a análise aprofundada de como os recursos da empresa estão sendo destinados, com a finalidade de identificar possíveis gastos desnecessários, e quais áreas estão necessitando de maiores investimentos.

Dessa forma, as informações obtidas no inventário patrimonial poderão direcionar a administração da companhia, ao avaliar a situação dos bens, sua utilização, níveis de produtividade, entre outros dados relevantes.

O inventário patrimonial é prática obrigatório de toda e qualquer empresa, pois consolida o controle patrimonial, financeiro e operacional de cada setor, principalmente em momentos de expansão de mercado. Neste artigo, veremos o conceito de inventário patrimonial, como ele é feito e suas aplicações práticas.

O conceito de inventário patrimonial

Inventário patrimonial consiste na listagem de todos os bens da empresa, ou seja, seus ativos imobilizados. Portanto, no inventário patrimonial são inseridas as máquinas, equipamentos, móveis, computadores, dispositivos eletrônicos, veículos, entre outros bens.

Nesta listagem, serão descritas as especificações de cada bem, tempo e turnos de utilização, marca, modelo, local de instalação na empresa, entre outras características.

A empresa deve proceder, ainda, com o emplaquetamento dos bens, por meio das chamadas etiquetas patrimoniais. Este emplaquetamento simplifica o processo de inventário patrimonial, pois tornam os bens mais fáceis de serem identificados.

Em quais pontos o inventário patrimonial auxilia

Considerando as decisões que devem ser tomadas pela gestão, para garantir o bom andamento do negócio, o inventário patrimonial irá auxiliar nestas etapas, refletindo a efetiva situação dos bens da companhia.

Através da análise do inventário patrimonial, a gestão saberá se há gastos desnecessários, necessidade de remanejamento de equipamentos, se é possível a abertura de novas linhas de produção, se os bens estão sendo devidamente conservados, dentre outras hipóteses.

Sendo assim, a empresa contará com uma base de dados atualizada e precisa, evitando prejuízos financeiros e decisões equivocadas. Este procedimento trará segurança para a empresa, pois garantirá o efetivo controle patrimonial.

 

As etapas do inventário patrimonial

Para fazer um inventário patrimonial, é fundamental seguir algumas etapas previamente estabelecidas, que garantirá que o processo seja conduzido da forma correta.

 

Planejamento inicial

Nesta etapa, a gestão irá construir um planejamento do controle patrimonial, descrevendo todo o processo de inventário patrimonial, e como ele será feito na prática.

Este planejamento inicial é uma fase de grande importância, pois irá direcionar as atividades da gestão neste momento.

 

Inventário físico

É imprescindível que a empresa proceda com o inventário físico, realizando a listagem e emplaquetamento de todos os seus ativos imobilizados.

Por meio das etiquetas de patrimônio, torna-se mais fácil o procedimento de listagem, bem como a sua posterior identificação.

 

Análise contábil

Por sua vez, na fase de análise contábil, a equipe de contadores da empresa realizará a contabilização dos ativos imobilizados, além da análise de saldos com o balancete, avaliação de notas fiscais, padronização das descrições, e o balanço final destas informações.

A análise contábil efetiva o controle financeiro e tributário relacionado a estes bens patrimoniais, como instrumento de garantia do cumprimento das obrigações da companhia.

 

Conciliação

Na conciliação, ocorrerá o comparativo entre a análise contábil e o inventário físico, verificando, assim, se os ativos listados foram devidamente contabilizados, e se todos os bens contabilizados existem no mundo físico.

 

Saneamento e correção

Na fase de saneamento e correção, serão descartados os remanescentes contábeis e fiscais, que tenham sido eventualmente contabilizados de forma equivocada.

Esta correção final é fundamental para a eficiência do inventário patrimonial, que deve conter a descrição exata dos ativos imobilizados.

Para garantir que o saneamento ocorrerá da maneira correta, este procedimento deve ser conduzido por mais de um profissional contábil, realizando avaliações consecutivas.

É crucial que o inventário físico também passe pela fase de saneamento e correção, como medida de verificação da listagem e emplaquetamento realizados.

 

Elaboração de planos de controle

Ao final do processo de feitura do inventário patrimonial, a gestão poderá elaborar planos para a efetivação do controle patrimonial.

Dessa forma, nestes planos se encontrarão descritas as normas e diretrizes a serem seguidas, como será realizado o processo de imobilização, movimentação e desmobilização patrimonial, e em quais outras finalidades o inventário patrimonial será empregado.

 

As atribuições do contador neste processo

A equipe de contadores é peça fundamental do processo de inventário patrimonial. Através do trabalho realizado por eles, é garantida a regularidade e eficácia do inventário patrimonial, bem como a precisão dos dados levantados.

Os cálculos contábeis, realizados no processo, evitam que a empresa incorra em ilegalidades, e sofra eventuais penalidades em decorrência deste fato.

 

Vantagens do inventário patrimonial para a empresa

Realizando o processo de inventário patrimonial em uma empresa, será efetivada a proteção patrimonial, redução de custos de manutenção dos bens, higienização da base de informações, e aumento do tempo de vida útil dos equipamentos.

Além destas vantagens, a empresa também irá obter resultados favoráveis em auditorias, otimização dos procedimentos internos, e obtenção de certificações de qualidade.

Como consequência do maior destaque da empresa no mercado, e ganho de autoridade e competitividade, a gestão terá maiores retornos sobre os ativos, bem como alcançará o máximo de seu potencial lucrativo.

 

Documentos necessários para o processo de inventário patrimonial

Em suma, para possibilitar que o processo de inventário patrimonial ocorra de forma completa, gestores e contadores deverão ter acesso à base patrimonial da companhia, e ao balancete patrimonial devidamente atualizado, como base inicial para o procedimento.

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