Como fazer o onboarding de funcionários? Passo a passo para acertar na integração!

Imagine a seguinte cena: um funcionário recém-contratado vai para o seu primeiro dia na empresa. Chegando lá, a situação está caótica, ele não tem local designado e equipamentos para trabalhar, seu gerente e colegas mal o cumprimentam, ele fica sentado o expediente inteiro sem ter muito o que fazer, volta pra casa na esperança de que o dia seguinte seja melhor. 

Essa é uma situação extrema, mas que ilustra bem como fazer o onboarding de funcionários é essencial para todo início de trabalho. Afinal, sem isso, é bem possível a um novo funcionário vivenciar uma experiência, se não igual, parecida com a que acabamos de descrever. 

Se você não está familiarizado com o tema, vamos aos fundamentos: onboarding nas empresas nada mais é do que a integração de novos colaboradores ao trabalho e processos na organização que o contratou. 

Palavra de origem inglesa, “onboarding” quer dizer, em uma tradução literal, “a bordo”, sendo que o verbo “to board” significa “embarcar”. 

Antes de nos aprofundarmos em como fazer o onboarding de funcionários, é válido falarmos da importância de se realizar um bom processo de integração na sua empresa. 

Importância do onboarding

O onboarding é importante porque contribui para a adaptação dos funcionários à sua função, às filosofias da empresa e ao que a empresa tem a oferecer. 

Também é uma forma de engajar os colaboradores, contribuindo para torná-los mais comprometidos com o sucesso da empresa e ajudando a reter novos contratados, uma vez que eles se sentem acolhidos e membros da equipe.

É o que indica a pesquisa realizada pela Careerbuilder e Silkroad Technology, para a qual 93% dos empregadores concordam que uma boa experiência de onboarding é fundamental para influenciar a decisão de um novo contratado em permanecer na organização. 

Além de contribuir para a retenção de funcionários se realizado de forma satisfatória, o onboarding mal conduzido, por outro lado, pode causar o efeito inverso. Ou seja, pode levar ao aumento na rotatividade de funcionários e perda de produtividade. 

Ainda segundo o estudo, quase um em cada dez funcionários (9%) deixou uma empresa por causa de uma experiência ruim de onboarding, e 37% dos funcionários não achavam que seu gerente desempenhava um papel crítico no apoio a essa experiência.

Assim, para que sua organização realize uma boa integração que irá ajudar seus novos colaboradores a se prepararem e iniciarem em sua função, confira este passo a passo de como fazer o onboarding de funcionários.

Continue aprendendo sobre o assunto com estes conteúdos:

• 6 indicadores de onboarding para assegurar o sucesso da sua integração
• Onboarding nas empresas: guia para revolucionar as boas-vindas aos novos colaboradores

Passo a passo de como fazer o onboarding de funcionários

Antes de mais nada é preciso ter claro que o onboarding é um processo contínuo.  Por isso, uma parte fundamental da integração estratégica é o envolvimento permanente após a primeira semana. 

Segundo o levantamento da Careerbuilder e Silkroad Technology, quase 1 em cada 5 (19%) dos funcionários deseja receber feedback sobre seu desempenho uma vez por mês ou mais frequentemente. 

Além disso, o estudo mostrou também que 51% dos funcionários esperam que o departamento de Recursos Humanos verifique regularmente como eles estão indo durante o primeiro ano de trabalho. 

Com isso em mente, vamos ao passo a passo de como fazer o onboarding de funcionários.

Passo 1: Organize um plano formal de onboarding

Diferente do onboarding informal, em que o novo funcionário precisa se virar para entender os processos da empresa (algo parecido com a cena que descrevemos no início deste artigo), o onboarding formal consiste em elaborar um plano de integração orientado às necessidades do novo colaborador. 

Os princípios orientadores do seu plano de integração devem abordar quatro áreas principais:

• Código de conduta: aspecto mais básico do trabalho de um funcionário, inclui regras, políticas e procedimentos legais essenciais da empresa. Código de vestimenta, procedimentos de marcação de ponto e políticas governamentais se enquadram nessa categoria.

• Esclarecimento: o processo de esclarecimento permite que os funcionários saibam exatamente o que se espera deles. Também deve-se incluir neste processo um resumo da estrutura da sua empresa, fornecendo informações sobre quem é responsável pelo quê e a quem seu novo contratado se reportará.

• Cultura: dê aos seus novos contratados uma noção de como é a cultura da sua empresa. Quais são as normas oficiais do local de trabalho? Quais são as normas não ditas? Como a ética do trabalho é valorizada? Que tipo de liderança seus novos contratados podem esperar de seus supervisores?

• Conexão: o networking é a chave para progredir na vida. Seus novos contratados sabem disso e precisam ser capazes de interagir com outros funcionários para obter informações e cooperação. Mas, mais do que isso, seus novos contratados precisam ser capazes de se conectar com outras pessoas, formando relacionamentos e dando sentido humano para aparecer no trabalho todos os dias.

Passo 2: planeje com antecedência

A primeira impressão é a que fica. Por isso, a equipe responsável pelo onboarding deve planejar o processo do treinamento de onboarding de um novo contratado de maneira envolvente e atenciosa. Nesse sentido, são recomendados os seguintes preparativos a serem feitos:

1. Juntar-se ao supervisor do novo contratado: para formar um plano de integração que o acompanhe com determinados intervalos. Por exemplo, esse acompanhamento deve ser realizado no primeiro e no terceiro dia e no final da primeira semana. Depois, no final da segunda semana e novamente no final dos intervalos de 30, 60 e 90 dias.

2. Criar um check-list com possíveis dúvidas dos novos contratados: os itens da lista devem cobrir os princípios orientadores do seu plano de integração (que vimos no Passo 1). Nesse sentido, devem ser incluídas perguntas como:

• Quem é meu supervisor e quem são os membros da minha equipe?
• Quais ferramentas e softwares são necessários? Como minha equipe se comunica?
• Quais contas precisam ser configuradas (e-mail, servidores, etc.)?
• Qual é a minha primeira tarefa e quais são as expectativas em relação a ela?

3. Preparar o espaço de trabalho do novo contratado: ser capaz de mostrar ao seu novo funcionário sua estação de trabalho no primeiro dia a mensagem que se transmite é que ele é bem-vindo e esperado. Também mostra que sua empresa é organizada e se preparou para recebê-lo. 

Passo 3: crie o melhor Dia #1 possível

A equipe responsável pelo onboarding deve certificar-se de comunicar as políticas e procedimentos da empresa e também as metas da organização. Isso deve ser feito de modo a dar aos novos funcionários estrutura e conexão, além de fazê-los se sentirem valorizados.

Também deve-se informar seus novos contratados sobre os projetos em que sua empresa está trabalhando e mostrar a eles como eles se encaixam nesse quadro. Isso fará com que eles sintam um senso de identidade e pertencimento.

Importante também explicar o que se espera do novo colaborador. Para isso, o check-list elaborado com o supervisor dele irá ajudar. O novo contratado precisa saber o que se exigirá dele no final do primeiro dia, da primeira semana, do primeiro mês, do segundo mês e do terceiro mês.

Para evitar que seus novos contratados fiquem sobrecarregados, atribuir a eles um mentor que possa ajudá-los ao longo do dia é uma boa ideia. Alguém a quem eles possam recorrer com perguntas ajudará a aumentar sua confiança.

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