Como fazer um relatório de segurança patrimonial

Quando um acidente, violação ou desvio nas condutas de segurança é detectado é importante registrar essa ocorrência. Daí a importância de aprender como fazer um relatório de segurança patrimonial.

Esses relatos são direcionados aos gestores de segurança e, dependendo da gravidade, podem chegar até a diretoria.

Afinal, quando uma empresa investe em segurança patrimonial, os protocolos precisam ser cumpridos para trazerem os resultados esperados.

Vale ressaltar, porém, que muitas ocorrências podem acontecer sem a intenção. Por isso, para dar o devido peso ao relatório ele precisa ser completo e bem detalhado, inclusive, com fotos anexas.

Continue lendo e saiba como fazer um relatório de segurança patrimonial completo.

Como fazer um relatório de segurança patrimonial: passo a passo

O relatório de segurança, também chamado de relatório de ocorrência (R.O.), faz exatamente o que o nome sugere: registra ocorrências de eventos relacionados a segurança patrimonial.

Esses eventos ou ocorrências podem ser tanto devido a má conduta interna da equipe ou provocados por terceiros como tentativa de roubo de carga ou equipamentos, invasão, ataque cibernético, etc.

Quando isso acontece é importante saber como fazer um relatório de segurança patrimonial. Aprenda um passo a passo com as principais informações que devem ser relatadas:

1. Crie um sistema de numeração para organizar os relatórios

As empresas que já possuem um plano de contingência e segurança patrimonial em ação tem chances de já terem formas de monitoramento e controle do que acontece na empresa.

Caso o relatório de ocorrências ainda não esteja ativo, defina um sistema de numeração para quantificar as ocorrências de desvio recebidas facilmente depois.

Uma forma simples é, por exemplo, R.O. 001/XXXX — o primeiro número é a ordem numérica que deve seguir de forma crescente e o segundo, o ano vigente.

Essa é uma forma simples de organizar os arquivos. Para fazer o controle seguro das ocorrências recebidas, o primeiro campo pode ser preenchido pela equipe de Gestão da Segurança que é a responsável por receber esses registros.

Quando se trata da resolução de problemas e quando alguns deles podem atingir níveis mais altos de alerta, organização é a chave para conseguir resolvê-los.

2- Identificação do relator

Depois de preencher o número da ocorrência, é preciso ter as informações relativas a identificação do relator do problema. Adicione a folha os seguintes espaços:

• Nome;
• Data do registro;
• Horário do preenchimento do registro.

Isso é importante para que os gestores saibam depois que quanto tempo da ocorrência ela foi registrada – esse pode ser um dos indicadores de segurança patrimonial. 

É importante que desde os eventos mais simples até os mais complexos sejam repassados com agilidade para acelerar sua resolução.

Afinal, um problema simples que não é resolvido se torna complexo e um problema complexo que não se resulte torna-se ainda mais delicado. 

3- Motivo da ocorrência

Neste passo de como fazer um relatório de segurança patrimonial começa o relato em si dos problemas ocorridos. É importante especificar as seguintes informações:

• Data e horário da ocorrência (informe mesmo o horário aproximado ou período do dia com algum ponto de referência);
• Local da ocorrência: onde o problema aconteceu;
• Envolvidos: especifique os nomes dos funcionários, o departamento e a função de quem estava presente quando a ocorrência aconteceu.

Esses detalhes iniciais são importantes, pois através deles é possível checar se houve alguma falha nos sistemas de segurança, se alguém esqueceu de uma medida de proteção, etc.

4- Detalhes do ocorrido 

Nesta etapa, deve ser feita uma descrição textual (em tópicos ou texto corrido) dos fatos que levaram a ocorrência.

É importante registrar o máximo de detalhes possível, mostrando o que o relator presenciou. Outro ponto relevante para orientar o relato é se ater aos detalhes técnicos que possam ter passado, evitando suposições sobre a postura de terceiros.

Caso o relator tenha fotos do local da ocorrência, ele também deve inseri-la no documento e enviar cópias dos arquivos anexo no e-mail na hora de enviar o relatório. 

Pronto! Esse quatro passos de como fazer um relatório de segurança patrimonial são suficientes para criar um R.O. objetivo, mas com todos os detalhes relevantes.

Para que este processo cumpra seu propósito de registrar o que acontece de incomum relacionado a segurança patrimonial, temos algumas dicas extra.

Dicas importantes para manter a segurança patrimonial

– A folha do relatório de ocorrência pode ter um layout padrão com os campos detalhados acima para manter os registros organizados e facilitar a análise e comparação quando necessário;

– Deixe claro para a equipe que é um dever relatar relatar formalmente quando algo errado acontecer. Se os envolvidos tiverem pontos de vista diferentes, os gestores devem permitir os relatos separado para comparar os pontos de vista;

– Durante os treinamentos sobre segurança patrimonial, ensine os funcionários a serem objetivos nas descrições, se aterem aos fatos e não inserirem suposições pessoais sobre os colegas de trabalho;

– O objetivo de ensinar como fazer um relatório de segurança patrimonial é dar um ponto de partida para investigação dos fatos e consequente tomada de decisão. Esse processo é importante para evitar especulações e desentendimentos entre os envolvidos;

– A empresa pode ter uma pasta acessível a todos da equipe no serviço de armazenamento em nuvem utilizado com o modelo do relatório de ocorrências para que possam ser criadas cópias. Assim, as pessoas podem fazer seus relatórios de forma sigilosa.

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Gostou do passo a passo e das dicas de como fazer um relatório de segurança patrimonial? 

Esse processo deve ser integrado ao plano de segurança patrimonial para que todos aprendam a registrar uma ocorrência quando ela acontecer e a importância de ser ágil nesse registro. 

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