Como funciona a gestão de facilities?

A gestão de facilities tem como principal objetivo coordenar a infraestrutura empresarial, organizando de forma eficiente todas as demandas, de acordo com sua natureza.

Se considerarmos, por exemplo, a administração da manutenção de um shopping center, iremos ver que é uma atividade que ocupa demais o tempo do administrador, que deve manter o foco em toda a equipe para poder executar todas as tarefas dentro de sua ordem de prioridade.

O gestor de facilities tem, entre suas responsabilidades, manter o ambiente da empresa contratante em total funcionamento, evitando que os serviços contratados através de facilities possa afetar a produtividade ou mesmo causar uma impressão negativa nos clientes, fornecedores e demais visitantes da empresa.

A gestão de facilities, dessa forma, não pode ser negligenciada, atendendo todas as necessidades da empresa contratante e, principalmente, resolvendo os principais desafios da atividade:

1.    A gestão de facilities nos contratos

A maior parte das empresas estabelece contratos com terceirizados em setores básicos para seu funcionamento. Para que tudo possa estar sob controle, o gestor de facilites precisa trabalhar com fornecedores e com contratos diferentes, observando detalhes de cada um, principalmente para o cumprimento dos prazos estabelecidos.

Ao mesmo tempo, é necessário trabalhar com convenções diferentes, dependendo da categoria profissional, atendendo as determinações sindicais estabelecidas.

2.    Contratação de mão de obra qualificada

Na gestão de facilites é essencial contratar profissionais qualificados para cada tipo de atividade, atendendo as determinações contratuais e oferecendo o treinamento necessário para cada colaborador.

Mesmo quando se trata de serviços menos exigentes, como no caso de auxiliares de serviço geral responsáveis pela limpeza, é essencial que as pessoas contratadas ofereçam um trabalho de qualidade.

Um dos maiores problemas para a gestão de facilities é a alta rotatividade. A empresa terceirizada, portanto, precisa encontrar profissionais responsáveis, que tenham assiduidade e comprometimento com seus serviços.

3.    Atenção ao meio ambiente

Uma empresa, nos dias atuais, tem sua responsabilidade com o meio ambiente, não podendo ignorar possíveis impactos causados por sua atividade ou ramo de atuação. A gestão de facilities deve observar todas as regras, buscando, ao mesmo tempo, economizar os recursos de forma sustentável e inteligente, reduzindo custos para a empresa contratante e, ao mesmo tempo, agindo com responsabilidade ambiental.

A imagem de uma empresa preocupada com o meio ambiente se apresenta mais favorável tanto para o mercado quanto para os clientes.

4.    Responsabilidade com os custos

Uma das responsabilidades da gestão de facilities é economizar nos custos, promovendo o equilíbrio nas contas da empresa contratada e, ao mesmo tempo, ajudando a economia da empresa contratante.

Os serviços de facilities, normalmente, não representam a atividade fim de uma empresa e, dessa forma, a responsabilidade com os custos se tornam maiores, já que é preciso oferecer serviços com a melhor qualidade possível, dentro do menor custo.

Qualidades para o gestor de facilities

Diante de todas essas necessidades, o gestor de facilities assume total responsabilidade para que os serviços sejam executados dentro de um padrão de qualidade total.

O gestor de facilities normalmente não aparece como elemento essencial para os serviços, mas, sem sua atividade, a prestação de serviços não se torna tão eficiente. Assim, o profissional responsável deve administrar todos os serviços, ao mesmo tempo em que responde por temas relacionados com o planejamento e a execução de todas as atividades.

Essa forma de trabalho é quem garante que tudo está sendo executado dentro das regras, atendendo determinações contratuais e possibilitando que a empresa contratante possa se dedicar com exclusividade à atividade fim.

Para o gestor de facilities, portanto, é essencial que tenha conhecimento e experiência em sua função, coordenando todos os serviços e mantendo o foco nas principais preocupações, apresentadas acima, otimizando os processos e agregando valor ao contrato estabelecido com a empresa contratante.

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