Como funciona e quais são as vantagens do controle de frequência para funcionários terceirizados

Com a reforma trabalhista o setor da terceirização de serviços cresceu e se expandiu ainda mais. Agora, diversas empresas podem aumentar sua mão de obra através de colaboradores terceirizados, e é então que as empresas especializadas em mão de obra terceirizada entram em cena.

A relação da terceirização funciona em um ciclo, primeiro uma organização contrata os serviços da terceirizadora, para que em seguida a terceirizadora disponibilize os colaboradores para essa organização.

Criando assim uma ligação entre contratante, terceirizadora e colaborador. Entender como funciona essa relação de trabalho é muito simples.

As questões mais burocráticas ficam por conta da empresa especializada na terceirização, é ela quem assina o contrato com os colaboradores, cuida de toda a sua remuneração e de toda parte trabalhista do funcionário. Mas nessa relação ainda existe um grande desafio, você sabe qual é?

Com certeza o maior desafio de uma terceirizadora é controlar a jornada de todos os colaboradores. Se você chegou até a esse texto por isso, não se preocupe, ao terminar de ler você vai ser quase um especialista no controle de ponto dos funcionários terceirizados.

Como funciona o controle de frequência para funcionários terceirizados

Esse sempre foi um desafio presente em toda empresa terceirizadora, encontrar uma forma segura de organizar as informações da jornada de seus colaboradores. E agora que houve um aumento da demanda por funcionários terceirizados, o quadro de colaboradores da empresa terceirizadora cresceu e esse desafio triplicou.

Se a sua empresa está passando por isso neste momento, saiba que outras terceirizadoras já encontraram a solução para esse problema!

A remuneração e o controle de ponto são coisas que andam juntas, por isso, a terceirizadora precisa ter olhos por toda parte, para não permitir que os seus colaboradores trabalhem mais ou menos do que o acordado, para que no final do mês ele receba de acordo com seu trabalho. O que eu quero dizer com isso?

Bom, só com um controle de jornada a terceirizadora consegue ter informações sobre: horas extras, adicional noturno, faltas, atrasos e muito mais. Lembre-se, os funcionários terceirizados estão externos, então se não existir um controle dessas informações, com certeza tanto a contratante como a terceirizadora podem sofrer com processos trabalhistas. Afinal, a legislação trabalhista brasileira é bem clara para proteger as relações de trabalho.

Mas então, como que fica esse controle, e quem é o responsável por ele: a empresa contratante ou a terceirizadora?

Vamos descobrir.

Ponto eletrônico para empresas terceirizadas, quem é responsável?

Muitas pessoas acreditam que quando se contrata um funcionário terceirizado, o controle de ponto fica por conta da contratante, mas muito pelo contrário, essa é  uma tarefa totalmente da terceirizadora. E o maior desafio é: como controlar a frequência quando os funcionários estão espalhados por toda parte?

Uma alternativa mais barata para esse problema é a adoção de folhas de ponto, enquanto outra mais complexa é instalar relógios de ponto onde seus colaboradores ficam alocados. O difícil é que as duas soluções possuem problemas, e eu vou te contar quais são agora.

Vamos começar pela folha de ponto manual. Essa pode até parecer uma boa alternativa em um primeiro momento, mas depois, a terceirizadora vai perceber que existe um desgaste muito grande para fazer o recolhimento de todas as folhas e a conferência das anotações, sem contar as rasuras ou fraudes que podem ocorrer já que as informações da folha não são totalmente seguras, pois estão sujeitas a fraudes e erros.

Já o relógio de ponto, além de seu alto custo, imagina ter que colocar um desses em cada empresa que contrata o serviço, não faz sentido não é mesmo? Mesmo que você utilize o mesmo relógio da contratante, isso seria totalmente contra lei, já que o comprovante de ponto deve sair no nome do empregador com seu respectivo CNPJ.

Mas, então, qual é a solução para esse problema? A boa notícia é que existe um tipo de controle de ponto que eu ainda não te contei, mas que muitas terceirizadoras já aprovam o seu uso.

O controle de ponto alternativo, isso mesmo. Com o avanço da tecnologia, não é mais necessário possuir um relógio grudado na parede para realizar a marcação de ponto dos seus colaboradores e eu vou te provar o porquê.

Vantagens de adotar um controle de ponto alternativo para funcionários terceirizados

 

1. Mobilidade

A primeira vantagem que podemos citar de um sistema de controle de ponto alternativo é a sua mobilidade. Esse sistema pode ser instalado em celulares, tablets, e pode ser levado para qualquer lugar. Além disso, suas informações podem ser conferidas em tempo real, isso evita a ida e vindas de folhas de ponto ou arquivos de ponto.

 

2. Bom custo-benefício

Se forem colocados na ponta do lápis os gastos com a manutenção de um relógio de ponto, ou até mesmo com a logística do ponto manual, você verá que não é algo muito vantajoso para qualquer terceirizadora. Entretanto, um sistema alternativo sim!

Isso porque, ao implantar um sistema desses, você consegue distribuir seu uso em diversos lugares, pois o sistema funciona completamente em nuvem, e não há nenhuma necessidade física. Então você paga por uma solução completa, e não somente por um registrador de ponto.

 

3. Gestão de Ponto completa

Nos sistemas convencionais, a gestão de ponto é muito mais difícil do que em um sistema alternativo. A gestão desse tipo de ponto envolve o processo de recolhimento das informações em cada local, transferir as informações para outro sistema para fazer os apontamentos, demanda tempo energia e pessoal disponível. Mas, com um controle de frequência de funcionários alternativo, você tem tudo isso na palma de sua mão.

Existe aplicativo de gestão em que é possível verificar em tempo real o andamento dos pontos em diversos locais. Com ele você consegue gerenciar os atrasos e as faltas no momento em que ocorrem, e assim mobilizar o seu quadro de funcionários para substituir alguém que não compareceu ao posto por algum imprevisto.

E nessas ocasiões, você acaba antecipando o processo do seu cliente precisar avisar que alguém faltou, você mesmo consegue saber em tempo real e não deixar nenhum posto sem ninguém.

Então com esse sistema, a terceirizadora tem a confiança tanto dos seus colaboradores quanto da contratante, e ajuda muito na fidelização dos seus clientes.

E como vantagem, ainda podemos contar com a facilidade do cálculo de horas, já que a cada ponto batido o sistema já realiza o cálculo automático, e separa as informações de horas extras e adicional noturno para facilitar o fechamento.

 

4. Segurança

Muitas pessoas acreditam que é só os relógios de ponto que possuem segurança por conta do reconhecimento por impressão digital, mas os sistemas alternativos são ainda mais seguros. Eles possuem reconhecimento facial, reconhecimento por voz e ainda notifica o gestor quando a imagem capturada é diferente.

Além disso, ele ainda conta com o sistema de geolocalização, em que é possível saber exatamente onde o ponto foi batido para evitar que colaboradores registrem o horário antes de chegarem na empresa ou muito depois de saírem, causando horas extras sem necessidade.

E o sistema atende ainda todas as exigências das portarias 373 e 1510, fazendo com que sua empresa não tenha problemas caso haja alguma fiscalização de órgãos trabalhistas.

 

5. Organização

Eu deixei o melhor para o final do texto. Como disse mais acima, uma terceirizadora possui muitos funcionários espalhados por diversas contratantes, e se não houver devida organização, isso pode virar uma grande bagunça. Mas com o sistema alternativo, você tem um dashboard inteligente que faz com que você cadastre locais de trabalho ilimitados e separe os seus funcionários de acordo com o local que ele atua.

Observar as informações dessa forma fica muito mais fácil e organizado. E eu ainda não te contei a melhor parte, esse sistema conta também com vários tipos de relatórios, para ajudar no diagnóstico da sua empresa e na tomada de decisões!

Conclusão

Com um sistema desses, a sua terceirizadora só tem a ganhar, uma vez que seus clientes vão sentir que estão contratando uma empresa preparada e que acompanha as inovações do mercado.

Este artigo foi escrito pela empresa Pontotel.