Como funciona o eSocial e os impactos na sua empresa.

O eSocial, o sistema criado para reunir as informações sobre todos os trabalhadores que contribuem para a Previdência Social, é uma folha de pagamento digital com todos os recursos necessários para atender às necessidades tanto empresarias quanto fiscais, previdenciárias e tributárias.

 

Devido à amplitude de sua abrangência, o eSocial é um sistema que promete mudar totalmente a forma de relacionamento entre os órgãos da administração pública federal, os empregadores e os empregados.

A arquitetura com que foi montado estabelece um fator preponderante e necessário ao sistema trabalhista, relacionando informações, apurando inconsistências e inconformidades e registrando todas essas informações para aplicar as penalidades com fundamento da legislação, se for o caso.

Com sua implementação e obrigatoriedade para todas as empresas a partir de 2016, é necessário que as empresas comecem a se preparar para ter condições de prestar corretamente as informações, devendo notar que muitas mudanças serão necessárias.

Acompanhe alguns cuidados necessários para o eSocial:

1.   Verificar a consistência dos dados no eSocial

É preciso muita atenção com relação à consistência dos dados informados, já que todos eles serão cruzados. A estrutura montada para o eSocial exige também que os dados sejam inseridos de forma adequada, evitando com isso uma série de problemas para as empresas.

2.   Encerramento da folha antes do final do mês

A maior parte das empresas trabalha com a apuração do fechamento de ponto no dia 20 de cada mês, deixando para o mês seguinte os dias que faltam até o último dia. Esse procedimento deverá ser alterado, já que está em conflito com a legislação trabalhista e será constatado pelo eSocial. Isso, certamente, também deverá fazer com que haja revisão na data de pagamento das empresas que, por convenção sindical, fazem o pagamento no último dia do mês.

3.   Providenciar a documentação depois da admissão

Uma outra prática comum em grande parte das empresas, principalmente as de menor porte, é colocar o empregado para trabalhar e solicitar a documentação depois. Com o eSocial, o empregado deverá estar incluso no sistema antes de iniciar suas atividades, o que vai obrigar que tenha em mãos toda a documentação necessária, apresentando-a ao empregador.

4.   Inclusão de autônomos na folha de pagamento

Quando uma empresa contrata um profissional autônomo, isso é feito geralmente para atender situações de emergência, e o serviço acaba sendo feito sem a preocupação com a documentação e sua legalização. Essa é outra prática que precisará ser abolida, já que a contratação de autônomo também deverá ser comunicada ao eSocial e não apenas emitindo um recibo comum.

5.   Atenção aos programas de saúde e segurança

Muitas empresas brasileiras ainda não possuem os programas de riscos do trabalho e de saúde ocupacional para os seus empregados, como o PPRA e PCMSO. Considerado como um custo desnecessário, a maioria só cuida disso depois de uma fiscalização do Ministério do Trabalho. Com o eSocial, os programas de saúde e riscos ocupacionais serão obrigatórios.

6.   Controles para a legislação

Todos os controles para atender os requisitos da legislação trabalhista, fiscal e previdenciária devem ser atendidos, principalmente porque será necessário resolver problemas que, possivelmente, não serão solucionados simplesmente com a verificação dos dados do eSocial. Assim, os documentos dos empregados precisam estar sempre em ordem, com todo o histórico de sua vida profissional.

Um detalhe importante, que deve ser observado: o eSocial não é só mais um dos programas implementados para não dar resultado. Vem sendo testado há um bom tempo e todos os seus dados estão sendo correlacionados, mostrando que o padrão criado está cumprindo com seus objetivos.

O eSocial, como qualquer sistema informatizado, não admite que se faça qualquer manobra para fugir às penalidades, o que precisará da atenção concentrada de quem manipula os dados, cumprindo fielmente a legislação, tanto trabalhista, quanto previdenciária e fiscal.

O que podemos entender é que, antes, qualquer penalidade só seria aplicada com a presença de um fiscal do Ministério do Trabalho. Isso não será mais necessário, uma vez que o eSocial também irá agir como um fiscal, mesmo distante, detectando todas as irregularidades que surgirem nas informações.

Assim, todos os processos deverão ser revistos e refeitos, se não estiverem rigorosamente dentro da legislação, melhorando também os controles internos e mantendo as informações sempre em sintonia com a realidade de cada trabalhador.

Algumas informações adicionais poderão ser solicitadas pelo eSocial, compondo também os dados estatísticos dos trabalhadores, como por exemplo, a utilização de recursos do FGTS para aquisição de um imóvel que o empregado tenha, ou mesmo se já possui algum imóvel.

O que precisamos entender com o eSocial é que haverá muito mais controle sobre tudo o que se refere aos trabalhadores. Um dos típicos exemplos disso é a marcação de férias que não tem a legislação cumprida para o comunicado, ou mesmo quando o empregador paga as férias e não as concede, deixando para um outro período.

O eSocial, após sua completa implantação, não será um empecilho para o empregador, muito pelo contrário: será sua maior defesa em qualquer caso de reclamação trabalhista ou pendência com os empregados, enquanto que, para os empregados, será a garantia do cumprimento da legislação, assegurando todos os seus direitos.

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