Como implantar ISO 9001

Se você pretende implantar um sistema de certificação de qualidade em sua empresa e ainda não tem ideia de como implantar ISO 9001 e começar o processo, vamos entender juntos e aprender quais são os principais passos para tomar essa medida que, certamente, trará grandes benefícios ao seu empreendimento.

 

Evidentemente, a primeira coisa que você precisa saber é conhecer a norma ISO 9001 e definir um escopo de certificação. Para isso, é necessário que você tenha pessoas-chave que possam ser treinadas, conhecendo a norma ISO 9001 e tornando-se os responsáveis para dar início ao processo de implantação.

Esses treinamentos podem ser feitos in company ou você poderá enviar os seus colaboradores escolhidos para treinamentos em uma empresa especializada. Atualmente, existe também a opção de treinamento online, que tem um conjunto de materiais bastante definidos para ajudar a entender a norma de Gestão de Qualidade, ou até mesmo você pode contratar uma empresa que lhe envia consultores para o treinamento e início da fase de implantação.

Com as facilidades apresentadas pela internet, já existem empresas que oferecem a consultoria online, sistema que evita um custo maior e que pode lhe dar as mesmas condições da contratação de consultores, lembrando que ter consultores é apenas uma opção, não uma necessidade exigida pela norma ISO 9001. Um dos processos necessários é o treinamento de auditores internos, fundamental para garantir melhor qualidade nas auditorias.

Como implantar ISO 9001 passo a passo

1.      Conhecer a norma ISO 9001

O primeiro passo para a implantação é conhecer a norma ISO 9001 e seu sistema de implantação, proporcionando aos responsáveis todas as ferramentas para que desenvolvam um projeto de implantação e um cronograma de trabalho.

Os responsáveis pela implantação precisam ter em mãos um manual de instruções, o texto e exigências da norma e montar um manual de planejamento para a implantação da norma, com as ferramentas de gestão de qualidade.

2.      Treinar os colaboradores

O segundo passo consiste em conscientizar toda a equipe sobre a importância do sistema de Gestão da Qualidade para a empresa e para todos o integrantes do quadro de pessoal, através de treinamento que apresente de forma didática como serão os procedimentos de implantação.

Junto ao treinamento deverão ser atribuídas as tarefas, desde o gerente do projeto de implantação até o auditor, explicando a todos os colaboradores a função de cada um dentro do processo, como deverão ser usados os procedimentos e formulários e criando um fluxograma do processo.

3.      Preparar a documentação

O terceiro passo, quando se deve preparar a documentação, pode ser um dos mais complicados para qualquer empresa que não esteja preparada. Principalmente porque é preciso entender que toda a documentação é necessária, embora, a princípio, possa dar a impressão de uma extensa burocracia.

Muitas empresas podem apresentar os modelos com os procedimentos, formulários, manual da qualidade e, principalmente o GAP Analysis, ou Análise da Situação Real da Empresa.

4.      Criar a comunicação integrada

Comunicação entre os setores e pessoas é a base para o sucesso de um programa de gestão de qualidade. É preciso falar com as pessoas certas, no momento certo e com o material correto em mãos.

Todos devem saber, dentro da empresa, como está cada etapa do programa de implantação da norma ISO 9001, a todo momento, e isso deve ser feito através de palestras, encontros, apresentações, mostrando mesmo através de imagens o andamento do processo e a consequente melhoria de cada setor, com o andamento do processo nesse setor.

Desta forma, é possível envolver todos os colaboradores para o sucesso da implantação da ISO 9001.

5.      Fazer as auditorias internas

As auditorias internas são um dos passos mais importantes na implantação da norma ISO 9001, já que é através de auditorias que a empresa irá avaliar os estágios do processo em cada um dos setores.

Os auditores, depois da análise inicial, devem ter acesso a todos os documentos e a todas as fases da implantação da norma ISO 9001, estabelecendo um plano de auditorias e mostrando a todos os colaboradores a importância desse passo para cada setor e para cada um dos integrantes do quadro da empresa, que são peças fundamentais para o sucesso do sistema de gestão da qualidade.

6.      Preparar para a certificação

Na fase final, ou seja, na Certificação do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, uma empresa especializada deverá fazer o trabalho de avaliação do sistema, com o objetivo de credenciar a empresa.

Nesse momento é importante que tudo esteja dentro das normas e procedimentos para que não haja qualquer empecilho para a certificação.

Você, como empresário, também precisa saber que a certificação não é obrigatória, embora o selo de certificação tenha a capacidade de abrir novos mercados e ampliar a área de atuação da empresa. Mesmo no comércio exterior, o selo de certificação consegue abrir sempre novas portas, mostrando que a empresa tem a preocupação com a qualidade e que está buscando aprimorar-se.

Também é necessário lembrar que a implantação e a obtenção do selo de certificação é somente um dos passos da gestão da qualidade, que deve ser um processo contínuo, sempre com vistas a melhorar os procedimentos e processos.

 

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