Como implementar a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos permite melhor controle do armazenamento dos documentos. Considerando que a atividade empresarial requer o devido registro de movimentações e ações realizadas, é fundamental sua manutenção.

Nos documentos de uma empresa são encontradas informações confidenciais, contratos celebrados, dados contábeis e administrativos. Com o decorrer dos anos, o volume de documentos tende a aumentar consideravelmente.

Dessa forma, a administração corre o risco de sofrer perda dos documentos, até mesmo por se deteriorarem. A gestão eletrônica de documentos, caracterizada, essencialmente, pela capacidade de armazenamento em nuvem, possui o objetivo de resolver essas questões.

Com o avanço da tecnologia, o mercado está se adaptando à digitalização. A documentação da empresa garante a comprovação do cumprimento de obrigações, previstas em lei, e de procedimentos burocráticos.

A manutenção destes documentos é fundamental para evitar que a empresa sofra eventuais penalidades. Portanto, a gestão eletrônica de documentos revela-se uma verdadeira ferramenta de segurança para empresários porque centraliza a armazenagem através da digitalização.

A modernização dos procedimentos administrativos tem facilitado a gestão empresarial, já que proporciona soluções avançadas, de forma inteligente. Foram desenvolvidos programas que operam através do armazenamento em nuvem.

O armazenamento, feito por estes programas, permitirá o acesso por qualquer dispositivo eletrônico, evitando a perda desses documentos. A modernização dos recursos de gestão está sendo priorizada pelas empresas, visto que proporciona maior segurança e praticidade.

Neste artigo, veremos a importância da gestão eletrônica de documentos, e como implementar estes sistemas em sua empresa.

 

Como funciona a gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos consiste na digitalização destes papéis para serem posteriormente armazenados e geridos por um programa específico. Para essa finalidade, as empresas utilizarão recursos próprios para que os documentos sejam devidamente digitalizados em sua integralidade.

O armazenamento dos documentos será feito por meio de sistemas de nuvem, com alta capacidade de armazenagem. O gerenciamento da documentação poderá ser feito de maneira remota, através do acesso aos dispositivos conectados ao sistema de armazenamento.

Essa digitalização garante mais proteção à empresa, pois evita perdas ou deteriorações de documentos. Estes programas possibilitam, ainda, a separação dos documentos, de acordo com categorias pré-estabelecidas. Consequentemente, a gestão de documentos se tornará otimizada, por meio da organização e segmentação destes arquivos.

À medida que novos documentos são criados, decorrentes da atividade empresarial, em seus diversos setores, serão prontamente armazenados. Portanto, o armazenamento em nuvem garantirá que os documentos sejam devidamente mantidos, pelo tempo que for necessário.

 

A importância da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos exerce papel de grande importância, pois confere segurança e flexibilidade à administração empresarial. Diariamente, empresas realizam transações financeiras, celebram contratos, admitem novos colaboradores e incidem em obrigações previstas em lei.

Todos estes procedimentos requerem o devido registro, em documentos específicos. Portanto, a atividade empresarial, por natureza, acarreta a produção de uma vasta documentação.

Grande parte destes documentos serão direcionados para a comprovação, do cumprimento de obrigações legais e procedimentos burocráticos. Caso a administração perca algum documento, a empresa poderá sofrer eventuais sanções, pelo descumprimento da própria obrigação de comprovação.

Considerando que a legislação prevê prazos diferenciados, para o armazenamento de cada espécie documental, a gestão eletrônica de documentos oferece a devida manutenção.

Os recursos da gestão eletrônica de documentos também simplificam as funções gerais da administração, dado o acesso facilitado à documentação. Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), a documentação de uma companhia cresce, em média, 25% por ano.

Este resultado é reflexo da importância da gestão eletrônica de documentos, na revolução digital das empresas e do mercado.

 

O processo de implementação da gestão eletrônica de documentos

Para implementar a gestão eletrônica de documentos em uma empresa, será necessário que a administração se atente a alguns passos.

É essencial que o programa de gestão, a ser utilizado, ofereça a segurança necessária, para resguardar as informações de possíveis vazamentos de dados.

 

Digitalização de documentos físicos

Inicialmente, será necessário digitalizar todos os documentos físicos, por meio de scanners próprios. Cada documento deverá ser digitalizado de forma integral, incluindo todas as informações que sejam relevantes.

O programa de gestão possuirá alta capacidade de armazenagem, para a manutenção de toda a documentação da empresa. Posteriormente, a companhia poderá implementar a geração de documentos em seu formato digital, sendo outro facilitador.

 

Divisão dos documentos em categorias

Após a digitalização, será o momento de categorizar os documentos, para maior organização. Dessa forma, o programa gerará diversas pastas, para o armazenamento de diferentes modalidades documentais.

Consequentemente, a gestão de documentos se otimizará, através de sua segmentação.

 

Separação por níveis de segurança

Para cada atividade desenvolvida na empresa, existirá o seu registro, por meio da documentação adequada. Portanto, algumas espécies de documentos deverão ter seu acesso restrito, pela confidencialidade de suas informações.

Logo, as pastas de documentos confidenciais serão protegidas por senhas, e outras ferramentas de controle de acesso.

Também poderá ser utilizada a assinatura eletrônica, como requisito de acesso à determinada documentação, visto que possui legalidade jurídica, dando poder de transacionar ou validar algum documento.

 

Padronização dos documentos

A gestão eletrônica de documentos também acarretará a padronização, de toda a documentação da empresa. Quando a administração adota esta padronização, transmite ao mercado uma imagem de maior compromisso e seriedade.

Portanto, essa prática terá repercussão na própria competitividade da empresa, que irá se posicionar como autoridade frente à concorrência.

Gerenciamento efetivo

Uma vez devidamente armazenados, a empresa poderá exercer o gerenciamento efetivo sobre a sua documentação.

Portanto, a gestão eletrônica de documentos permite a adoção de uma política de gerenciamento eficiente, por meio do controle de toda a documentação.

A nova era tecnológica trouxe soluções avançadas, que proporcionam a automação dos procedimentos e a conexão entre setores da empresa.

 

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