Como manter uma empresa organizada e limpa? 5 dicas para começar a seguir hoje mesmo

Existem muitas razões para você se preocupar em como manter uma empresa organizada e limpa. Aumento de produtividade, melhor conservação dos equipamentos e materiais, higiene e boa aparência são apenas algumas delas.

Entretanto, no dia a dia corrido de um negócio pode ser difícil manter a ordem no ambiente de trabalho.

São pilhas de papel, diversas versões de documentos espalhados pela área de trabalho do computador, salgadinhos para matar a fome na sala de reunião, banheiro com marcas de sapato e por aí vai!

É compreensível que o dia a dia gere um pouco de sujeira e desorganização, entretanto, existem formas de driblar esse problema e é exatamente sobre isso que este texto se trata: dicas de como manter uma empresa organizada e limpa!

Como manter uma empresa organizada e limpa

1. Use a tecnologia de armazenamento em nuvem

O primeiro passo é se livrar das pilhas de papel que se acumulam na sua mesa e na mesa de seus colaboradores. Organize todos os documentos que sua equipe cria e compartilha. Para isso uma solução muito simples é contar com o apoio de serviços de armazenamento em nuvem.

Além de garantir a segurança dos arquivos, que não vão mais se perder entre e-mails e nas pastas e subpastas do computador de cada funcionário, fica mais fácil encontrar o documento certo no momento em que você precisa.

É importante criar um guia de organização para os arquivos digitais também, do contrário a bagunça vai sair da mesa para o sistema em nuvem. Para isso lembre-se de:

• criar pastas para cada departamento e projeto;
• desenvolver padrões para nomear arquivos. Torne isso facilmente acessível a todos (se necessário cole na mesa de cada colaborador).

Leia também: Vantagens e desvantagens do cloud computing

2. Use aplicativos de gestão de projetos

Em qual projeto ou tarefa cada colaborador da sua equipe está atuando nesse exato momento? O que ele está desenvolvendo?

Essas informações são fundamentais para a organização de um time e para que sua empresa alcance seus objetivos.

Um gerente precisa saber se o trabalho que está sendo executado pelo colaborador é realmente a tarefa prioritária do momento. Somente assim as entregas que precisam ser feitas cumprirão seus deadlines.

Para isso você poderá contar, mais uma vez, com a tecnologia. As ferramentas de gestão de projeto são grandes parceiras no objetivo de organizar sua empresa. Por meio desse objetivo sua empresa amplia:

• a produtividade;
• a satisfação do cliente;
• os indicadores de desempenho e mais.

3. Crie rotinas de limpeza

Manter um escritório limpo é questão de saúde. Além disso, um escritório sujo passa uma péssima impressão do seu negócio para clientes, parceiros e colaboradores.

Crie uma rotina de organização e limpeza que inclua dias para limpeza de:

• banheiro;
• área de convivência;
• mesas de colaboradores;
• área de escritórios;
• sala de reunião.

Peça a colaboração de seus funcionários propondo que eles mesmo deixem, ao final de cada dia, a mesa organizada e descartem o que é lixo diretamente na lixeira.

Defina um dia da semana para “limpar a geladeira”. Nesse dia tudo o que for de comida e não estiver lacrado deve ser jogado no lixo. Coloque um recado preso na geladeira para que todos se organizem. É bastante comum que restos de comida cause mau cheiro na geladeira.

Também é importante deixar recados como “deixe a pia limpa” ou “lave os utensílios que você usou”.

4. Aplique o 5S

Você já deve ter ouvido falar em 5S, mas talvez nunca tenha aplicado ao seu negócio. Trata-se de uma das mais famosas ferramentas de qualidade do mundo e tem como objetivo promover:

• o aumento da produtividade da empresa;
• maior limpeza do local;
• padronização de processos;
• organização do ambiente de trabalho por meio da definição de lugar para cada item;
• evita acidentes;
• melhora a qualidade de vida e o ambiente de trabalho.

Tudo isso acontece por meio da aplicação de 5 sensos (os 5S):

• Seiri – Senso de utilização
• Seiton – Senso de organização
• Seiso – Senso de limpeza
• Seiketsu – Senso de padronização
• Shitsuke – Senso de disciplina

A ferramenta foi desenvolvido no Japão e contribui para melhoria contínua de processos e programas de qualidade total nas empresas.

Cada um desses 5S são fundamentais para quem está em busca de como manter uma empresa organizada e limpa. No início a rotina estabelecida pela ferramenta pode gerar algum estranhamento.

É bastante comum que os colaboradores e gestores achem chato e até diminuam a importante da prática. Mas, lembre-se! Esse é um modelo usado no mundo todo por grandes, médias e pequenas empresas e custa muito pouco para o seu negócio. Vale a pena tentar!

Com o passar do tempo, você – e toda a equipe – irá perceber que com essa nova política ninguém mais perde tempo procurando objetivos e documentos, que o ambiente está mais “leve”, há menos estresse e maior produtividade.

Quer detalhes de como funciona a prática 5S e como aplicá-la a seu negócio? Então assista ao vídeo abaixo!

5. Contrate uma empresa de terceirização de limpeza

Contar com serviços terceirizados de limpeza vai garantir que o ambiente de sua empresa estará sempre impecável para o funcionamento diário e para receber clientes e parceiros.

Lembre-se que uma empresa suja e desorganizada passa uma péssima impressão para clientes, além de causar muitos desconfortos para quem trabalha todos os dias nesse local.

Com a terceirização da limpeza você reduz os gastos que teria ao contratar uma equipe de limpeza no sistema CLT, porque não precisa pagar impostos trabalhistas, 13º salário e férias. Tudo isso fica a cargo da empresa que você contratou. Além disso, garante qualidade no resultado do trabalho e eliminação do custo com produtos de limpeza.

Quer saber cabe no fluxo de caixa da sua empresa? Então acesse o artigo; “Qual é o valor de uma empresa de limpeza terceirizada?”.

E se você quer contratar um fornecedor para realizar um serviço de limpeza terceirizada, o oHub pode ajudar. Faça uma cotação e receba diversas propostas com um único pedido ou veja a lista de empresas que realizam limpeza terceirizada.

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