Como organizar contratos: porque e como fazer na sua empresa

Saber como organizar contratos é uma estratégia fundamental para manter a produtividade e o crescimento de uma empresa. Porém, infelizmente, essa prática ainda não faz parte do dia a dia de grande parte das organizações. 

Um dos motivos para isso é o desconhecimento dos gestores sobre os prejuízos que uma má gestão de documentos pode causar. Como os efeitos desse tipo de omissão não são visíveis, é comum que muitos deles não incluam esse método em suas companhias. Logo, também desconhecem os riscos financeiros que essa postura negligente pode gerar.

O preço a pagar por esse desconhecimento pode ser alto. De acordo com dados da PwC, cada documento arquivado de forma incorreta gera cerca de 120 dólares de prejuízo. É claro que não é só isso: 

• profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo informações e até 50% procurando por elas;
• 7,5% de todos os documentos são perdidos, e 3% são arquivados incorretamente;
• o gasto para recriar um documento perdido é de 220 dólares;
• funcionários perdem até 2 horas diárias buscando por arquivos extraviados;
• no mínimo, 66% das informações guardadas pelas companhias são inúteis;
• empresas gastam 20 dólares para arquivar um documento;
• gestores perdem um mês durante o ano procurando informações devido à desorganização e ao armazenamento inadequado de documentos.

Percebe agora que saber como arquivar contratos de forma eficiente pode fazer toda a diferença para o seu negócio? Para saber como aplicar essa estratégia em sua empresa, basta ler este artigo! 

Dicas de como organizar contratos

Confira agora algumas dicas memoráveis de como organizar contratos de forma inteligente. 

1. Defina um local para armazenar os contratos da empresa

Quer armazenar os contratos de sua empresa de forma eficiente? Então, em primeiro lugar, é preciso definir um local para eles. 

Esse método parece óbvio, mas você sabia que muitas empresas não têm um lugar certo para isso? Logo, se deseja dar estrutura para o fluxo de trabalho de sua organização, escolha salas, armários, pastas e ficheiros adequados para isso. Não se esqueça de que iluminação, temperatura e ventilação são condições importantes a se considerar para preservar os arquivos.  

2. Separe os contratos por tema e crie categorias

O segundo passo de como organizar contratos é separá-los por temas. Faça uma triagem de acordo com a categoria do setor, dividindo-os entre arquivos de funcionários, clientes, fornecedores e afins. Se quiser, você também pode segmentá-los por datas ou então de acordo com a vigência dos contratos. 

3.  Crie um sistema de gerenciamento de documentos

Controlar prazos e detalhes de cada contrato pode não ser uma tarefa simples, principalmente se a quantidade for grande. Sendo assim, é recomendável aplicar um sistema de gerenciamento de documentos. Esse controle pode ser feito tanto por meio de planilhas como por softwares. 

4. Estabeleça regras para o acesso

O sucesso de uma boa organização de arquivos está diretamente ligada à padronização de processos. Isso quer dizer que padronizar o modo de como organizar contratos é uma forma de garantir a produtividade. Além disso, é uma maneira de reduzir os riscos de danos físicos e de extravios dos documentos. 

Crédito: Freepik

5. Fique atento aos prazos de guarda

A próxima dica de como organizar contratos é: fique atento aos prazos de guarda dos documentos. Em outras palavras, antes de descartar os arquivos antigos, é crucial verificar a temporalidade deles. Assim, você não corre o risco de jogar fora papéis importantes antes do tempo. 

Não tem ideia de quanto tempo se deve guardar um documento? Então, leia “Prazo de guarda de documentos: saiba quanto tempo manter cada um”, e vire um expert no assunto! 

6. Recorra à digitalização  

Alguns empresários ainda têm receio de implementar um processo de digitalização de documentos em suas organizações. Isso acontece, na maior parte das vezes, por desconhecimento, já que essa prática não é só segura como recomendada. 

Fáceis de acessar, os arquivos eletrônicos otimizam tempo e espaço. Logo, utilizá-los também diminui custos e aumenta a produtividade de uma equipe. 

7. Coloque seus contratos na nuvem

Colocar contratos na nuvem, ou seja, no sistema cloud computing é também uma boa alternativa para manter documentos a salvo e atualizados. Essa prática deve ser levada em consideração porque descargas elétricas repentinas podem acontecer e  danificar os computadores. Sendo assim, se não quiser perder dados importantes, é recomendável considerar essa dica.

8. Nomeie os contratos corretamente

Muitas organizações ainda têm o hábito de arquivar contratos sem fazer a nomeação adequada de cada um. Dessa forma, reunir todos os dados e arquivá-los pode se tornar uma tarefa árdua. 

Para evitar que isso ocorra, é essencial que todos os funcionários tenham em mente que precisam nomear os arquivos corretamente. Isso facilitará a busca e a organização das informações, tornando o ambiente de trabalho mais produtivo. 

9. Envolva o time nessa rotina

Para garantir uma estratégia assertiva no processo de como organizar contratos, é preciso incentivar os seus funcionários a realizarem essa atividade. Para isso, é essencial orientá-los e treiná-los. 

Você também, como gestor, pode adicionar essa atividade em sua rotina. No fim do expediente, recolha os papéis que devam ser digitalizados e os encaminhe ao setor responsável. Assim, você não acumula arquivos em sua mesa e nem perde documentos importantes. 

Crédito: Freepik

10. Utilize a microfilmagem

Utilizar a microfilmagem pode ser uma opção no processo de como arquivar contratos, caso não seja possível digitalizá-los. Essa técnica de captação fotográfica reduz o volume e o tamanho dos documentos. Logo, fica mais fácil organizá-los e armazená-los. 

Dica especial de como organizar contratos: utilize o GED

O GED é um conjunto de tecnologias que permite que uma empresa gerencie seus arquivos, contratos e demais documentos de forma digital. Bastante eficaz esse recurso é fundamental para toda organização que quer garantir segurança, organização e agilidade em seus processos. 

Adotar essa tecnologia otimiza tanto o fluxo de trabalho como os resultados de uma companhia. É uma ferramenta vital para quem quer seus documentos sejam categorizados com inteligência.

O GED conta com outros benefícios incríveis. Leia este texto e descubra quais são!

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