Como organizar documentos de uma empresa: 10 dicas práticas [+ bônus arquivamento]

Embora estejamos vivendo a era dos documentos eletrônicos, as empresas ainda precisam de documentos impressos, em formato físico, para dar conta de toda a administração. Para que isso possa ser feito com eficiência é importante adotar algum método de como organizar documentos de uma empresa. Afinal, a organização de documentos é fundamental para manter a ordem e a funcionalidade administrativa.

Possuindo um sistema de organização de documentos administrativos funcional, é possível acesso mais rápido àqueles necessários para a execução de qualquer exigência legal ou fiscal, e isso deve ser aplicado a todos os setores da empresa.

Abaixo criamos um guia sobre como organizar documentos de uma empresa e o separamos em duas fases:

• 10 dicas gerais sobre como organizar arquivos de uma empresa;
• [bônus] 3 dicas práticas e mais aprofundadas sobre como organizar o arquivamento desses documentos.

Como organizar documentos de uma empresa: 10 dicas gerais

1.     Os documentos não são velhos papéis

A organização de documentos de uma empresa deve ser feita de forma a dar o respaldo e segurança para as atividades da organização, podendo atender a fiscalização ou as necessidades dos setores.

As normas e leis que exigem a guarda de documentos devem ser seguidas.

2.     Os documentos devem ser separados por categorias

Os documentos devem ser arquivados de acordo com sua natureza, através de categorias relacionadas com o seu setor e, dentro dessas categorias, separados por um sistema que possa facilitar sua rápida recuperação.

3.     Organização de documentos contábeis

Notas fiscais e documentos de compra e venda são de fundamental importância para a empresa.

As notas fiscais devem ser separadas em pastas por nomes de fornecedor, com boletos de pagamento anexadas para facilitar a conferência de valores.

A organização de notas fiscais garante melhor condução da contabilidade e de custos, evitando perda de tempo quando são exigidos por alguma razão.

4.     Documentos funcionais

A organização de documentos administrativos referentes a colaboradores e prestadores de serviços devem ser preservados por um longo período dentro das empresas.

Cada funcionário deve ter sua própria pasta, contendo:

• toda a documentação desde sua admissão;
• com os laudos de exames periódicos em dia;
• comprovantes de pagamento;
• concessão de férias e outros pertinentes.

Além desses documentos do setor de recursos humanos, a organização de documentos de uma empresa deve ser feita com aqueles referentes ao serviço médico e de saúde ocupacional.

5.     Documentos de constituição

Os documentos de constituição da empresa devem ser preservados de forma a se tornarem acessíveis a qualquer momento. Entre os tipos de documentos presentes aqui estão:

• contrato social e suas alterações;
• inscrições nos órgãos de fiscalização e controle;
• cadastro junto aos órgãos governamentais.

A maneira de como organizar documentos de uma empresa deve ser definida desde a abertura da empresa, mantendo tudo de forma cronológica.

6.     Documentos fiscais e de controle

Existem documentos que precisam ser arquivados e estar disponíveis por determinado intervalo de tempo. Para esses documentos é preciso separar as esferas governamentais, Federal, Estadual e Municipal, atendendo a legislação dentro de suas categorias (comercial, fiscal e previdenciária) e mantendo sua atualização.

7.     Documentos eletrônicos

A organização de documentos eletrônicos deve ser mantida em pastas com tipos de documentos, por fornecedores ou clientes, de acordo com o ramo de atividade da empresa.

Esses documentos devem ser mantidos por uma gestão de backup, com cópias de segurança, mantidas nos servidores da empresa ou em nuvem, permitindo seu resgate imediato em caso de necessidade.

8.     Índice do arquivo de documentos

Toda forma de organização de documentos de uma empresa deve ser planejada e implantada, com a divisão de categorias. É necessário criar um índice de catalogação para facilitar sua localização no arquivo.

Uma das formas de indexação é através do formato alfanumérico, criando também uma legenda com a descrição de cada letra ou categoria.

9.     Atenção para a tabela de temporalidade

Existem documentos que a empresa deve preservar para sempre, enquanto que outros possuem um prazo de preservação estabelecido pela legislação.

É necessário ter atenção para não manter documentos com prazo expirado e para não perder aqueles que devem ser mantidos.

10. Manter os documentos sempre no lugar

Tendo uma forma de como organizar documentos de uma empresa já pronta, o maior cuidado para manter sua ordem e funcionamento do arquivo é recolocar cada documento em seu lugar depois de ser usado para qualquer fim.

Uma excelente maneira de manter a organização dos documentos administrativos, além dessas recomendações, é digitalizar toda a informação, realizando o controle de gastos com arquivos e aumentando a produtividade.

Além disso, a guarda e organização dos documentos da empresa estará mais garantida, permitindo que qualquer necessidade seja atendida, mesmo que, por qualquer motivo, algum documento seja extraviado.

[Bônus] 3 passos práticos para organizar documentos administrativos e realizar o arquivamento

De forma geral, as empresas sempre têm uma grande quantidade de documentos importantes, e esse é um volume que cresce diariamente.

Como vimos até aqui, para organizar documentos da empresa com maior eficiência é preciso ter algumas regras, já que são eles que contêm o histórico econômico e financeiro da empresa e são exigidos pela fiscalização para comprovação de sua movimentação.

O método de como organizar documentos de uma empresa possibilita que ele sejam resgatados a qualquer momento, sem perda de tempo, mantendo a produtividade.

A gestão eficiente dos documentos é um fator fundamental para que a empresa:

• não perca prazos;
• não pague multas;
• se mantenha dentro da regularidade fiscal.

Nós falamos rapidamente acima, mas, devemos considerar como primordial o fato de ser necessário manter os documentos ativos e inativos.

Os documentos ativos são aqueles que, seja por exigência legal ou para cumprir compromissos com clientes e fornecedores, devem estar sempre à mão, enquanto que os documentos inativos devem ser arquivados em separado, reduzindo a quantidade de papéis que possam ser indevidamente manipulados quando se precisa resgatar outros ativos.

É importante que, ao definir como organizar documentos de uma empresa, cada um seja colocado em seu devido lugar, sem possibilidade de perda, extravio ou de deterioração, respeitando os prazos exigidos para sua manutenção.

Arquivar e organizar documentos da empresa permite maior controle administrativo, facilitando as atividades do dia a dia, além de permitir que os colaboradores possam se dedicar às atividades mais importantes.

A seguir, apresentamos 3 formas práticas para organizar documentos e manter a produtividade dentro de sua empresa:

1.     Organizar documentos exige um local específico

O local para organizar documentos e mantê-los arquivados em ordem deve ser adequado, dentro de suas necessidades de utilização.

Os arquivos ativos, que devem ser manipulados mais rapidamente devem permanecer em pastas, devidamente organizados por categorias e, dependendo do volume de papéis, os arquivos inativos devem ter uma sala apropriada, com condições ideais de ambientação, sem qualquer umidade que possa deteriorar documentos mais antigos.

Tendo os documentos em lugares adequados, torna-se mais fácil e mais prático resgata-los para qualquer atividade exigida.

2.     Organizar documentos em pastas e caixas exclusivas

Os documentos devem ser organizados em grupos:

• separados segundo a necessidade;
• ou por datas;
• por clientes ou temas.

Tudo isso deve ter em mente o objetivo de tornar mais fácil sua procura e resgate.

O modelo de como organizar documentos de uma empresa, deve ter uma metodologia diferente da organização de documentos de movimentação diária.

Cada tipo de documento deve ter sua pasta devidamente organizada, ou caixas devidamente etiquetadas, com índices que possam facilitar a localização.

Os índices são essenciais para facilitar a localização, sendo o mais prático o código numérico, onde cada número faz referência a um tipo de documento.

Cada setor deve manter em seu próprio local os documentos utilizados no dia a dia, evitando movimentação desnecessária de colaboradores, enquanto que, no arquivo inativo, cada setor deve organizar documentos em locais separados, não misturando, por exemplo, documentos do setor financeiro com o setor de pessoal, ou vice-versa.

O código numérico pode ter diversas dezenas, de acordo com a necessidade da empresa, como, por exemplo:

01.02.03

Ao organizar documentos pelo código numérico, a primeira dezena refere-se ao setor, a segunda dezena ao tipo de documento e a terceira à sua classificação dentro do seu tipo. Uma nota fiscal, nesse caso, pode ser classificada da seguinte forma:

04.01.03

A primeira dezena refere-se ao setor financeiro, a segunda ao fornecedor e a terceira ao tipo de compra.

A gestão de documentos digitais também segue o mesmo sistema de documentos físicos, devendo ser:

• separados em pastas específicas;
• de acordo com o seu tipo;
• nunca se esquecendo de manter um backup por questão de segurança, que pode ser salvo em HD externo ou em nuvem.

3.     Organizar documentos usando a tecnologia

Organizar documentos na nuvem, ou seja, no sistema cloud computing, também é interessante para manter documentos com maior segurança. No caso de alguma pane no computador, haverá como encontrar qualquer tipo de documento e resgata-lo com facilidade.

Da mesma forma que no computador dentro da empresa, aprender como organizar documentos de uma empresa, em nuvem, segue o mesmo princípio, com criação de pastas por segmento ou setor, como se estivessem no arquivo ou na sala de documentos inativos.

Atualmente podemos encontrar empresas dedicadas exclusivamente ao processo de como organizar documentos, de uma empresa, garantindo ainda mais a segurança das organizações com relação às necessidades de apresentação ao fisco ou para suas exigências internas.

Ao organizar documentos de uma empresa da forma correta, a empresa mantém melhor gestão de suas atividades, apresentando serviços com mais qualidade e gerando maior produtividade. Como a lucratividade é fruto da produtividade, entendemos que a organização seja essencial em qualquer caso e em qualquer momento da vida empresarial.

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