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Já explicamos aqui no blog como fazer a folha de pagamento dos funcionários e agora vamos falar de como organizar a folha de pagamento.
Para colocar o passo a passo em prática, é importante organizar documentos, planilhas e sistemas de dados do setor de Recursos Humanos.
Essas informações serão usadas todos os meses pelo departamento Financeiro para calcular a folha de pagamento dos membros da equipe.
Sem esses dados organizados, o holerite pode ser feito errado e a empresa pode ter problemas com a Justiça do Trabalho.
Para evitar que isso aconteça, reunimos as principais dicas de como organizar a folha de pagamento neste post:
- Implemente uma ferramenta de controle de ponto
- Crie uma planilha/sistema para catalogar todos os funcionários
- Organize todos os impostos e benefícios a serem pagos
- Use uma ferramenta de automação para organizar folha de pagamento
- Contrate uma empresa terceirizada de folha de pagamento
Boa leitura!
Como organizar a folha de pagamento da empresa?
Organização é a chave para criar processos eficientes dentro de uma empresa. Para fazer uma folha de pagamento são necessárias informações para efetuar os cálculos dos descontos e também a soma dos benefícios oferecidos pela empresa.
Confira as dicas de como organizar a folha de pagamento para não ter problemas e desencontros de dados nas guias do holerite:
1. Implemente uma ferramenta de controle de ponto
A primeira dica de como organizar a folha de pagamento é ter uma ferramenta de controle de ponto.
A carga horária de trabalho varia de acordo com a função do colaborador na empresa. Enquanto alguns trabalham às oito horas padrão, outros fazem horas extras, ganham adicional noturno, têm faltas não justificadas, etc.
Por isso, uma ferramenta de controle de ponto é essencial. O mais recomendado é implementar um sistema de ponto eletrônico.
Assim, a chegada e saída dos funcionários fica registrada, o RH e até o próprio funcionário em alguns sistemas podem registrar as horas extra e as faltas (justificadas ou não).
Dessa forma, fica fácil organizar a folha de pagamento e fazer todos os cálculos corretamente.
2. Crie um método para catalogar todos os funcionários
Além de ter as horas trabalhadas registradas, é importante também ter os funcionários catalogados com suas categorias profissionais e cargos no seu perfil.
Esse é um detalhe importante de como organizar a folha de pagamento porque essas informações servem para consultar a base salarial da categoria dos funcionários e as contribuições obrigatórias.
Essa lista pode estar dentro de um BPO de Recursos Humanos que faz a automação de processos do setor de RH, organizando e agilizando as tarefas da área.
Aprenda mais dicas para organizar os documentos dos funcionários no vídeo abaixo:
3. Organize todos os impostos e benefícios a serem pagos
Nem sempre o funcionário sabe o que é cada detalhe que está discriminado na guia de pagamento.
Por isso, ter a listagem de impostos e suas respectivas alíquotas é uma forma de como organizar a folha de pagamento para, primeiro, saber quais são os impostos obrigatórios.
Encargos como FGTS, INSS, IRRF, vale-transporte são descontos obrigatórios que a empresa deve pagar e colocar na guia de pagamento.
Algumas categorias profissionais têm descontos sindicais obrigatórios. Então, os funcionários que devem fazer a contribuição podem ter o valor descontado direto na folha de pagamento.
Além dos descontos de impostos e contribuições também existem os benefícios corporativos e governamentais que se somam ao salário. (auxílio maternidade)
O vale-refeição, o vale-alimentação, plano de saúde, plano odontológico, participação nos lucros são alguns exemplos de benefícios que as empresas podem oferecer.
Outros benefícios específicos de algumas situações como licença maternidade, salário-família e auxílio-doença também devem ser descritos na folha de pagamento.
4. Use uma ferramenta de automação para organizar folha de pagamento
Dependendo do tamanho da empresa, gerenciar esse volume de informações pode ser muito trabalho, além de tomar um tempo importante da rotina dos funcionários.
Para facilitar a organização da folha de pagamento, uma alternativa é implementar uma ferramenta de automação.
Existem sistemas para essa finalidade como o BPO de folha de pagamento que organiza todas as informações das empresas para fazer o cálculo e a emissão das guias para os funcionários.
Além de organizar e ajudar a economizar tempo da equipe Financeira, essa ferramenta evita que algumas informações sejam esquecidas ou que aconteçam cálculos errados dos descontos e benefícios.
5. Contrate uma empresa terceirizada de folha de pagamento
Em empresas pequenas, nem sempre existe um profissional com conhecimento específico de como organizar a folha de pagamento.
Nesses casos, até uma ferramenta de automação não é tão útil, se não tem um responsável capacitado para utilizá-la e incluir todas as informações necessárias.
Para resolver esse problema, contratar uma empresa terceirizada de folha de pagamento é uma solução prática e com ótimo custo-benefício.
Inclusive, empresas maiores preferem terceirizar essa função para economizar nos gastos e criar uma gestão de pagamentos organizada.
Quer entender melhor porque contratar esse serviço? Leia também o post: ‘Vantagens para a empresa na terceirização da folha de pagamento’.
Precisa de ajuda para organizar a folha de pagamento da sua empresa?
Se você não tem experiência em como organizar a folha de pagamento e não quer correr o risco de errar, a melhor opção é encontrar uma empresa de Terceirização de Folha de
Pagamento que possa te auxiliar.
A busca por um bom fornecedor, principalmente quando se trata de informações financeiras sigilosas, precisa ser bastante criteriosa.
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