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Os grandes hospitais e instituições de saúde conheciam apenas uma maneira de como organizar prontuários médicos. Porém, com a chegada da tecnologia, esse padrão foi quebrado. Das grandes salas cheias de papéis de prontuários e outros registros médicos, os históricos dos pacientes passaram a ser registrados eletronicamente.
Veja como organizar prontuários médicos e as vantagens de migrar para um sistema de prontuário eletrônico.
Como organizar prontuários médicos
Cada hospital tem seus próprios procedimentos para organizar um registro e prontuários médicos. Na maioria das vezes, isso é feito pelo departamento de registros médicos, também conhecido como Departamento de Informações de Saúde.
Normalmente, o registro é organizado em termos da sequência temporal de eventos com a última admissão localizada na frente do prontuário. Depois que o paciente recebe alta do hospital, um resumo dos diagnósticos e tratamentos é preparado pelo médico assistente e inserido na frente do prontuário.
Este resumo pode ser usado como um guia para garantir que os relatórios não sejam ignorados.
Em algumas instituições de saúde, uma cópia do resumo do registro da última entrada é mantida no prontuário do paciente, pois são informações úteis da história, diagnósticos e tratamento do paciente.
O resumo não é apenas um serviço útil para os médicos, mas também é uma fonte para o hospital coletar dados sobre os atendimentos e estimar a frequência de doenças, por exemplo.
Portanto, ter um departamento responsável e criar os protocolos de preenchimento e arquivamento dos prontuários é a base para organizar os arquivos e eles serem fáceis de encontrar.
5 benefícios da integração de um sistema de prontuário eletrônico
A integração de um registro médico em papel a um sistema de registro eletrônico de saúde traz muitos benefícios.
O setor de saúde tem demorado para converter totalmente em registros digitais quando comparado a outros setores. Mas com as novas tecnologias sendo desenvolvidas constantemente, o setor de saúde está finalmente começando a se juntar ao resto do mundo.
Confira os benefícios do sistema eletrônico na área da saúde e como organizar prontuários fica mais fácil com a essa ferramenta.
1. Armazenamento reduzido
Em comparação com os registros digitais, os registros em papel exigem uma quantidade substancial de espaço.
Os provedores de saúde não só precisam manter as informações em arquivo para o tratamento de seus pacientes, mas também devem manter esses registros à mão devido aos regulamentos de assistência médica por pelo menos seis anos.
O registro via prontuário médico eletrônico reduz a desordem na maneira de como organizar prontuários e fornece uma solução sistemática de arquivar a informação do paciente.
2. Facilidade de acesso
Com um registro digital, o acesso é virtualmente ilimitado. Os médicos podem ter acesso aos resultados dos testes quase imediatamente. Múltiplos departamentos podem adicionar informações clínicas aos registros de saúde sem ter que localizar ou conferir um prontuário médico em papel.
Para organizações com várias instalações, quando um paciente visita uma ala, todas as outras têm acesso ao prontuário médico desse paciente.
Os setores não precisam mais enviar por fax ou entregar os resultados dos testes impressos. A facilidade de acesso leva a melhores resultados e maior satisfação para o paciente e maior produtividade da equipe.
3. Precisão melhorada
Erros médicos em um sistema de registros em papel podem às vezes estar relacionados a documentação incompleta e caligrafia ilegível.
Os sistemas eletrônicos vêm com recursos que garantem que todas as informações necessárias para o atendimento ao paciente sejam incluídas no prontuário médico.
Alguns tipos de software de prontuário possuem ferramentas que exigem que o usuário adicione informações adicionais, conforme necessário.
4. Custos reduzidos
Embora os provedores possam ter os custos iniciais de implementar um sistema de prontuário eletrônico, os custos totais são menores do que aqueles associados ao registro em papel.
Registros médicos em papel têm custos mais altos devido à necessidade de mais pessoas para gerenciar, acessar, arquivar e manter documentos em papel.
Outros benefícios financeiros que organizar prontuários eletrônicos fornece incluem: custos de transcrição reduzidos, codificação mais precisa para o aumento do reembolso do pagador e melhor documentação para códigos com maior compensação.
5. Maior gerenciamento de risco
Com todas as informações dos pacientes em formato digital, os hospitais podem acompanhar os problemas clínicos de maneira mais eficaz, permitindo que identifiquem com facilidade as áreas de risco.
Os processos podem ser implementados com rapidez e precisão, a fim de melhorar o atendimento ao paciente. Muitos sistemas possuem funções que acionam os profissionais se os pacientes estiverem em risco de resultados adversos.
Outro recurso de gerenciamento de risco é que os prontuários médicos dos pacientes são mais difíceis de roubar.
Além disso, há verificações e balanços que garantem que os dados sejam inseridos completamente para evitar que os provedores deixem de fora informações pertinentes do registro do médico.
Resistência à conversão digital para organizar prontuários
Muitos diretores de hospitais ainda hesitam em assumir a tarefa de converter o sistema de registros médicos em papel para o prontuário eletrônico. Fazer a mudança pode ser demorado e oneroso.
Além disso, os médicos e a equipe podem ter dificuldade em fazer a transição para uma nova maneira de coletar e manipular as informações do paciente. No entanto, os benefícios superam os desafios.
Uma das principais preocupações com a conversão completa é a ameaça à informação do paciente. Mas, atualmente, a segurança é um quesito que recebe bastante atenção no desenvolvimento de sistemas.
Muitos desafios podem surgir com a digitalização, mas as instituições ainda podem manter um sistema de registros em papel enquanto se familiarizada com a nova forma de como organizar prontuários médicos digitais.
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