Como organizar um coquetel de lançamento: 6 dicas PRO

Os profissionais de marketing geralmente temem planejar festas de lançamento de empresas. São muitos detalhes para que tudo saia como esperado e a empresa atinja seus objetivos. Para te ajudar criamos um tutorial de como organizar um coquetel de lançamento.

Existem muitas coisas que precisam ser feitas:

• escolher o buffet;
• encontrar o local ideal;
• criar materiais promocionais, etc.

E, além disso, as pessoas de dentro – e fora – da empresa podem ter expectativas muito diferentes, como:

• captar leads;
• nutrir prospects;
• ganhar espaço na mídia;
• engajar participantes.

O gerente da empresa nem sempre pode atender tanta expectativa. Pelo menos, eles não podem fazer isso sem a ajuda de profissionais especializados.

É quando entra em campo os organizadores de eventos.

Se você contratou uma agência especializada para planejar este lançamento, já está no caminho do sucesso.

Eles garantirão que você tenha tudo em ordem para atender as diferentes expectativas, entre a lista estão:

• a escolha do local certo;
• a comida e as bebidas ideais;
• divulgação do lançamento.

Então, independente se você vai, ou não vai, contratar uma empresa para organizar o seu evento, algumas etapas de como organizar um coquetel de lançamento precisam da sua atenção.

A seguir, separamos 6 dicas de como organizar um coquetel de lançamento. Então, mãos na massa!

Como organizar um coquetel de lançamento: 6 etapas rumo ao sucesso!

1. Defina seus objetivos e convide as pessoas certas

Você quer deslumbrar os participantes com a experiência em si, ou prefere criar uma vibe suave que incentive a conversa íntima?

Você quer que o produto ocupe o centro do palco ou está planejando uma experiência multimídia mais adequada a um espaço amplo?

Depois de entender o resultado desejado, você pode começar a planejar seu evento.

Não basta convidar as pessoas mais poderosas ou famosas que você puder; em vez disso, tente convidar as pessoas certas para o seu negócio.

Por exemplo, o seu objetivo é atrair clientes potenciais de vendas? 

Se assim for, coloque sua equipe de vendas a bordo e convide seus contatos.

Convide potenciais influenciadores que possam falar em nome da sua marca. Se sua empresa é local, é muito mais valioso encontrar influenciadores de sua região.

É importante também que você tenha em mente que esses influenciadores precisam dialogar com a persona que você atende e que estará envolvida com seu lançamento.

Você pode pensar que sabe quem é seu influenciador desejado, mas isso pode mudar quando você fizer uma pesquisa mais profunda sobre eles.

Esteja bem ciente do sexo e da faixa etária com a qual eles são populares, bem como entenda o setor com o qual eles engajam.

Aproxime-se daqueles que atendem ao nicho de mercado de seu interesse.

O lançamento é um relacionamento simbiótico.

Sempre que você abordar um influenciador, não se esqueça do que pode oferecer em troca pela promoção dele. Embora alguns possam cobrar por seus serviços, isso não significa necessariamente dinheiro. Alguns podem falar sobre o seu produto em troca de uma amostra grátis, por exemplo:

• desenvolva um relacionamento com o influenciador;
• compense-os (com dinheiro, amostra de produto grátis, etc);
• incentive-os a criar conteúdo com sua marca ou produto;
• compartilhe seu conteúdo.

2. Escolha um local legal

Não há nada necessariamente errado em organizar um coquetel de lançamento em sua própria empresa ou em um hotel conhecido por realizar eventos como o seu, entretanto, esse não seria o local mais memorável.

É por isso que muitas marcas se esforçam para pensar fora da caixa ao escolherem um local para sua festa de lançamento.

Ao escolher algo que não é o que as pessoas esperam, você está prestes a criar uma experiência única e inesquecível. Além disso, a curiosidade faz as pessoas realmente querem ir até o seu evento.

Não há nada pior do que reservar um local que não tenha espaço suficiente para todos os seus convidados.

Procure um lugar com entradas espaçosas, saídas confortáveis ​​e muito estacionamento. A logística é parte indispensável de como organizar um coquetel de lançamento. Aliás, de qualquer evento.

A última coisa que você quer no seu evento é tumulto na entrada e saída.

Se você adora um local, antes de assinar o contrato, pergunte à empresa se está tudo bem você visitar a próxima festa. Você pode achar que o espaço parece melhor vazio. Analise a logística, o que deu certo e o que não funciona.

Mantenha o evento concentrado na marca

Ao escolher o local pense cuidadosamente em quem é seu público.

Então, certifique-se de que este será um evento que os atrairá.

É muito legal fazer um lançamento em um parque de diversões, mas se o seu público é mais conservador, então talvez seja hora de reconsiderar.

Em vez de fazer o que todo mundo faz, faça o que faz sentido para sua empresa.

Injete sua personalidade no evento e mostre o que torna você e sua empresa especiais.

Veja também: como contratar um bom fornecedor de stands para feiras e eventos

3. Dê espaço para o produto ou serviço que está sendo lançado

Sua festa de lançamento é uma celebração, com comida boa, música e drinks, mas é antes de mais nada um evento promocional com algumas metas claras relacionadas à sua marca.

Não se esqueça de fazer algo especial em seu evento de lançamento para ilustrar aos participantes o que torna seu produto especial e único.

Mostre às pessoas o que sua empresa oferece que outras não.

O perfeito alinhamento entre evento e produto é o grande ponto alto de como organizar um coquetel de lançamento.

4. Incentive o envolvimento de mídias sociais

Se você conseguir ir além, tente envolver as pessoas nas mídias sociais, enquanto estão em seu evento.

Deixe-as experimentar o seu produto ou serviço para ver o que ele pode fazer.

Ao mesmo tempo, incentive as pessoas a twittar, fazer alguns stories no Instagram e compartilhar fotos do seu produto e você estará no caminho certo para um lançamento bem-sucedido.

Essa é uma ótima maneira de gerar buzz a partir de perfis de pessoas que estavam no seu evento, logo tem um perfil de comprador ou influenciador. Ao compartilharem sobre seu produto e evento, eles atingirão pessoas com perfis similares. Resultado? Mais uma fatia do seu público conhecerá você.

Dica bônus: hashtags personalizadas são divertidas se você conseguir criar uma boa.

Faça o esforço para garantir que seus convidados se divirtam e interajam de verdade com eles. Todo o evento já está centrado em torno do seu produto, por isso não dê a todas as pessoas com quem você conversa para um discurso de vendas.

5. Distribua brindes ou presentes

Se o brinde for uma amostra do seu produto – ótimo.

Se isso não estiver dentro do seu orçamento, envie a seus convidados presentes que lembrarão sua empresa.

Isso deve ser mais do que lápis e blocos de anotações. Quanto mais criativo for o brinde, maior a probabilidade de as pessoas lembrarem você e seu produto no futuro.

6. Não deixe nenhum participante sair sem deixar um contato

Você convidou seus clientes. Logo tem os contatos deles.

Você convidou suas oportunidades de negócio. Você também tem o contato deles.

Mas, se o seu evento for aberto, muita gente vai circular por lá. Muita gente que conheceu seu produto, que se interessou por sua marca, mas que você não tem contato, nem sabe quem é.

Os eventos – mesmo os seus – são boas oportunidades de gerar leads.

Pegar o contato de participantes que já são seus leads é interessante também para você fazer uma ação pós-evento, exclusiva e manter a repercussão do lançamento.

Você pode “jogar” esses leads em seu software de CRM, criar um fluxo de gestão de leads e acompanhar tudo em seu pipeline de vendas  do produto.

Precisa de ajuda? Existem diversas empresas especializadas nesse tipo de serviço. Faça um orçamento para organização de eventos agora mesmo.

Colhendo os frutos

Aprender a como organizar um coquetel de lançamento não é simples. Cada etapa exige muita atenção e tempo de planejamento. Mas, se você fizer tudo certinho, vai valer a pena.

Apenas lembre-se de que a experiência do cliente, e de todos os participantes, é a parte mais importante em todo esse material de planejamento de eventos.

Se você puder proporcionar a alguém uma experiência incrível, será muito mais provável que ele se lembre de quem você é e do que você faz. Portanto, certifique-se de que a experiência seja positiva!

Que achou dessas sugestões de como organizar um coquetel de lançamento? Já fez algum nesse sentido em sua empresa? Compartilhe mais essas dicas com a gente nos comentários!

Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CMO do Agendor, a plataforma de aprimoramento em vendas para vendedores profissionais.