Como organizar um estoque: 7 passos DESCOMPLICADOS e UNIVERSAIS!

Aprender como organizar um estoque traz benefícios para sua empresa, que vão muito além da contagem de produtos que ainda estão disponíveis para a venda. Muitas empresas se preocupam em organizar o estoque apenas no final do ano, o que, além de gerar um enorme volume de trabalho, também é pouco eficaz para o dia a dia da empresa.

Ao adotar um método de como organizar um estoque que seja estratégico, sua empresa terá acesso a benefícios como:

• redução de acidentes;
• aumento da produtividade;
• melhor aproveitamento das mercadorias;
• redução de desperdício;
• otimização de negócios.

A seguir, separamos 7 dicas de como organizar um estoque que pequenas e grandes empresas podem seguir para obter os benefícios acima.

Como organizar um estoque

1. Aproveite ao máximo o seu espaço vertical

Uma forma de ampliar a capacidade do seu estoque, sem precisar recorrer a um lugar maior é utilizando prateleiras e estruturas altas, que permitam a armazenagem de itens.

Assim você vai aproveitar melhor o seu espaço, organizar os produtos de maneira mais clean e vai liberar a área baixa para a entrada e saída de itens, bem como para o trânsito da equipe.

Crie uma maneira simples de sua equipe ter acesso fácil e seguro aos “andares de cima” do seu estoque, como uma escada fixa ou mesmo empilhadeiras (em caso de estoques muito grandes).

2. Coloque os itens mais vendidos em áreas de mais fácil acesso

Coloque seus itens que são mais procurados por seus clientes em áreas de fácil acesso, mais próximas da sua área de expedição.

Esse simples detalhe vai permitir que seus funcionários acessem os itens com mais rapidez, atendendo aos clientes mais rapidamente.

Ao colocá-los em áreas de fácil acesso você economiza em mão-de-obra e movimentação de equipamentos.

Mantenha uma prateleira mais baixa ou uma caixa com seus produtos mais populares ao  alcance dos colaboradores.

3. Crie um sistema para identificar os produtos e organizá-los

Nessa etapa da organização de estoque você vai escolher como seus produtos serão organizados: por departamento, cor, tamanho, estilo etc.

Vamos imaginar que você seja proprietário ou gerente de uma loja de roupas, você vai precisar organizar seu estoque da maneira mais eficiente para que seu colaborador possa encontrar o produto certo rapidamente.

Uma ideia é separar uma prateleira para calças jeans e uma caixa para calça jeans tamanho 38.

Entretanto, existem muitos modelos de calça jeans, você vai colocar todos os modelos de tamanho 38 na mesma caixa? Essa é uma escolha sua. Seja qual for, é preciso que você:

• crie um sistema de organização;
• documente-o para que possa ser replicado para outros tipos de produtos, como, por exemplo, jaquetas jeans;
• identifique as caixas e prateleiras para que o funcionário possa saber o que vai encontrar em cada local de maneira rápida e visual.

Se seu estoque for muito grande, pode ser necessário fixar um mapa para ajudar na identificação de cada grupo de itens.

4. Crie uma lista de verificação diária

O processo de como organizar um estoque exige atenção diária. É preciso haver uma lista de verificação que os gerentes ou outro responsável use para garantir que certas tarefas importantes sejam realizadas diariamente. Essa lista pode incluir tarefas como:

• armazenamento de todos os produtos;
• organização de produtos que entrarem no estoque;
• processamento de remessas antes do final do turno.

Fazendo isso você tem um controle diário do que entrou e saiu, bem como possibilita a manutenção da organização do espaço dedicado ao estoque.

5. Crie uma área de expedição (saída) e outra de entrada de produtos

Mesmo que você tenha um horário estabelecido para que os seus fornecedores entreguem seus pedidos, sua equipe não será capaz de organizar tudo em seus devidos lugares imediatamente.

Para que os produtos recebidos possam ser organizados, primeiro eles precisam de um lugar específico para:

• contagem de mercadoria;
• conferência de nota fiscal;
• inclusão dos itens no sistema;
• divisão de acordo com o sistema de organização (apresentado no tópico 3) e mais.

Para facilitar essa etapa da organização de estoque, coloque uma mesa ao lado da porta a uma altura confortável para seus colaboradores. Reserve uma área clara e bastante grande onde as caixas possam ser colocadas e os materiais facilmente separados. Ofereça o máximo de espaço possível.

Um método para maximizar esse espaço é utilizar sistemas de organização que sejam desmontáveis. Eles poderão ser utilizados quando você precisar do espaço extra e retirados em outros momentos. Assim não ocupam um espaço valioso de circulação.

6. Use a análise ABC para configurar o inventário do armazém

A análise ABC é um método para classificar os produtos que sua empresa comercializa em três categorias, de acordo com a qualidade de venda e o custo:

• A – correspondem aos produtos mais vendidos da empresa, que não possuem um custo alto de armazenagem;
• B – são produtos intermediários que vendem regularmente, mas podem custar mais do que itens A;
• C – são os produtos que correspondem a maior parte dos seus custos de estoque, com pouca rotatividade, mas que contribuem ao menos para os seus resultados financeiros

A análise ABC é uma maneira de aplicar o princípio de Pareto de 80/20, que propõe que a maior parte dos lucros da empresa, geralmente, vem de cerca de 20% do seu estoque.

7. Utilize o software de controle de estoque

Por último mas não menos importante, entre as dicas de como organizar um estoque está a necessidade de implementar um software de controle de estoque, que seja capaz de:

• otimizar a contagem de mercadorias;
• realizar o controle patrimonial referente ao inventário da empresa;
• realizar o controle do que entrou e saiu;
• medir o nível de mercadorias em estoque de cada item;
• calcular o giro de estoque e mais.

Usar a tecnologia a seu favor vai ajudar sua empresa a economizar tempo e aumentar a eficiência de suas atividades.

Já pensou em terceirizar a organização de estoque?

Todas as etapas acima, por mais que sejam simples, vão ocupar o seu tempo e o da sua equipe. O estoque é um aspecto bem delicado dentro de uma empresa. Por isso, uma opção de como organizar um estoque, diminuir o trabalho interno e alcançar máxima eficiência, é a terceirização.

Você conta com uma empresa especializada, que irá fazer o planejamento e execução de todas as mudanças necessárias dentro de um modelo que se adeque às suas necessidades.

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