Como preparar um bom e-mail de apresentação para sua empresa?

Saber se comunicar é imprescindível para qualquer tipo de relacionamento. Quando falamos de um relacionamento comercial a comunicação se torna ainda mais importante, independente da forma em que será realizada, seja por telefone, seja pessoalmente ou por e-mail.

O e-mail é uma forma de comunicação muito utilizada no ambiente corporativo, devido a sua versatilidade, agilidade, eficiência e baixo custo. Ele pode ser uma boa solução para fazer uma apresentação de sua empresa, seja para possíveis clientes que entram em contato ou para contatos realizados em eventos, por exemplo.

9 dicas para melhorar o e-mail de apresentação

Apesar dos inúmeros benefícios, muitas pessoas não estão preparadas ou não sabem utilizar corretamente essa ferramenta. Confira agora algumas dicas para criar um bom e-mail de apresentação de sua empresa:

1. Seja Objetivo

O e-mail é uma ferramenta de comunicação rápida, por isso não deve tomar muito tempo de quem o lê. Escreva apenas o que for essencial para o seu cliente.

2.Tenha clareza

Interpretar um e-mail de forma errada é muito fácil devido a impessoalidade dessa ferramenta. Ao redigi-lo, tenha certeza de que está sendo claro o suficiente, para não deixar dúvidas e margens para interpretações erradas.

3. Capriche no assunto

O assunto do e-mail é o primeiro contato do destinatário com sua mensagem. Escreva um assunto curto, mas que levante interesse do seu futuro cliente.

4. Seja pessoal

Como dissemos, o e-mail é uma ferramenta muito impessoal, fria. Isso causa um distanciamento entre quem escreve e quem lê. Para torna-lo amigável, tente ser o mais pessoal possível, lembrando que isso não quer dizer ser informal. Se dirija ao destinatário chamando-o sempre pelo nome, utilize saudações, como, “bom dia”, “prezado”, “atenciosamente”, etc.

5. Fale primeiro o mais importante

Comece o e-mail de apresentação levantando os pontos positivos de sua empresa: eles podem ser algum diferencial competitivo, tempo de atuação no mercado, tecnologia utilizada, entre outros. Dessa forma, mesmo que o destinatário não tenha tempo de analisar todo o e-mail naquele momento, ele receberá uma mensagem positiva referente à empresa.

6. Personalize o e-mail

Um e-mail de apresentação certamente será enviado para vários clientes diferentes. Para que seu cliente se sinta único, é importante personalizar a mensagem, de acordo com seus interesses e necessidades. Faça uma pesquisa a respeito do cliente e logo após a apresentação de sua empresa, fale sobre os serviços ou produtos que atenderiam àquele cliente em específico.

7. Use tópicos

Se você precisa passar muita informação, faça uso de tópicos. Dessa forma você consegue passar um conteúdo denso, mas resumindo o texto e trabalhando de forma eficaz, como estamos fazendo nesse post.

8. Não use letras maiúsculas

Evite escrever o texto utilizando caixa alta, ou, todas as letras maiúsculas. Para quem não sabe, essa prática no mundo da internet significa que você está gritando com o seu destinatário, o que pode causar uma má impressão. No entanto, utilizar letras maiúsculas apenas para destacar algumas palavras, a fim de chamar a atenção do leitor está liberado.

9. Revise seu e-mail

Essa dica é muito importante. Antes de enviar o e-mail faça uma boa revisão. Verifique se tudo o que precisa ser dito está ali, fique atento à gramática para não deixar nenhum erro passar despercebido. Lembre-se de evitar gírias e abreviações, afinal o e-mail é um documento.

Com essas dicas você já está preparado para criar um bom e-mail de apresentação para sua empresa. Agora, basta colocar as mãos à obra!

E você, tem alguma outra dica para melhorar os e-mails de apresentação? Compartilhe conosco nos comentários!