Como terceirizar o serviço de recepção e portaria?

A maioria das empresas tem optado por terceirizar diversos serviços, pela qualidade, praticidade e segurança. Entre as possibilidades, está o serviço de recepção e portaria, essencial para qualquer negócio, independentemente do porte.

A popularização da mão de obra terceirizada se dá pela qualificação dos profissionais que oferecem serviços especializados.

Portanto, terceirizar o serviço de recepção e portaria é proporcionar um atendimento personalizado e de qualidade aos clientes e visitantes.

Assim, é possível contratar profissionais com qualificação especializada para exercer atividades como recepcionar as pessoas, realizar o atendimento, fornecer orientações, agendar encontros e reuniões, receber correspondências e encomendas, entre outras.

A terceirização do serviço de recepção permite uma considerável redução de custos para a gestão, além de garantir maior foco na atividade principal da empresa.

Dessa forma, identificando as demandas da empresa, podem ser contratados serviços individualizados.

Além da comodidade, a terceirização do serviço de recepção e portaria também é fundamental para a segurança da empresa, pois os profissionais são devidamente preparados para todo tipo de situação.

As equipes contratadas, em muitos casos, contam com seguranças e vigilantes.

Portanto, é crucial saber escolher o fornecedor ideal para o seu negócio.

Por meio da pesquisa de mercado, a gestão deverá identificar a formação dos profissionais, qualificação, recursos tecnológicos e os tipos de serviços que são fornecidos.

Assim, a empresa poderá optar pelo fornecedor que melhor se adequar às suas necessidades.

Para terceirizar a recepção e portaria da empresa, é fundamental escolher profissionais com boa reputação no mercado, que sejam reconhecidos pela qualidade e eficiência.

Em síntese, proporcionar uma experiência positiva aos clientes, logo no atendimento na recepção, auxilia na construção da imagem do negócio frente à concorrência.

Neste artigo, mostraremos como terceirizar o serviço de recepção da sua empresa e as principais funções que estes profissionais exercem.

 

O que faz um profissional de atendimento em recepção e portaria?

O profissional de atendimento em recepção e portaria é quem manterá o contato inicial com clientes e visitantes.

Dessa forma, é o responsável por recepcionar, fornecer orientações e direcionar para o setor competente, caso seja necessário.

Portanto, é fundamental que este profissional seja um bom comunicador, sociável e que saiba lidar bem com o público.

Além disso, deve conhecer toda a estrutura da empresa e sua dinâmica para que as orientações sejam realizadas corretamente.

Deste modo, é imprescindível que haja o treinamento completo deste profissional, dada a importância de suas atribuições.

O atendimento cordial e amigável é essencial, para que as pessoas tenham uma imagem positiva da empresa.

 

Qual a diferença entre porteiro e controlador de acesso?

A função do porteiro é auxiliar no controle das entradas e saídas de pessoas da empresa.

Portanto, é o profissional que atua diretamente nas entradas principais da sede da empresa, comunicando a recepção caso haja algum problema.

Além disso, também é o porteiro que realizará o controle do ingresso de visitantes que ainda sejam desconhecidos pela recepção.

Por sua vez, o controlador de acesso possui atuação externa em relação à sede da empresa.

Enquanto o porteiro trabalha dentro da sede, o controlador de acesso fica, normalmente, em uma tenda ou construção fora da empresa.

Assim, também realiza o controle das entradas e saídas de clientes, visitantes, colaboradores e fornecedores.

O controlador de acesso possui função essencial para a segurança da empresa, pois poderá impedir a entrada de quem represente algum perigo.

 

Qual a importância da portaria dentro de uma empresa?

Nas empresas, observamos a grande circulação de pessoas, todos os dias. Empresários, sócios, colaboradores, clientes, visitantes e fornecedores.

Portanto, é imprescindível que haja quem exerça o controle das entradas e saídas.

Em meio à tantas pessoas circulando, pode ocorrer a tentativa de ingresso de quem não possui permissão, ou que ofereça algum perigo para quem se encontre na sede.

Dessa forma, a função do porteiro vai além de uma questão de logística, mas também de segurança.

É importante que haja a integração entre porteiro e profissionais da recepção, para um trabalho conjunto.

Deste modo, a portaria e recepção poderão atuar em sintonia, por meio da troca de informações, o que reforçará a segurança na empresa.

 

Quais as competências de um recepcionista e como descrever o seu cargo?

Na terceirização do serviço de recepção, o papel do recepcionista se destaca pela sua importância.

É com o recepcionista que, na maioria das vezes, as pessoas terão o primeiro contato ao chegar na sede da empresa.

Assim, o recepcionista acumula diversas competências, como realizar o atendimento inicial ao cliente, fornecer orientações gerais, encaminhar para outros serviços de recepção ou departamentos da empresa, receber correspondências, efetuar cadastros, entre outras.

Portanto, seja qual for o porte ou ramo da empresa, a figura do recepcionista estará sempre presente.

Para que a dinâmica da recepção flua bem, é necessário que o recepcionista conduza as atividades.

Deste modo, o cargo de recepcionista é caracterizado por sua função de grande responsabilidade, pois estará à frente dos demais serviços.

Logo, na terceirização do serviço de recepção, a escolha do fornecedor deve, acima de tudo, estar pautada nas qualificações do recepcionista.

 

As vantagens da terceirização do serviço de recepção

Terceirizar o serviço de recepção traz inúmeras vantagens para a empresa.

Os principais benefícios, certamente, serão a possibilidade de oferecer um serviço de recepção diferenciado e de qualidade, com profissionais competentes, e a redução de custos, que seriam direcionados para manter uma equipe própria.

Além disso, a terceirização proporciona comodidade, deixando a gestão livre para maior foco em sua atividade principal.

Através da contratação de profissionais terceirizados, a empresa também reduz gastos com o passivo trabalhista, visto que a responsabilidade pelo cumprimento destas obrigações é do fornecedor contratado.

Outra grande vantagem é que a atuação de um profissional de recepção especializado auxilia na construção da autoridade da empresa.

Dessa forma, por meio da atuação de profissionais qualificados, o cliente terá uma experiência completa.

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