Como vender outsourcing de impressão?

Assim como com as variadas espécies de serviços terceirizados que simplificam a rotina e a gestão das empresas brasileiras, a locação de equipamentos de impressão tem se popularizado no mercado.

O outsourcing de impressão, nicho de mercado que surgiu diante da possibilidade de se delegar a responsabilidade sobre as impressoras, scanners, xerox e demais equipamentos, é um serviço prático e dinâmico. Inclusive, o próprio termo outsourcing, palavra de origem inglesa, remete à terceirização.

As empresas que estão se especializando em serviços de outsourcing de impressão fornecem um acervo completo de equipamentos e materiais para impressão de papéis e documentos. A terceirização de atividades-meio, que é o caso dos serviços de impressão, é uma prática amplamente difundida no mercado brasileiro atual, visto que dinamiza a rotina da gestão das companhias contratantes.

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Embora o outsourcing de impressão seja caracterizado pelo planejamento estratégico da impressão de documentos, o fator fundamental que popularizou esses serviços é a possibilidade de redução de custos. O outsourcing de impressão proporciona a reestruturação das finanças da empresa, possibilitando que a gestão invista em outros departamentos.

Sendo assim, dada a praticidade proporcionada por estes serviços, o outsourcing de impressão tornou-se um mercado completo. Empresas especializadas neste segmento, com personas próprias e equipamentos de última geração, tem possibilitado que o cliente opte pelo que melhor atender às suas necessidades.

Da mesma forma como é conduzida a contratação dos demais serviços terceirizados, no outsourcing de impressão a empresa contratada fica totalmente responsável pelos equipamentos, materiais e pela execução das tarefas de impressão. Toda a rotina de atividades será controlada pela empresa de outsourcing de impressão, devendo a companhia contratante apenas fiscalizar o seu andamento.

Os serviços de outsourcing de impressão na prática

Para que uma empresa possa vender o serviço de outsourcing de impressão é necessário seguir alguns passos iniciais para garantir sua qualidade e eficiência.

Constatações iniciais

Assim também como nos demais serviços terceirizados, o outsourcing de impressão deve ser fornecido de forma individualizada, de acordo com a demanda do cliente. Portanto, é crucial que se faça um levantamento de alguns dados essenciais.

O volume de impressões feitas mensalmente, o tipo de documentos impressos, as áreas com maior demanda, o formato do papel a ser utilizado, quantidade de materiais, bem como as especialidades que são requisitadas, são apenas alguns exemplos. Logo, a empresa a ser contratada deve dispor destas informações para que elabore um planejamento de execução que satisfaça o cliente.

Levantamento técnico

Posteriormente, será feita a análise das especificidades técnicas e funcionais dos equipamentos a fim de avaliar o seu funcionamento, bem como suas funções principais.

Através desta avaliação será possível constatar se o acervo de uma determinada companhia será suficiente para atender à uma demanda. Somente com esta análise será possível detectar o momento de a empresa de outsourcing de impressão renovar seus equipamentos investindo em tecnologia avançada.

Constatado que os equipamentos estão prontos para serem utilizados, chega o momento de proceder com a configuração das imp

essoras e scanners, de acordo com o volume de impressões a serem realizadas em um determinado período. Nesta fase serão definidos os tipos de papéis, cores de tintas e demais materiais acessórios.

 

 

 

Análise comercial

Após a definição de todos os pontos técnicos dos serviços, será o momento de realizar o levantamento de sua viabilidade comercial.

Nesta etapa, a empresa de outsourcing de impressão irá avaliar como será realizada a execução contratual, o nível de suporte oferecido à empresa contratante, a manutenção dos equipamentos, reabastecimento de materiais e suporte técnico.

Do mesmo modo será feita a avaliação comercial, assim como a análise das condições e termos do contrato de prestação de serviços, de maneira a definir seus pontos fundamentais.

Elaboração do contrato

Uma vez decidida pela contratação de uma determina empresa, visto que as suas especificações técnicas atendem as necessidades do cliente, será o momento de elaboração do contrato de prestação de serviços.

Em suma, esta será a etapa para estipular cláusulas contratuais que irão prever os principais direitos e deveres de cada uma das partes garantindo a estabilidade da execução dos serviços contratados.

No contrato será estipulada a rotina de atividades, descrevendo como os serviços serão prestados com suas individualidades. É de extrema importância a assistência de um advogado especializado em Direito Contratual para que possa auxiliar as partes, propiciando a confecção de um contrato completo.

 

Implementação dos equipamentos

Em um momento posterior à confecção do contrato será a etapa de instalação dos equipamentos de impressão em seus locais adequados.

Ocorrerá toda a preparação para o início das atividades, na qual os profissionais irão realizar a configuração dos aparelhos, e o abastecimento inicial de materiais, como papéis, cartuchos de tinta, entre outros.

Destaca-se que é fundamental que a implementação dos equipamentos de impressão seja realizada em conformidade com o planejamento e o cronograma feito para a correta prestação dos serviços.

 

Cuidados na hora de contratar

Para que a gestão opte pela melhor empresa de outsourcing de impressão que se adeque às suas necessidades individuais é essencial ter o cuidado no momento da contratação. Portanto, na fase de pesquisa de mercado, deve-se analisar minuciosamente as principais características de cada empresa de outsourcing de impressão.

Os tipos de equipamentos utilizados, o nível de tecnologia das impressoras e scanners, especialização da empresa, seu público-alvo, e a satisfação de outros clientes são apenas algumas informações a serem levantadas.

Esta avaliação prévia é indispensável porque permite que o cliente conheça melhor os serviços prestados, de forma a constatar se esta será a melhor opção para sua empresa.

Em suma, para que uma empresa venda serviços de outsourcing de impressão, seus profissionais devem estar atentos às novas tendências do mercado, de maneira a manter a companhia competitiva, prospectando novos clientes.

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