Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
O cumprimento das obrigações contábeis costuma ser um desafio comum a empresas de diferentes tipos. Para solucionar esse problema, uma das alternativas é recorrer aos serviços de contabilidade digital.
Essa é uma abordagem que se alinha à tendência de transformação digital dos negócios, o que envolve adotar a tecnologia de forma ampla e estratégica. Para não ficar para trás, portanto, é essencial entender como o serviço funciona.
A seguir, descubra o que é contabilidade digital e veja como a alternativa ajuda a transformar o seu negócio!
O que é contabilidade digital?
A contabilidade digital é o conceito que descreve o uso de tecnologias para realizar atividades contábeis de empresas de diferentes portes e segmentos. Esse serviço se baseia no uso de dados digitais e na automação de processos.
Anteriormente, a contabilidade tradicional dependia bastante dos registros manuais, feitos em livros contábeis e outros documentos. Com o avanço da tecnologia, a versão informatizada das atividades começou a se estabelecer, com o uso de programas e planilhas de dados.
A continuidade da transformação digital trouxe outras possibilidades para a contabilidade, como o uso de dados na nuvem e de processos integrados. Tal avanço deu origem ao que hoje conhecemos como contabilidade digital.
Em relação às suas características e diferenciais, esse tipo de contabilidade se distingue da tradicional em aspectos como:
- registro digitalizado de dados;
- automação de processos;
- integração completa;
- disponibilidade ampla de informações;
- criação de relatórios personalizados.
Contabilidade digital: como funciona?
Além de entender o que é contabilidade digital, vale a pena compreender seu funcionamento. Há três pilares principais para esse tipo de contabilidade, conforme mostramos a seguir. Confira!
Automação de processos
A automação de processos é fundamental para a digitalização da contabilidade. Tal pilar se baseia no uso de softwares e tecnologias que servem para coletar, analisar, calcular e registrar informações contábeis.
Integração de dados
Outro ponto essencial para explicar como funciona a contabilidade digital é a integração de dados de diferentes fontes. Dentre essas fontes, estão softwares de gestão empresarial (ERPs), plataformas de e-commerce e até sistemas bancários. Com essa conexão entre sistemas, a gestão contábil se torna mais eficiente e integrada.
Acesso remoto
A contabilidade digital também se distingue pelo acesso remoto às informações quando há o uso de armazenamento na nuvem. Graças a essa característica, tanto os empreendedores e gestores quanto os profissionais de contabilidade podem acessar os dados e acompanhar os resultados em tempo real, de qualquer lugar.
Benefícios da contabilidade digital
Os benefícios da contabilidade digital ajudam a justificar a crescente adoção dessa forma de cuidar das contas e tributos da empresa. Um dos pontos positivos é a redução de erros, já que a automação diminui os riscos de falhas humanas.
A automação também é fundamental para aumentar a produtividade. Graças a essa fase, os processos de coleta, análise e registro de informações se tornam mais ágeis e eficientes.
Outro ponto positivo é que a contabilidade digital permite diminuir os custos, já que há uma necessidade menor de recursos físicos e de tempo para executar as atividades. Ainda, vale destacar o acesso em tempo real a informações atualizadas e o fato de que ficam constantemente disponíveis.
A segurança de dados é mais um aspecto benéfico para considerar. Com o uso de recursos como camadas de criptografia e backups automáticos, é possível proteger informações sensíveis e garantir a conformidade legal.
Vantagens e desvantagens da contabilidade digital
Antes de optar por essa abordagem, é importante avaliar as vantagens e desvantagens da contabilidade digital. Desse modo, fica mais fácil identificar se a alternativa se adequa às necessidades e à realidade da empresa.
Confira!
Vantagens da contabilidade digital
Como você viu, a contabilidade digital apresenta diversas vantagens, como a redução dos custos operacionais e o ganho de eficiência. Com esse modelo, você torna o negócio mais ágil na parte administrativa, sem deixar de cumprir com as obrigações legais.
A flexibilidade do acesso remoto também é importante por garantir mais mobilidade e permitir realizar atividades sem depender de um só equipamento ou de livros contábeis físicos.
A soma de vantagens desse tipo de contabilidade também a torna mais escalável. Dessa forma, há como adaptá-la ao crescimento da empresa sem precisar aumentar os custos na mesma medida.
Desvantagens da contabilidade digital
Por outro lado, há alguns pontos que exigem um pouco mais de atenção. Uma eventual desvantagem é a dependência da tecnologia, o que torna necessário dispor de infraestrutura e conexão à internet para realizar as tarefas contábeis e acompanhar os dados.
Outra questão para ponderar é a segurança na rede. O ideal é contar com parceiros e soluções confiáveis para mitigar os riscos de ataques cibernéticos — o que pode envolver adotar medidas avançadas de proteção.
Por estar relacionada à transformação digital dos negócios, essa contabilidade também exige adaptação. É comum ter que realizar treinamentos e fazer a adaptação dos colaboradores às novas tecnologias e ferramentas.
Implementação de contabilidade digital eficaz
Implantar corretamente a contabilidade eficaz é essencial para explorar todos os aspectos positivos que a prática pode oferecer. Nesse sentido, o mais indicado é realizar a implementação em passos.
A primeira etapa envolve identificar as necessidades da empresa, com base em seu porte, sua área de atuação e suas obrigações contábeis. Com essas informações, há como definir os serviços e recursos necessários.
Logo em seguida, é o momento de escolher a plataforma ou software de contabilidade digital ideal para o negócio. Em geral, a ferramenta deve ter funcionalidades como automação de tarefas, proteção dos dados, geração de relatórios e outros recursos que sirvam para atender às demandas da empresa.
Ao buscar no mercado, você encontrará diversos serviços que funcionam como softwares on-line e que permitem digitalizar a contabilidade com eficiência. Entre as opções, estão:
Depois de selecionar a ferramenta ideal, é preciso treinar a equipe tanto para os novos processos quanto para utilizar os novos recursos. Esse é um meio de evitar erros e de evitar a subutilização da plataforma, por exemplo.
Com o time pronto, é hora de migrar os dados e integrar os sistemas. Essa é uma etapa crítica para garantir a alimentação correta da plataforma contábil, então vale a pena realizar um monitoramento contínuo e fazer os ajustes relevantes.
Em todo o processo, também é interessante ter o apoio de uma assessoria e consultoria especializada. Assim, sua empresa terá o suporte necessário para implementar e aproveitar tudo o que a contabilidade digital pode fornecer.
Em geral, o time externo ajuda tanto na escolha e adoção das ferramentas quanto no treinamento da equipe. Também é possível pensar na terceirização da contabilidade ao buscar parceiros estratégicos para executar essas atividades com apoio da tecnologia.
Contabilidade digital para MEI
Para o Microempreendedor Individual (MEI), a contabilidade digital é uma solução especialmente prática e que o ajuda a cumprir suas obrigações com mais facilidade. Algumas das demandas contábeis de quem é MEI incluem:
- emissão de notas fiscais;
- declaração anual de faturamento;
- controle financeiro básico;
- gestão das obrigações com até 1 funcionário com carteira assinada.
De acordo com a área de atuação como MEI, é possível recorrer a diferentes ferramentas que contam com planos ou recursos para microempreendedores. Entre os principais, estão:
Ao recorrer à contabilidade digital para MEI, você aproveita benefícios como o cumprimento das obrigações fiscais com facilidade, a redução de custos e mais organização financeira.
Esses e outros pontos levam a tomadas de decisão embasadas e ao aumento da competitividade no mercado.
Depois de conferir todas essas informações, você descobriu por que a contabilidade digital é tão relevante e tem sido mais usada pelos negócios. Com um planejamento estratégico para implementá-la, é possível aproveitar todos os benefícios que a abordagem apresenta.
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