Contabilidade para e-commerce: o que é e por que contratar?

Gerenciar um comércio eletrônico envolve desafios financeiros e tributários. Felizmente, a contabilidade para e-commerce torna os processos mais manejáveis e possibilita que você tome decisões embasadas e seguras. 

Além disso, a terceirização dos serviços, impulsionada pelo avanço das ferramentas digitais, tornou-se uma prática comum, especialmente entre pequenas empresas. De acordo com uma pesquisa de 2023 da Clutch, 52% dos pequenos empreendimentos que terceirizam usam regularmente um profissional ou agência especializada. 

Contratar uma contabilidade on-line para e-commerce oferece diversos benefícios e proporciona o desenvolvimento de suas atividades com eficiência e foco no crescimento do negócio. Portanto, compreender a importância desse serviço para lojas virtuais é essencial. 

Neste artigo exclusivo do oHub, mostramos como funciona esse tipo de contabilidade, os motivos para investir em uma consultoria contábil, quais as vantagens e as dicas para o seu negócio.  

Como funciona a contabilidade para e-commerce?

Na contabilidade para e-commerce, você contrata uma empresa que oferece esse tipo de serviço e garante a conformidade das operações financeiras e fiscais com as exigências legais. O profissional auxilia desde a abertura da empresa até a gestão de obrigações trabalhistas. Confira! 

1 – Registro e legalização da empresa

A primeira ajuda que uma contabilidade para e-commerce oferece é na abertura da empresa. Esse passo envolve:

• obtenção do CNPJ: fundamental para a operar legalmente;
• escolha do regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, conforme as características do negócio;
• definição da natureza jurídica: decidir se a empresa será MEI, EPP ou LTDA, por exemplo.

É possível abrir uma loja virtual com seu CPF, mas obter um CNPJ traz vantagens, como a emissão de notas e melhores condições comerciais. Além disso, regularizar seu e-commerce otimiza a imagem com os clientes e facilita uma gestão mais eficiente. 

2 – Emissão de notas fiscais eletrônicas 

Assim como ocorre em empresas físicas, lojas virtuais também emitem documento fiscal. Portanto, após regularizar seu negócio, o próximo passo é entender como emitir as notas fiscais eletrônicas, processo necessário para documentar cada transação adequadamente e não correr riscos. 

Neste caso, uma empresa de contabilidade para e-commerce configura o sistema de emissão de notas fiscais. Ainda, assegura a correta classificação e o registro de todas as operações para garantir a declaração dos impostos. 

3 – Recolhimento de impostos 

Para e-commerces, o recolhimento de impostos segue de forma similar ao das lojas físicas, com algumas especificidades, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS). 

Desde 2016, a forma de cobrança do ICMS no comércio eletrônico mudou. Antes, o imposto era pago apenas no estado onde a loja on-line estava localizada. Com a nova regra, o ICMS se divide entre o estado de origem e o estado de destino da mercadoria, o que impacta diretamente como as lojas on-line devem calcular e pagar seus impostos.

Portanto, contar com um escritório de contabilidade para e-commerce é ideal para simplificar e agilizar os processos, já que os profissionais calculam corretamente o ICMS e consideram qualquer mudança na legislação tributária que impacte o recolhimento.

4 – Relatórios e declarações mensais 

Além de pagar impostos, uma loja virtual submete mensalmente declarações à Receita Federal, conhecidas como obrigações acessórias. Esses relatórios mantêm a transparência das operações financeiras do negócio e auxiliam na fiscalização. 

Exemplos dessas obrigações incluem a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), que detalha lucros e perdas, o Balanço Patrimonial, que mostra a saúde financeira da empresa, e o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que centraliza informações contábeis e fiscais.

5 – Gerenciamento de funcionários no e-commerce 

Se você tem funcionários, uma assessoria contábil se torna ainda mais importante. Isso porque, um profissional especializado calcula e registra todos os detalhes durante a contratação e a demissão, bem como processa a folha de pagamento. 

Por que investir em uma consultoria contábil para e-commerce?

A complexidade das operações financeiras e fiscais exige uma gestão contábil especializada para o comércio eletrônico. Profissionais qualificados para este tipo de serviço trabalham no cumprimento de obrigações legais e facilitam a correta apuração de impostos e o envio de declarações. 

Desde a abertura do CNPJ, a contabilidade on-line para e-commerce orienta a escolha da estrutura jurídica ideal, prepara a documentação necessária e ajuda no registro da empresa. 

Investir em uma consultoria contábil para e-commerce também é importante para monitorar a saúde financeira do negócio, entender margens de lucro e identificar oportunidades de melhoria. 

Vantagens da contabilidade on-line para e-commerce 

A contabilidade para e-commerce, além de uma obrigação legal, oferece benefícios que transformam a administração do seu negócio. Confira como a prática otimiza suas operações e contribui para o crescimento sustentável do seu comércio eletrônico. 

1 – Economia por meio de gestão eficiente 

A contabilidade on-line é uma aliada na redução de custos operacionais. Contadores experientes identificam oportunidades de economia e implementam estratégias fiscais que otimizam suas finanças. 

Essa gestão eficaz possibilita que sua loja virtual funcione de maneira econômica, o que libera recursos para outras áreas do negócio. 

2 – Velocidade e facilidade nas operações 

Com sistemas automatizados e integrados, uma contabilidade on-line para e-commerce traz uma nova dimensão de agilidade e praticidade. Isso porque os profissionais realizam a coleta, análise e entrega de dados contábeis de forma rápida e precisa. 

Essa prática permite que você responda prontamente a mudanças no mercado ou na legislação, essencial para manter a competitividade em um ambiente digital dinâmico.

3 – Fortalecimento da segurança 

Outra vantagem é garantir a segurança financeira. Contadores especializados cumprem todas as normas e regulamentações contábeis e aplicam corretamente as regras tributárias específicas do comércio eletrônico. 

Dessa forma, você não só evita penalidades e complicações legais, mas também promove a transparência e fortalece a confiança dos clientes e parceiros. 

4 – Acesso rápido e fácil aos documentos 

A facilidade no acesso a informações do negócio também é outra vantagem que vale mencionar. Com a gestão organizada dos dados realizada pelo contador, encontrar documentos importantes torna-se um processo rápido e eficiente. 

Na prática, simplifica o trabalho diário, aumenta a produtividade e possibilita que você dedique mais tempo ao crescimento do seu e-commerce. 

5 dicas de contabilidade para e-commerce 

1 – Domine todos os aspectos do seu negócio 

Não basta apenas criar uma loja virtual. É necessário conhecer todos os detalhes que envolvem o mercado escolhido. Portanto, entenda quais são as melhores estratégias de divulgação, os canais de venda mais viáveis, o desempenho dos concorrentes e as necessidades dos clientes. 

Atente-se às regulamentações e tributações para evitar problemas financeiros. Esse conhecimento proporciona uma gestão contábil planejada. 

2 – Pesquise e escolha o enquadramento tributário correto 

Para formalizar sua operação, opte pelo enquadramento tributário que melhor se adapta ao seu faturamento. As opções incluem MEI, ME, Eireli e S.A. 

Geralmente, pequenos e médios empresários optam pelo MEI ou ME, já que ambos oferecem arrecadação simplificada pelo Simples Nacional, o que facilita o cumprimento das obrigações fiscais. 

3 – Fique atento aos impostos obrigatórios 

Conhecer os impostos que incidem sobre as operações do seu e-commerce é fundamental. Entre os principais, estão o ISS, aplicado sobre serviços, e o ICMS, sobre a circulação de mercadorias. 

Empresas como MEI e ME pagam esses tributos de forma simplificada por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). 

4 – Faça uma lista das despesas fixas do seu negócio 

Além de considerar os custos fixos do seu negócio, não se esqueça de colocar os impostos na conta. Considere tudo, desde a produção de mercadoria, caso tenha, até os investimentos em marketing e funcionários. Uma gestão financeira bem organizada é fundamental para manter a saúde do seu negócio. 

5 – Conte com o auxílio de um contador profissional 

Contratar uma empresa de contabilidade para o e-commerce é uma ótima estratégia, especialmente se o seu foco é vender mais e expandir seu comércio eletrônico. 

Como vimos ao longo do texto, um profissional de contabilidade garante que sua empresa cumpra as exigências fiscais e mantenha as finanças organizadas, bem como minimize riscos e previna prejuízos.

Como oHub pode ajudar seu e-commerce?

Optar pela terceirização do serviço contábil do seu e-commerce oferece diversas vantagens, como a possibilidade de focar nas atividades principais do seu negócio enquanto especialistas cuidam da gestão financeira e fiscal. 

Além disso, reduz investimentos de operação, que ficam por conta da empresa terceirizada. O oHub facilita esse processo e conecta você a uma rede de fornecedores especializados. 

Se precisar de ajuda, acesse o site do oHub e confira a lista das melhores empresas de contabilidade, peça um orçamento e receba diversas propostas com um só pedido.