Contrato de outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão é uma das variadas formas de terceirizar serviços essenciais e rotineiros de uma empresa.

Através da locação de impressoras, scanners, xerox e outros equipamentos semelhantes, o outsourcing de impressão possibilita a contenção de gastos, visto que ao contratar uma empresa especializada o cliente elimina a responsabilidade de gastar com aquisição de equipamentos e materiais.

O outsourcing de impressão parece ser uma alternativa amplamente vantajosa e prática e, de fato, é. Porém, é fundamental a cautela no momento de contratar o serviço, tanto em relação às peculiaridades da empresa contratada, quanto às cláusulas contratuais que devem ser elaboradas de maneira precisa na presença de advogado especialista.

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Crescimento do serviço de outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão tem crescido no Brasil e no mundo, acompanhando o ritmo de popularização dos serviços terceirizados em geral. No entanto, esse tipo d serviço ainda é uma novidade, portanto deve ser analisada  com cuidado para avaliar se, de fato, esta espécie de contratação será vantajosa para uma certa companhia.

A crescente presença da tecnologia avançada na rotina das empresas como requisito fundamental para a competitividade no mercado, mostra-se como um dos principais fatores que resultaram na concepção de outsourcing de impressão. Sendo assim, para que um negócio mantenha-se ativo e competitivo, destacando-se entre a concorrência, é crucial que disponha de um vasto aparato tecnológico, para a execução de suas atividades.

Esse tipo de serviço é caracterizado por seu dinamismo e versatilidade, o que permite que cada contrato, individualmente, contenha suas próprias estipulações de acordo com cada caso.

A empresa de outsourcing de impressão prestará toda a assistência necessária procedendo com a manutenção adequada dos equipamentos, o auxílio técnico para a correta utilização dos aparelhos. Todo o controle das atividades é realizado de maneira remota permitindo que o cliente possua liberdade e autonomia, garantindo a estabilidade do funcionamento dos equipamentos.

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Os elementos de um contrato de outsourcing de impressão

É essencial que o contrato seja estipulado de forma correta contendo todos os seus elementos fundamentais.

No contrato estão registradas delimitações que descrevem os limites de atuação de cada uma das partes, bem como os seus direitos e deveres.

Da mesma forma como nos demais tipos de serviços, existem alguns requisitos prévios que deverão estar presentes em qualquer contrato de outsourcing de impressão.

Tipos de equipamentos para outsourcing de impressão

Deve-se descrever quais equipamentos de impressão e escaneamento estão sendo requisitados para atender as demandas do cliente. Este marco inicial é de especial relevância, visto que será a base para a estipulação das demais cláusulas contratuais do outsourcing de impressão.

Logo serão descritos quais equipamentos irão ser utilizados pela empresa durante a locação das impressoras, contendo as especificações técnicas de cada aparelho alugado. Diante de uma variedade de possíveis equipamentos, como impressoras 3D, plotters, impressoras térmicas, scanners e xerox de diferentes espécies.

É preciso que haja esta individualização para que a companhia de outsourcing de impressão atenda aos seus clientes de maneira satisfatória.

Outsourcing de impressão: Modo de manutenção

A responsabilidade pela manutenção dos equipamentos, bem como pelo reabastecimento de materiais, é da empresa de outsourcing de impressão que irá fiscalizar remotamente o funcionamento das impressoras e scanners, além de atender aos chamados realizados, será preciso regulamentar estes deveres.

É necessário que contenha as estipulações sobre a manutenção, no contrato de prestação de serviços, prevendo o modo e a frequência da assistência da equipe de outsourcing.

Valores dos serviços outsourcing de impressão

O custo-benefício do serviço de outsourcing de impressão é uma das questões que devem ser avaliadas pela gestão da empresa. Por meio de uma pesquisa de mercado, é possível constatar a média dos valores cobrados, de acordo com o nível de sofisticação dos serviços e equipamentos utilizados.

Deve-se agir com cautela para que haja a cobrança de valores que estejam em conformidade com a natureza da outsourcing de impressão. A atenção nesta etapa irá evitar que a empresa contratante pague um valor maior do que o serviço contratado, de fato, vale.

Relevância no mercado

Assim como qualquer outro tipo de serviço terceirizado, avaliar a relevância de uma empresa desse segmento de mercado permitirá que se opte pela que melhor se adeque às necessidades da gestão.

Pesquisar sobre a vigência de contratos anteriores, além de analisar depoimentos de outros clientes, será uma relevante fonte de dados que irá auxiliar na hora de escolher a empresa de outsourcing de impressão com a qual o contrato será celebrado.

Suporte oferecido ao cliente

O suporte técnico que uma empresa oferece aos seus clientes é outro item de avaliação obrigatória por futuros contratantes.

É importante que se analise se a empresa de outsourcing de impressão a ser contratada fornecerá um suporte completo, garantindo a qualidade dos serviços prestados.

O tempo de vigência contratual  de outsourcing de impressão

De acordo com a natureza da terceirização de impressão, é amplamente questionado sobre qual seria o período ideal de vigência contratual. Em síntese, é necessário avaliar por quanto tempo estes serviços serão necessários, bem como prever se haverá a possibilidade de renovação do contrato, por igual período, ou de modo automático.

Segundo levantamento feito pelo Governo Digital, vinculado ao Ministério da Economia, para os contratos de outsourcing de impressão, na modalidade de franquia de páginas mais excedente, é recomendado que a vigência do contrato tenha duração de 48 meses com a possibilidade de renovação por mais 12 meses.

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Como ficam os contratos de locação?

Já para os contratos de locação de equipamentos de impressão e digitalização, a duração regular, comumente, será de 36 meses, com a possibilidade de renovação por mais 12 meses.

O período de duração do contrato varia nos casos de equipamentos novos ou seminovos, conforme constatado pelo oHub. Na locação de equipamentos novos de impressão é esperado que o contrato perdure por um prazo maior. Por sua vez, para a renovação automática dos contratos, será necessário que se avalie a sua viabilidade, de acordo com as peculiaridades de cada caso.

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