Como fazer um contrato de locação de impressora: prós e contras desta prática

Se você estiver lendo isso, provavelmente pode ter sido encarregado de descobrir como fazer um contrato de locação de impressoras. A empresa onde trabalha provavelmente está sondando opções entre comprar ou alugar de um fornecedor de equipamentos comerciais.

A maioria das pesquisas disponíveis online irá mostrar como cada opção pode ser boa para certos tipos de negócios e, em seguida, vincular convenientemente seu site de venda e locação de impressoras.

Este guia reduz o ruído da publicidade e mostra os fatos, para que você possa decidir o que faz mais sentido para o seu negócio. E ainda vai te ajudar a conhecer quais são as informações essenciais de um contrato de locação de impressoras.

Leia também: Como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza.

Tipos de locação de equipamentos comerciais

Existem dois tipos principais de locação de equipamentos comerciais: locações operacionais e locações de capital.

Locação operacional

A maioria das empresas escolhe locações operacionais, também chamados de locações por valor justo de mercado, porque eles oferecem pagamentos mensais mais baixos do que as locações de capital.

Quando uma empresa obtém uma concessão operacional para uma copiadora ou impressora, ela está essencialmente alugando o equipamento, de modo que o ativo nunca seja adicionado ao balanço do arrendatário.

Quando a locação termina, o locatário tem a opção de comprar a copiadora, mas o custo de aquisição será calculado pelo arrendador com base nos termos do contrato, depreciação, desgaste, novas tecnologias e demanda do mercado.

Em geral, as locações operacionais fazem mais sentido para as empresas que não querem o incômodo de possuir uma copiadora ou uma impressora e querem locar continuamente os modelos recentes.

Locação de capital

Às vezes chamados locação de compra de R$ 1,00, as locações de capital são a opção menos comum para a maioria das empresas.

Quando uma empresa obtém uma locação de capital para um equipamento, é mais como um empréstimo do que uma locação de equipamento.

Assim, o juro e o capital pagos estão indo em direção ao custo da copiadora, e a copiadora vai para o balanço do arrendatário.

A taxa mensal para locação de capital é maior, porque 100% do custo do equipamento está sendo financiado.

No entanto, uma locação de capital oferece uma vantagem para os arrendatários que planejam eventualmente comprar, porque o custo de aquisição é estipulado no contrato no momento da assinatura.

Em geral, as locações de capital fazem mais sentido para as empresas que querem comprar e possuir uma impressora ou copiadora, mas não querem antecipar toda a compra.

Os benefícios da locação de impressoras

• Evita a obsolescência: a locação de equipamentos é uma maneira fácil de evitar a obsolescência, que é uma grande preocupação para algumas empresas e um problema para outras. As empresas que exigem apenas impressoras e copiadoras básicas são geralmente menos afetadas pela obsolescência do que aquelas que dependem de impressoras altamente especializadas com recursos específicos de alta tecnologia.
• Baixos custos iniciais: a locação não apenas permite que as empresas obtenham impressoras com baixos custos iniciais, mas também ajuda a preservar o crédito. Muitas pequenas empresas têm acesso limitado ao crédito e querem evitar usá-lo sempre que possível; a locação de equipamentos é uma maneira de fazer isso.
• Sem problemas: quando uma empresa aluga impressoras, não há revenda ou problemas de descarte. A locação também é conveniente porque a maioria dos fornecedores de equipamentos oferece planos de manutenção, que podem ser incluídos no próprio contrato ou pagos separadamente. As empresas com equipe de TI limitada geralmente escolhem a locação somente para fins de manutenção.

Leia mais: Como fazer o controle financeiro empresarial de seu negócio.

As desvantagens do leasing

• Mais caro: a locação de equipamentos não seria um negócio se não fosse lucrativo, e a razão pela qual é rentável é porque o locatário paga juros. No final de um período de locação, a maioria dos locatários terá pago mais do que o valor real da impressora locada. Mesmo em casos de arrendamentos de capital, o locador/eventual comprador final geralmente acaba pagando mais do que o valor de mercado pela impressora. Além de pagar mais pelo custo real da impressora, muitas empresas pagam em excesso pelos planos de manutenção. Quando um plano de manutenção é incluído na locação do equipamento e não é obtido separadamente, o locatário paga juros sobre a impressora e sobre o plano de manutenção.
• Preso em um contrato: para pequenas empresas, especialmente startups, ficar preso em uma locação de impressora pode ser negativo. À medida que as empresas mudam, suas necessidades de impressão evoluem, e uma impressora que foi alugada quando a empresa tinha apenas 10 funcionários pode não ser adequada para um local de trabalho de 75 pessoas. Da mesma forma, alguns proprietários de pequenas empresas superestimam o que precisam em uma impressora ou copiadora e acabam ficando com um contrato de aluguel de impressora para algo desnecessariamente caro.

Visto os prós e os contras citados acima, para garantir que o contrato de outsourcing de impressão leve a um bom negócio, é fundamental ter bem claro todas as cláusulas, dados, prazos estabelecidos em contrato. Vamos ver mais sobre isso a seguir:

Como fazer um bom contrato de locação de impressoras

Algumas informações não podem faltar em um contrato de aluguel de impressora.

A seguir, organizamos um lista do que é mais importante para que você não esqueça ao criar o seu e consiga fazer uma boa gestão de contratos:

– Informações dos negócios (locador e locatário):

• Nome das empresas
• CNPJ das empresas
• Nome do locatário
• Documento CPF ou RG
• Endereço do locatário

– Objetivo do contrato

• Especificar que o contrato de respeito a locação de impressoras
• Quantidade de impressoras a serem locadas
• Valor mensal pela locação de cada equipamento
• Data de pagamento mensal e forma de pagamento (depósito, boleto ou outro)
• Descrição técnica dos equipamento: modelo, estado, ano de fabricação e etc.

– Local e prazo de instalação

• Endereço do local onde as impressoras serão instaladas
• Prazo para instalação dos equipamentos após assinatura do contrato. Ex: 5 dias úteis.

– Duração do contrato

• Período de duração do contrato
• Condições de renovação do contrato
• Reajustes de preços anuais
• Condições de rescisão: prazos, multas, etc.

– Manutenção

• Condições de manutenção
• Responsável pela manutenção
• Prazo para atendimento

OBS: a manutenção pode ser embutida no pagamento mensal ou também feita a parte, quando necessário, com um pagamento de uma taxa extra pelo serviço. Esse plano pode ser combinado entre as partes e inserida no contrato de acordo com a decisão final.

– Assinaturas

• Locador
• Locatários
• 1 ou duas testemunhas com CPF

Essas são as informações básicas para fazer um contrato de locação de impressoras. Podem existir cláusulas adicionais, conforme a negociação entre locador e locatário.

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