9 dicas de como fazer controle de gastos de uma empresa

Custos importam e pesam muito no orçamento de uma empresa. Por isso o controle de gastos é um processo fundamental para todos os negócios, independente do porte.

No início, a maioria dos empresários sabe disso e “agoniza” cada centavo gasto. Mas à medida que o negócio cresce, eles se vêem incapazes de acompanhar de perto cada real que sai do seu caixa.

Estima-se que a maioria das empresas está desperdiçando cerca de 30% de seus gastos em itens que não têm impacto sobre seus clientes.

Mas não há salvamento rápido em bons negócios. Embora o corte de custos possa fazer os números parecerem melhores no curto prazo, pode ter um impacto negativo de médio ou longo prazo no controle financeiro do seu negócio.

Aqui estão nove dicas para ajudar no controle de gastos da sua empresa à medida que os negócios crescem.

Como fazer controle de gastos: 9 dicas

#1. Padronize suas compras e negocie melhores preços

Você pode economizar nos seus gastos padronizando alguns serviços com fornecedores que podem lhe ajudar no controle de gastos da empresa, oferecendo bons descontos.

Além disso, lembre-se de que revisar os principais fornecedores é especialmente importante para empresas que passaram por uma recente explosão de crescimento.

Muitas vezes as empresas pagam preços com base em volumes de compra que excedem em muito o necessário. Renegocie frequentemente. Esta dica pode salvar do seu caixa alguns bons reais.

Além disso, verifique em sua cidade as organizações locais de compra que reúnem todas as empresas da área e usam seu poder coletivo em nome de todos os membros.

#2. Entenda a estrutura de receita de custo do seu negócio

Este é o item mais importante no gerenciamento eficaz do controle de gastos em uma empresa. Muitas empresas simplesmente não possuem informações precisas sobre quais são realmente seus custos.

Ao procurar como fazer controle de gastos, uma empresa deve primeiro identificar suas fontes de receita. Está vindo das vendas de quais produtos e serviços? Quais são os clientes que geram maior gasto?

Então, a empresa precisa descobrir quais custos específicos estão envolvidos na produção de seu fluxo de receita. Finalmente, os gastos gerais e os custos de uma empresa que não estão diretamente ligados à geração de receita devem ser identificados.

#3. Reduzir conflitos interdepartamentais

Como primeiro passo para fazer o controle de gastos na empresa, elabore um fluxograma básico do fluxo de trabalho do seu negócio.

Isso vai começar a ajudá-lo a entender como cada departamento é afetado pelos outros. Por exemplo, como o armazenamento efetua vendas?

Em qualquer organização, a maneira como um departamento opera é influenciada por outras partes da empresa.

Portanto, para reduzir a complexidade, o proprietário de uma empresa deve estar constantemente questionando por que o trabalho é feito e como isso pode ser feito com mais eficiência.

Depois de ter elaborado seu fluxograma, você provavelmente começará a observar que há várias etapas extras e desnecessárias envolvidas nas operações de sua empresa.

#4. Perceba seus funcionários e envolva-os

Eduque seus funcionários na tomada de decisões, na formação de equipes e na solução de problemas, para que eles possam controlar melhor seus próprios custos. A maioria das pessoas quer fazer um bom trabalho e ajudar a empresa em que trabalham para ter sucesso.

E quando uma empresa investe em seu pessoal treinando e capacitando-o, especialmente em uma recessão, ela colherá os frutos de uma força de trabalho que trabalha em conjunto pelo bem da empresa.

Da mesma forma, se você envolver ativamente seus funcionários no processo de gerenciamento de custos, você obterá o melhor deles.

Se você está ativamente à procura de sugestões de seus funcionários, você vai, sem dúvida, encontrar maneiras melhores e mais rentáveis ​​para fazer as coisas.

#5. De volta ao seu plano de negócios

Toda empresa precisa ter uma estratégia de negócios de longo prazo. A gestão de custos deve fazer parte da estratégia e ser influenciada pela estratégia.

As decisões de custos devem ser medidas de acordo com a estratégia da empresa, e não com uma situação atual de curto prazo.

Uma empresa não deve comprar uma quantidade excessiva de estoque porque o fabricante reduziu o preço para se livrar dele. A empresa deve comprar o valor necessário para satisfazer seus clientes.

#6. Economia facilitada

Realmente, não existe uma salvaguarda rápida quando se pretende gerir os seus custos, mas existem algumas alterações simples que pode fazer imediatamente no controle de gastos da empresa.

Alguns pequenos custos podem ser reduzidos com pouco risco de afetar a qualidade do seu serviço.

• Verifique cuidadosamente as faturas de fornecedores olhando os valores cobrados, por ex. os que não tem desconto. Livrar-se do excesso de capacidade óbvio, por exemplo, pagando aluguel em linhas telefônicas sobressalentes, assinaturas desnecessárias, etc.
• Ponha um fim aos resíduos flagrantes, por ex. desligando o aquecimento em suas instalações quando elas estão desocupadas. Lâmpadas que acendem apenas quando há pessoas perto e desligam automaticamente.
• Procure fornecedores mais baratos que ainda oferecem o mesmo nível de serviço e produtos.

#7. Compare-se

Como parte de sua revisão para controle de gastos na empresa, faça a comparação com outras empresas semelhantes.

Qual é o gasto médio do setor em diferentes áreas? E como seus custos se comparam? Revise periodicamente o que você está fazendo e como você está fazendo isso.

#8. Converse com seus clientes

Tire um tempo para conversar com seus clientes e perguntar se eles acham que você está fornecendo a eles algo de que não precisam.

Por exemplo, talvez a opção cara de entrega no mesmo dia que você oferece não seja realmente necessária ou talvez sua embalagem seja melhor que o necessário.

Seus clientes são as melhores pessoas para lhe informar sobre quais partes do seu serviço são importantes para elas e quais são excedentes para suas necessidades.

#9. Revise suas finanças

Reduza o capital de giro através de compras just-in-time, melhor o controle de crédito e acordos de prazos mais longos com seus fornecedores. Considere os empréstimos a juros baixos, em vez dos descobertos – e bata qualquer empréstimo desnecessário ou cheque especial na cabeça.

Candidate-se a quaisquer subsídios ou empréstimos subsidiados aos quais você pode ter direito.

Tire o máximo proveito de suas instalações, pensando em deixar qualquer espaço extra. Confira como você pode reduzir seus custos de serviços públicos e também verificar fornecedores de telecomunicações alternativas.

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